Ein selbstfinanziertes Banking-Automatisierungsprojekt

Eine Bank-Holdinggesellschaft mit Hauptsitz in West Virginia und über 130 Vollservice-Büros, die Geschäfts- und Konsumentenkredite vergeben, wollte den besten Weg zu finden, um Kreditdokumentationsdateien zu erfassen und zentral zu speichern.

Vor der Implementierung der ibml Lösung hatte dieses Unternehmen alle seine Geschäfts- und Verbraucherkreditdokumente zentral mit einer Desktop-Scan-Lösung mit niedriger Geschwindigkeit gescannt, die ursprünglich von einer Bank übernommen wurde, welche das Unternehmen zuvor erwarb.

Ihre ursprüngliche Scan-Lösung mit geringer Geschwindigkeit stellte mehrere Probleme dar:

• Schlechte Bildqualität: Sie mussten die Einstellungen an ihren alten Scannern manuell bearbeiten, um eine optimale Bildqualität für jeden Dokumenttyp zu gewährleisten,
  einschließlich Versicherungsbescheinigungen, Titeln, Beurteilungen und computergenerierten Formularen. Die manuelle Veränderung der Scanner-Einstellungen für unterschiedliche
  Dokumententypen führten zu einer inkonsistenten Bildqualität.
• Langsamer Scanner-Durchsatz: Das Anhalten des Scanvorgangs zum manuellen Bearbeiten der Scanner-Einstellungen kostete viel Zeit. Erschwerend kommt hinzu, dass die
  alten Scanner der Bank nicht für ein breites Spektrum gemischter Dokumententypen gebaut wurden, was zu häufigen Staus führte. Durch die schlechte Leistung der
  alten Scanner mussten bis zu 20 Prozent ihrer Arbeit neu gescannt werden.
• Zeitaufwendige Dokumentenbearbeitung: Die alte Desktop-Scan-Lösung der Bank erforderte, dass sie jeden Dokumententyp analog sortieren und manuell
  ein „Belegblatt“ für jedes Dokument generieren musste, um das Laden in das Backend-System zu erleichtern. Wenn Sie bedenken, dass eine einzelne Geschäftskreditdatei
  1.000 Seiten umfassen kann, ist es leicht zu erkennen, wie viel Zeit und Geld die Bank damit verbrachte, Dokumente zu sortieren und Einwegbelege zu erstellen.

Mit der Unterstützung der Geschäftsleitung begann das Unternehmen, alternative Bilderfassungslösungen zu evaluieren. Ihre Recherchen führten dazu, eine Scan- und Dokumentenerfassungslösung auszuwählen, die den ImageTracDS 1085-Hochleistungs-Desktopscanner von ibml und die ibml Capture Suite Software einschließlich der intelligenten Erfassungslösung Synergetics von ibml zum Klassifizieren von Dokumenten und automatischen Extrahieren von Metadaten enthielt.

Die Lösung
ibml zeichnete sich durch seine Fähigkeit aus, eine Komplettlösung zu liefern. Eine Führungskraft des Unternehmens sagte, “ibml hat einen Expertenruf in der Bilderfassung und Papierkonvertierung. Was wir nicht wussten, ist, dass sie außerdem in Software und Erkennungstechnologie investierten. Das war eine Offenbarung für uns. Sie sind mehr als ein Hardware-Unternehmen.“ Die Expertise von ibml war entscheidend für den Erfolg des Projekts. „Wir wussten, was wir tun wollten, aber wir wussten nicht, wie wir es umsetzen sollten“, fuhr er fort. „ibml brachte genau das Fachwissen mit, um uns zu helfen, unsere Ziele zu erreichen.“

Das Unternehmen begann mit der ibml Plattform, Papierdokumente für 15 Kreditarten zu verarbeiten, einschließlich Autokredite und gewerbliche Kredite. Die Größe eines Kreditpakets variiert je nach Darlehenstyp zwischen 10 Seiten und Tausend oder mehr. Seitdem hat sich das Unternehmen vollständig auf die ibml Lösung umgestellt.

Die Vorteile
Die Scan- und Dokumentenerfassungsplattform von ibml bietet dem Unternehmen eine Reihe von Vorteilen:

• 15 Prozent weniger Personal: Innerhalb von sechs Monaten nach der Implementierung der ibml Lösung erzielte das Unternehmen bereits seine erwarteten
  Produktivitätssteigerungen. Die alte Scan-Lösung des Unternehmens benötigte eine Vollzeitkraft, die nichts anderes tat, als täglich neun Stunden lang Verbraucherkreditdokumente zu scannen. Mit
  der ibml Lösung braucht die gleiche Person etwa drei Stunden, um alle Verbraucher- und Geschäftskreditdokumente zu scannen.
  Darüber hinaus reduzierte das Unternehmen den Personalbedarf für die Erstellung von Dokumenten und die Erstellung von Belegbögen von 1¾ Vollzeitkraft auf einen Bruchteil einer Vollzeitkraft. Die ibml Scan-
  und Dokumentlösung reduzierte den Zeitaufwand für die Erstellung von Dokumenten und die Erstellung von Belegbögen von durchschnittlich 30 Minuten auf weniger als eine Minute.
  Synergetics von ibml klassifiziert und trennt Dokumente automatisch innerhalb von Stapeln, extrahiert Datenelemente aus verschiedenen Dokumenttypen und
  leitet Dokumentbilder sowie die extrahierten Daten an das Backend-Dokumentverwaltungsablage der Bank weiter.
• 80 Prozent kürzere Zykluszeiten bei der Bilderfassung: ImageTracDS 1085 Scanner und Capture Suite Software von ibml liefern unabhängig vom
  Dokumententyp überlegene Bildqualität, sodass das Unternehmen die Scanner-Einstellungen nicht mehr umstellen muss. Darüber hinaus wurde der ImageTracDS 1085 für die Verarbeitung von
  vermischten Dokumenttypen in der gleichen Charge entwickelt, wodurch Dokumentvorbereitung optimiert und die Staus, die mit den alten
  Scanner häufig entstanden, beseitigt wurden. Der Durchsatz des ImageTracDS 1085 ermöglichte es der Bank auch, fünf alte Desktop-Scanner durch zwei ibml Scanner zu ersetzen, einen davon für die Notfallwiederherstellung.
• Verbesserte Datenerfassung: Im Vergleich zum alten Bildgebungssystem der Bank erfasst ibml Synergetics viel mehr Informationen aus jeder Kreditdatei, einschließlich
  den Geldbetrag, das Datum, die Adresse und andere relevante Deskriptoren. Das Unternehmen verwendet diese Informationen, um die Dateien zu indizieren, was den Zugriff auf gespeicherte
  Dokumente und Daten vereinfacht. „Die Daten waren immer da; aber ibml macht es einfacher, sie zu erfassen und für unsere nachgelagerten Geschäftsanforderungen zu verwenden”, sagte eine Führungskraft und
  wie darauf hin, dass sich die zusätzlichen Informationen als unschätzbar erweisen könnten, sobald Prüfer das Kreditportfolio der Bank untersuchen.
• Reduzierte Papierlagerung: Das fehlende Vertrauen in die Bildqualität, Vollständigkeit und Zugänglichkeit der alten Scan-Lösung führten dazu,
  dass das Unternehmen praktisch alle Papierdokumente aufhob, die auf seinem alten System abgebildet wurden, um sicherzustellen, dass ein nutzbarer Datensatz abgerufen werden konnte. „Es war das Schlimmste
  aus beiden Welten“, erinnerte sich die Geschäftsführer. Mit dem Bildgebungssystem von ibml hat das Unternehmen nun das nötige Vertrauen, um die meisten Papierdarlehensdokumente 60 Tage
  nachdem sie verarbeitet wurden, zu zerstören. Dadurch wird Platz in den Bankfilialen frei, in denen zuvor Dateien gespeichert werden mussten.
• Weniger Papierverschwendung: Die ibml Scan- und Dokumentenerfassungsplattform erspart dem Unternehmen die physische Sortierung von Dokumententypen
  und die Erstellung eines Einweg-Belegblattes für jedes Ihrer Dokumente. Im Durchschnitt benötigt das ibml System nur zwei Belegblätter für eine ganze Kreditdatei.
• Verbesserte Moral: „Die ibml Scan- und Dokumentenerfassungslösung veränderte die Art unserer Kreditverarbeitungsaufträge von Heads-Down-Stellen mit
  wiederholten Aufgaben zu Heads-Up-Informationsmanagement-/Wissensarbeiter-Positionen“, sagte die Führungskraft. „Die Mitarbeiter konzentrieren sich nun auf Mehrwertfunktionen wie Dokumenteninspektion und Qualitätskontrolle.“
• Grundlagen für künftige Initiativen: Während die Kreditvergabe heute eine weitgehend papierbasierte Funktion bleibt, schafft die Synergetics Plattform von ibml eine Grundlage für
  zukünftige Automatisierungen. „Synergetics ermöglicht es uns, Papier und elektronische Dokumente aus mehreren Kanälen zu verarbeiten. Wir beschäftigen uns nun mit Technologie,
  die kommerzielle Kreditdokumente elektronisch erstellt und signiert, um die Anzahl der Dokumente zu reduzieren, die wir drucken, scannen, indexieren
  und hochladen.”

Das Unternehmen rechnet damit, auf seiner ibml Plattform in 2½ bis 3 Jahren die Refinanzierung zu erzielen. Das Projekt war „selbstfinanzierend”, eine zentrale Überlegung bei so geringem verfügbarem Kapital für Bank-Automatisierungsprojekte.

Fazit
„Die Scan- und Dokumentenerfassungsplattform von ibml hat es dem Unternehmen ermöglicht, seine Arbeitskosten zu senken, den Betrieb zu optimieren, die Veröffentlichung von Bildobjekten zu beschleunigen und sicherzustellen, dass hochverwendbare, qualitativ hochwertige Bilder für Kreditgeber leicht zugänglich sind“, sagte eine Führungskraft. ibml konnte uns in beeindruckender Form dabei helfen, sowohl die Effizienz unserer Geschäfts- als auch unserer Verbraucherkredite mit sehr unterschiedlichen Arbeitsabläufen zu verbessern.