5 Gründe, warum mehr große Poststellen zur Zentralisierung übergehen

Zentralisierung. Ein großes Wort hinter dem eine noch größere Idee steckt. Aber ironischerweise dreht sich alles darum, kleiner zu werden.

Die Demontage Dutzender Poststellen zugunsten eines einzelnen Dokumentenerfassungszentrums klingt wie eine heftige Aufgabe, warum bewegen sich also so viele große Unternehmen in Richtung eines zentralisierten Modells?

Nun, um ehrlich zu sein, sie tun es, weil es einfach Sinn ergibt. Finanziell und physisch. Zentralisierung senkt die Kosten, fördert die Effizienz bei gleichzeitiger Umsatzsteigerung und beschleunigt die Abwicklung. Je genauer Sie sich die Vorteile der Zentralisierung ansehen, desto eher werden Sie erkennen, dass es nicht nur eine Wahl ist, sondern die EINZIGE Möglichkeit für ein wirklich modernes Unternehmen.

Schauen wir uns einige der Vorteile an:

1. Beenden Sie die Ausbreitung der Poststelle

„Ausbreitung” ist nur ein anderes Wort für „Verschwendung”. Ein zentraler Daten-Hub bedeutet, dass Ihre Büros nicht mit zusätzlichen Poststellen und der Ausrüstung, Wartung sowie dem Arbeitskräftebedarf belastet werden, um sie funktionsfähig zu halten. Stattdessen haben Sie die Möglichkeit, den daraus entstandenen Raum für etwas Nützlicheres zu verwenden. Vielleicht brauchen Sie einen neuen Pausenraum für Ihre Mitarbeiter? Zentralisierung hilft Ihnen dabei!

2. Aktuelle Technologie ist Zukunftstechnologie

Es steht außer Frage, dass wir in eine neue Ära der Dokumentenerfassung eingetreten sind. Mehrere Scanner für verschiedene Dokumententypen waren früher ein notwendiges Übel, aber jetzt nicht mehr. Erfassungsmaschinen mit ultra-hohem Durchsatz sind heute die Norm in der modernen Dokumentenverarbeitung, was bedeutet, dass Sie nur ein einziges Stück High-End-Infrastruktur benötigen, um Dokumente aller Größen zusammen in einem Rutsch zu verarbeiten .

3. Schnellere Dokumentenverarbeitung

Bis zu 80 % der weltweit größten Poststellen vertrauen auf die Verarbeitung ihrer Dokumente durch Technologie von ibml. Der erstklassige ibml Fusion ist schnell genug, um 715 Seiten pro Minute zu verarbeiten, und intelligent genug, um schnell alle verschiedenen Dokumentengrößen und -Strukturen zu sortieren, zu erfassen und zu archivieren. 

4. Sparen Sie Geld

Am Ende sind Entscheidungen wie diese auf die finanzielle Tragfähigkeit zurückzuführen, und zum Glück wird die Zentralisierung Ihrem Budget nicht schaden. Zusätzliche Scanner, Ineffizienzen, Wartung und doppelt besetzte Positionen – mehrere Poststellen sind teuer. Mit einem einzigen Dokumentenverarbeitungszentrum können Sie Probleme beseitigen, ohne dem Unternehmen zu schaden .

Auch Ihre moderne Infrastruktur muss nicht teuer sein. Abonnement-Zahlungsprogramme wie ibml-as-a-Service ermöglichen es Unternehmen, auf die hochwertigste Ausrüstung zu einem angemessenen Preis zuzugreifen. Besser noch, sie fällt unter die OPEX, die zu 100 % steuerlich absetzbar ist.

5. Beseitigen Sie das Informationschaos

Es gibt nichts Schlimmeres, als eine Gelegenheit zu verpassen, weil Ihre Daten durcheinander waren. Je mehr Daten durch ein Unternehmen fließen, desto besorgniserregender wird das Informationschaos sowie die schlechte Abwicklung und damit auch die Frustration der Kunden. Mit der zentralen Dokumentenverarbeitung brauchen Sie sich keine Sorgen mehr um den Verlust von Daten zu machen. Stattdessen können Sie sich auf einen Standort verlassen, der von einem Team überwacht wird, das eine Reihe intelligenter Technologielösungen verwendet, um die Abwicklung so zu gewährleisten, wie es Ihre Kunden erwarten.

Besser noch, mit fortschrittlichen Software-Tools wie ibml Capture Suite und ibml Cloud Capture können Sie Informationen genauer sortieren, aufnehmen und direkt an nachgelagerte Ziele liefern. 

6. Höhere Sicherheit

Poststellen können anfällig sein. Schließlich ist dies der Ort, an dem Dokumente und Daten in Ihr Unternehmen gelangen. Die Wahrheit ist, dass es schwieriger ist, mehrere verteilte Scan-Standorte zu betreiben als einen zentralen Hub. Es ist auch schwieriger, eine ordnungsgemäße Kontrollkette sicherzustellen, wenn Sie mehrere Eingangsstellen für Dokumente gleichzeitig überwachen müssen. Durch die Verkleinerung auf einen zentralen Standort kann die Sicherheit jedoch tatsächlich erhöht werden, insbesondere wenn ein Teil Ihres Hub-Plans für Infrastruktur Cloud-Speicher und  -Sicherheit bietet.

Bei weniger Standorten gibt es: 1) weniger Sicherheitslücken und 2) weniger Dokumente, die zwischen Orten bewegt werden müssen, verloren gehen oder abgefangen werden könnten. Darüber hinaus sichern Services wie ibml Cloud Capture Ihre Daten, mit einer Vielzahl von Kontrollen durch Administratoren, noch besser. 

Nur der Anfang

Dies ist nur ein kleiner Auszug aus all den Möglichkeiten, wie die Dokumentenzentralisierung Ihr  Unternehmen vorantreibt.

Doch der wahre Vorteil der Zentralisierung ist ihre Flexibilität. Wenn Sie sich detailliert mit dem Thema beschäftigen, finden Sie Anwendungen und Vorteile, die für Ihr Unternehmen spezifisch sind. Jede Branche zieht einen anderen Nutzen für die Zentralisierung. Was ist aber der gemeinsame Nenner? Es funktioniert einfach.

Wenn Sie mehr erfahren möchten, wenden Sie sich  jetzt an einen Zentralisierungsexperten.