3 neue Technologien, die die Konsolidierung von Dokumenten Realität werden lassen
Ihre Poststelle ist ein essenzieller Teil Ihres Unternehmens. Sie ist der Eingang für Hunderttausende von Rohdaten und Informationen. Ohne eine effektive Poststelle, die alles sortiert, wären Sie nicht in der Lage, Ihre nächste Woche zu planen, geschweige denn Ihre finanzielle Zukunft.
Lange Zeit waren veraltete Technologien der Grund für die Ineffizienz von Poststellen. Die Mitarbeiter mussten sich auf verschiedene Scanner verlassen, um verschiedene Dokumentgrößen zu verarbeiten und manuell Daten einzugeben. Das war nicht nur Zeitverschwendung, es war Verschwendung von Raum, Geld und Arbeit.
Aber das entspricht nicht mehr der Realität. Zumindest muss es nicht so sein! Durch die Verwendung moderner Hardware- und Softwarelösungen zur Konsolidierung der Poststelleninfrastruktur Ihres Unternehmens steigern Sie die Effizienz in Ihrer Poststelle und in Ihrem Unternehmen.
Schauen wir uns einige der Technologien an, die die Dokumentenerfassung des 21. Jahrhunderts neu definieren.
Eine Maschine für alle Ihre Dokumente
Verwenden Sie immer noch mehrere Scanner für verschiedene Arten von Dokumenten? Die neue Infrastruktur für High-End-Erfassung ermöglicht es Ihrem Unternehmen, sich auf eine einzige, intelligente Maschine zu verlassen, die alle Ihre Dokumententypen verarbeitet – und sogar andere Prozesse automatisiert.
Hochleistungsscanner, wie der ibml Fusion, können dank automatisierter Klassifizierung und Sortierung alle Ihre Anforderungen erfüllen. Ihr Poststellen-Team kann seine Effizienz durch dramatisch beschleunigte Dokumentenverarbeitung verbessern.
Wenn Sie zur konsolidierten Erfassung wechseln, reduzieren Sie nicht nur die Kosten für Infrastruktur. Sie sparen auch Arbeits-, Wartungs- und Betriebskosten, zusätzlich zur schnelleren Bearbeitung höherer Volumina.
Noch besser ist, dass der ibml Fusion über das ibml-Abonnementprogramm ibml-as-a-Service (iaaS) erhältlich ist, womit Sie die Infrastruktur auf Basis von Umlagenfinanzierung nutzen können. Mit iaaS leisten Sie vierteljährliche oder jährliche Zahlungen auf Basis des Dokumentenvolumens. So können Sie über den schnellsten, intelligentesten Scanner auf dem Markt verfügen und alle Vorteile genießen, ohne große Investitionen oder langfristiges Engagement für die Hardware.
High-IQ-Software
Bei der Konsolidierung von Erfassungen geht es jedoch nicht nur um bessere physische Technologie. Es geht auch um intelligentere Software. Moderne All-in-One-Dokumentenerfassungslösungen können jeden Dokumententyp verarbeiten, einschließlich Papierform oder digital, und schicken sie von einem Ende Ihres Workflows zum anderen.
Leistungsstarke Module, wie sie von der ibml Capture Suite verwendet werden, nutzen Echtzeit-Intelligenz, um Seiten zu sortieren, Dokument-Metadaten zu extrahieren, Ausreißer zu markieren und die Effizienz Ihres gesamten Erfassungsbetriebs zu analysieren .
Solche Software-Tools ermöglichen es Ihnen, große Mengen an Dokumenten mit höherer Zuverlässigkeit und Sicherheit zu verwalten. Deshalb ist Konsolidierung so viel mehr als nur eine kostensparende Strategie. Sie transformiert Ihre Poststelle komplett.
Cloud-native Datenverarbeitung
Was ist besser als eine Cloud-gehostete Plattform? Eine, die Cloud-nativ ist. Die dritte wichtige Konsolidierungstechnologie ist eine Cloud-native Plattform, die eine nahtlose All-in-One-Lösung bietet. Sie enthält eine Vielzahl von Funktionen, die genau Ihren Bedürfnissen entsprechen und gleichzeitig von überall aus erreichbar sind.
Eine robuste Plattform, wie Cloud Capture von ibml, bietet unbegrenzte Bots, mit denen sich Ihre sich wiederholenden Aufgaben automatisieren und beschleunigen lassen. Ihre erfassten Dokumente können dann in einem einzigen sicheren Repository wie MS SharePoint zentralisiert werden, auf das Ihr Team von überall aus zugreifen kann .
Und der größte Vorteil ist, dass Sie nur für die Funktionen und das Volumen bezahlen, die Sie tatsächlich verwenden, und gleichzeitíg Ihrem Unternehmen die Flexibilität geben, sich zu vergrößern oder zu verkleinern, wie es für Sie nötig ist.
Wenn es darum geht, Ihre Daten effizient zu verwalten, ist die Poststelle der springende Punkt. Sie ist der Eingangsort für die meisten wichtigen Informationen, die Ihr Unternehmen benötigt, um handeln zu können.
Die Konsolidierungstechnologie gibt Ihnen die Möglichkeit, endlich die volle Kontrolle über Ihre Dokumentenerfassungsprozesse zu übernehmen. Durch die Einführung besserer Hardware, intelligenterer Software und einer robusten Cloud-nativen Plattform kann Ihr Unternehmen endlich damit aufhören, Ressourcen für das einfache Sammeln von Daten zu verschwenden, und beginnen, in die Analyse zu investieren.
Wenn Sie mehr erfahren möchten, wenden Sie sich jetzt an einen Konsolidierungsexperten.