5 Strategien für den Aufbau einer besseren Poststelle

„Sei vorsichtig, was du dir wünschst“, lautet das alte Sprichwort.

So denken wahrscheinlich viele Profis aus der Informationsmanagementbranche über ihre Poststelle.

Jahrelang haben sich Profis im Bereich Informationsmanagement auf den Tag gefreut, an dem Inhalte elektronisch eingehen. Die Verwaltung elektronischer Dokumente und Daten wäre billiger, schneller und sicherer, argumentierten sie.

Was sie nicht erwarteten, war die enorme Menge an elektronischen Daten, die sie erhalten würden, die Verbreitung von Content-Bereitstellungskanälen oder der enorme Druck, Inhalte nachgelagert bereitzustellen.

Im Jahr 2018 wurden jeden Tag mehr als 2,5 Trillionen Bytes an Daten erstellt, berichtet „Social Media Today“. Seagate UK schätzt, dass es bis 2025 175 Zettabyte an Daten auf der Welt geben wird.

Das sind eine Menge Daten.

Anders ausgedrückt: Laut Weltwirtschaftsforum waren Anfang 2020 im digitalen Bereich 40-mal mehr Daten vorhanden als beobachtbare Sterne im Universum.

Die Art und Weise, wie die meisten Unternehmen ihre eingehenden Inhalte verwalten, hat nicht mit dem Wachstum von Datenvolumina, Content-Bereitstellungskanälen oder Informationsanforderungen Schritt gehalten. Fakt ist, dass die meisten Poststellen so konzipiert sind, dass sie nur eine Sache bearbeiten: Dokumente, die per Post versendet werden, keine E-Mails, Webformulare oder Faxe.

Denken Sie an ein Unternehmen mit regionalen Niederlassungen in ganz Nordamerika. Rechnungen von Lieferanten können per Post direkt an den Hauptsitz des Unternehmens oder an das Außendienstpersonal, das den Kauf getätigt hat, gesendet werden. Rechnungen können ebenfalls elektronisch per E-Mail, Webformular oder Fax eingereicht werden. Und es ist nicht abzusehen, wie die Daten auf der Rechnung organisiert sein werden und ob sie vollständig sein werden.

Infolgedessen wird dieses Unternehmen viel Geld verschwenden, indem es Rechnungen, die es an seinen Regionalbüros erhält, an seinen Hauptsitz weiterleitet, und seine Poststelle und seine Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung werden viel Zeit damit verschwenden, Post zu öffnen und sich in mehrere Systeme einzuloggen, um Rechnungen zu sammeln, Rechnungen von Steuermeldeformularen und anderen von Lieferanten eingereichten Dokumenten zu trennen, die Daten von Rechnungen einzugeben und Inhalte physisch zu nachgelagerten Anwendungen für Dokumentenverwaltung und anderen Systemen weiterzuleiten oder manuell hochzuladen.

Das muss aber nicht so sein.

Worauf Sie bei einer digitalen Poststellen-Lösung achten sollten

Was Unternehmen benötigen, ist eine digitale Poststellen-Lösung, die automatisch Dokumente sammelt und kategorisiert, Daten extrahiert und validiert und Inhalte an nachgelagerte Systeme und Prozesse exportiert.

Es gibt viele Lösungen, die behaupten, Poststellen zu automatisieren. Die Auswahl der falschen Lösung kann Ihr Unternehmen zurückwerfen. Suchen Sie nach einer digitalen Poststellen-Lösung mit den folgenden Merkmalen:

1. Dokumentensammlung. Stellen Sie eine digitale Poststellen-Lösung bereit, die alle papierbasierten- und elektronischen Inhalte auf einer einzigen Plattform zusammenfasst, unabhängig davon, ob diese per Post, E-Mail, Internet oder Fax eingegangen sind. Die Lösung sollte auch Dokumente kategorisieren, z. B. einen Kundenauftrag von der Kundenkorrespondenz unterscheiden, um die Geschäftsregeln anzuwenden, die Sie für jedes Dokument festlegen.
2. Datenextraktion und -validierung. Reduzieren Sie die Notwendigkeit für die Eingabe von Daten, indem Sie eine digitale Poststellen-Lösung finden, die die Daten aus eingehenden Dokumenten extrahiert. Die besten Lösungen minimieren Fehler und verbessern die Ergebnisse im Laufe der Zeit, indem sie fortschrittliche Technologie für maschinelles Lernen nutzen.
3. Content-Management. Beschleunigen Sie die nachgelagerte Bereitstellung von Inhalten, indem Sie eine digitale Poststellen-Lösung wählen, die sich mit Ihren bestehenden Geschäftssystemen und Content-Management-Services verbindet. Wenn Sie über kein System verfügen, können einige digitale Poststellen-Lösungen Ihre vorhandene Microsoft SharePoint- oder Azure-Technologie nutzen, um ein einfach zu durchsuchendes, einheitliches Cloud-natives Dokumentenverwaltungssystem zu erstellen. Unabhängig davon, wie Sie Ihre Inhalte verwalten, stellen Sie sicher, dass die digitale Poststellen-Lösung durch höchste Datensicherheit geschützt ist.
4. Nahtlose Konnektivität. Sorgen Sie dafür, dass doppelte Eingaben in verschiedene Systeme der Vergangenheit angehören, indem Sie eine digitale Poststellen-Lösung verwenden, die intelligente Roboter-Prozessautomatisierung (RPA) einsetzt, um menschliche Aktionen nachzuahmen und Inhalte ohne zusätzlichen Code in Altsysteme hochzuladen. Software-Roboter können unermüdlich und fehlerfrei arbeiten und erhalten nachgelagerte Inhalte schnell.
5. Anpassungsfähigkeit. Die Anforderungen an das Informationsmanagement ändern sich heutzutage schnell. Holen Sie sich die Flexibilität, die Ihr Backoffice benötigt, um mit einer digitalen Poststellen-Lösung anhand einer Cloud-nativen Architektur Schritt zu halten. Eine Cloud-native Lösung kann schnell hoch- oder herunterskaliert werden und jeden Dokumenttyp verarbeiten. Digitale Poststellen-Lösungen mit einer Cloud-nativen Architektur lassen sich dank der nahtlosen Integration von Geschäftssystemen außerdem an jegliches Wachstum und jede Veränderung des Unternehmens anpassen.

Der Aufbau einer optimierten Poststelle kann Unternehmen jeder Größe helfen, ihre Betriebskosten zu senken, die Bereitstellung von Inhalten an nachgelagerte Systeme und Prozesse zu beschleunigen und die Genauigkeit und Kontrolle zu erhöhen.

Darüber hinaus erleichtert eine digitale Poststelle die Unterstützung von Remote- und Hybrid-Arbeitsumgebungen.

Wenn Unternehmen die in diesem Artikel dargelegten Strategien befolgen, kann ihnen dies beim Aufbau einer besseren Poststelle helfen. Sind Sie bereit loszulegen? Kontaktieren Sie uns.