Die 3 großen Schritte zur Konsolidierung Ihrer Back-Office-Dokumentenverarbeitung

Sie haben wahrscheinlich schon überlegt, Ihre Datenerfassung zu konsolidieren oder zu zentralisieren, aber vielleicht hindern Sie der Aufwand, die Zeit oder die Kosten der Neugestaltung eines so großen Teils Ihres Unternehmens.

Hier ist Vorsicht geboten. Denn Konsolidierung kann für viele Organisationen ein einschüchternder Prozess sein! Aber was wäre, wenn es eben nicht so sein muss?

Die meisten Branchenführer wissen, dass ein Unternehmen mit einem angemessenen Plan alle Vorteile der Konsolidierung und Zentralisierung realisiern kann, und zwar ohne Verzögerungen und Ineffizienzen.

Hier sind drei der größten Schritte, um Ihnen beim Start zu helfen :

1. Vergleichen Sie sorgfältig

Nehmen Sie sich die Zeit, die verschiedenen Modelle der Do-it-all Erfassungstechnologie zu bewerten. Einige der neuen Spezifikationen, die derzeit auf dem Markt sind, könnten Sie überraschen. Zum Beispiel verarbeitet ein einzelner ibml Fusion bis zu 714 Seiten pro Minute und kann automatisch Daten von jedem Dokumententyp oder -Größe erfassen. 

Als nächstes sollten Sie sich darüber im Klaren sein, welche Software-Add-Ons verfügbar sind. Es gibt nichts Schlimmeres als ein Kauf von Hardware, die nicht über die erforderliche Software verfügt, um mit der hohen Kapazität zu funktionieren, die Sie benötigen .

Werfen Sie auch einen sorgfältigen Blick auf erschwingliche Preisoptionen. Mit Leasingmodellen wie Managed Service-Abonnements können Sie auf Ultra-High-End-Infrastruktur zu einem niedrigen monatlichen oder vierteljährlichen Preis zugreifen, der zu Ihren (100 % steuerlich absetzbaren) Betriebskosten zählt. Es ermöglicht Ihnen auch den Zugang zu moderner Technologie, ohne sich lange auf die jeweilige Hardware festlegen zu müssen. 

2. Wählen Sie Ihren zentralen Operations-Hub

Die Zentralisierung zu einem einzigen Hub kann schwierig sein. Daher müssen Sie die Stärken und Schwächen Ihrer Poststellen und Betriebsbüros bewerten, um den bestmöglichen Standort zu finden. Sobald Sie eine Wahl getroffen haben, müssen Sie nun die Grundrisse Ihrer Büroräume neu zeichnen, um ihr hoch effizientes Hub perfekt zu integrieren.

Es klingt nach viel Arbeit, aber es bietet auch viele Vorteile. Zum einen können Sie durch Verkleinern erheblich Kosten einsparen, insbesondere wenn Sie eine neue Maschine oder Software wählen, die eine hohe Kapazität hat und sowohl ultrahohe Durchsätze als auch Schecks oder Coupons handhaben kann.

Mit einer vielseitigen, leistungsstarken Infrastruktur können Sie zudem die Anzahl der benötigten Maschinen und Software sowie die Kosten für deren Wartung reduzieren. Darüber hinaus bietet neuere Software sogar die Möglichkeit, aus der Ferne zu scannen und an einen zentralen Ort hochzuladen, ohne den Scanner-Durchsatz zu stören, falls Sie zusätzlich externe Standorte betreuen müssen.

Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie Ihre ehemaligen Niederlassungen jetzt in neuen, nutzbaren Raum für Ihr Unternehmen umwandeln können. Für diese neu erschlossenen Quadratmeter kann es großen Nutzen geben. Vielleicht für einen neuen Pausenraum?

3. Optimieren Sie Ihre Dokumentenverarbeitung

Sobald Sie sich für Infrastruktur und Standort entschieden haben, ist es an der Zeit, Ihre Workflows zu bewerten und herauszufinden, was geändert werden muss. 

Werfen Sie einen langen, kritischen Blick darauf, wie Sie Ihre Ressourcen nutzen können, sobald Sie über eine einzige interne Abteilung und konsolidierte Technologie verfügen, um so Durchsatz und Effizienz zu erhöhen. Wie viele Mitarbeiter werden benötigt, um einen einzelnen intelligenten ibml Fusion Scanner zu betreiben ?

Müssen Sie wirklich Kopien von Scans verteilen oder könnten Sie einfach ibml Cloud Capture verwenden, um Informationen zu extrahieren und alles in einem freigegebenen Repository wie Microsoft SharePoint™ oder Microsoft Azure Content Services zu speichern? Können Sie einige früher manuell ausgeführte Prozesse mit intelligenten Software-Tools wie der Robotic Process Automation von ibml Cloud Capture automatisieren? 

Eine gute Konsolidierungsstrategie bedeutet, dass Sie letztendlich weniger Mitarbeiter für mühsames Scannen und Sortieren benötigen. Einige Ihrer betrieblichen Mitarbeiter können sich auf hochwertigere Projekte fokussieren.

Es ist die Sache einfach wert

Der Zentralisierungsprozess erfordert einige Anstrengungen und eine Änderung der Denkweise. Es gibt jedoch einen guten Grund, warum viele zukunftsorientierte Unternehmen voll dabei sind. Es gibt auch gute Gründe, warum 80 % der weltweit größten Organisationen ibml bei die Erfassung ihrer ultra-hohen Durchsätze vertrauen. 

Sie wissen, dass mit einer gut ausgeführten Erfassungsstrategie von ibml verbesserte Effizienz, geringere Kosten, bessere Datentransparenz und reduziertes Informationschaos einhergeht. Die Frage lautet nicht mehr: „WIRD das funktionieren?“, sondern: „WIE funktioniert das für mich?”

Wenn Sie mehr erfahren möchten, wenden Sie sich  jetzt an einen Konsolidierungsexperten.