Dokumentenerfassung: Arten, Verfahren und Vorteile

Wenn Ihre Backoffice-Mitarbeiter viel Zeit mit der manuellen Bearbeitung von Dokumenten verlieren, sind Sie nicht allein.

Die ständig wachsende Menge an Dokumenten, die in Unternehmen eingehen, in Kombination mit dem unablässigen Druck, mehr Informationen zu erfassen und diese schneller weiterzuleiten, stellt Unternehmen vor enorme Herausforderungen.

Backoffice-Mitarbeiter verbringen einen Großteil ihres Arbeitstages mit manuellen, sich wiederholenden Aufgaben der Dokumentenverarbeitung, sodass nur wenig Zeit für anspruchsvollere Aufgaben wie die Analyse von Daten und den Aufbau von Kundenbeziehungen bleibt.

Das muss aber nicht so sein.

Lösungen zur Dokumentenerfassung automatisieren den Empfang, die Verarbeitung, den Export, die Speicherung und den Abruf von geschäftskritischen Informationen für das Finanzwesen und andere Geschäftsanwendungen. Das Ergebnis sind schnellere, effizientere und effektivere Geschäftsprozesse, eine bessere Entscheidungsfindung und ein geringeres Risiko von Compliance-Problemen.

Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Ihr Unternehmen von der automatisierten Dokumentenerfassung profitieren kann.

Was ist die Dokumentenerfassung?

Die Dokumentenerfassung wandelt Papier und unstrukturierte elektronische Formulare in verwertbare Informationen um.

Papierdokumente werden mithilfe einer Dokumenten-Scanlösung digitalisiert. Einige Unternehmen nutzen ein Shared Services Center oder ein Servicebüro, um Papierdokumente zu digitalisieren. Digitale Dokumente, die per E-Mail, Mobiltelefon, Fax, FTP-Upload, Portal oder auf anderem Wege übermittelt werden, werden in die Lösung importiert. Diese Lösungen können digitale Dokumente in jedem Format verarbeiten, einschließlich PDF, TIFF und JPEG.

Sobald die Dokumente zusammengefasst sind, werden sie bereinigt, in ein einheitliches Format konvertiert, das das Lesen, Bearbeiten, Archivieren und Suchen erleichtert, und in nachgelagerte Systeme und Prozesse exportiert.

Dokumentenerfassung versus Scannen von Dokumenten

Die Dokumentenerfassung ist nicht dasselbe wie das Scannen von Dokumenten.

Das Scannen von Dokumenten ist die Umwandlung von Papierdokumenten in ein digitales, nicht editierbares Format.

Die Dokumentenerfassung geht einen Schritt weiter, indem sie Bilder und elektronisch übermittelte Dokumente importiert, die Daten der Dokumente in ein standardisiertes, bearbeitbares Format konvertiert, die Daten der Dokumente extrahiert und klassifiziert, die Dokumente indiziert und die Dokumente nachgelagert exportiert.

Im Vergleich zum Scannen von Dokumenten machen Lösungen zur Dokumentenerfassung die Informationen nutzbarer.

Arten der Dokumentenerfassung

Es gibt verschiedene Arten Software, die den Informationsmanagementprozess verbessern:

• Optische Texterkennung (OCR), die maschinell gedruckten Text in ein Format umwandelt, das von Computersoftware gelesen werden kann.
• Intelligente Zeichenerkennung (ICR), die handschriftlichen Text in ein Format umwandelt, das von Computersoftware gelesen werden kann.
• Barcode-Erkennung, die die in Strichcodes eingebetteten Informationen auf einem Dokument liest.
• Freiform-Texterkennung, die alle Informationen aus Rechnungen und anderen Formularen extrahiert.
• Markierungserkennung, die Häkchen und andere von Personen gemachte Markierungen in Daten umwandelt.

Gemeinsam tragen diese Technologien dazu bei, den Digitalisierungsprozess zu vereinfachen.

Wie sieht der Prozess der Dokumentenerfassung aus?

Die Automatisierung der Dokumentenerfassung erfolgt in mehreren Schritten:

1. Import. Die Dokumente werden elektronisch in die Lösung importiert.
2. Verarbeitung. Die Lösung wandelt den Text der Dokumente in ein maschinenlesbares Format um.
3. Bereinigung. Die Bilder werden automatisch bereinigt und optimiert, um eine optimale Datenextraktionsleistung zu gewährleisten. Einige Lösungen beseitigen Randartefakte, korrigieren die Schräglage, die beim Scannen möglicherweise entstanden ist, beseitigen Rauschen und entfernen Flecken von Bildern.
4. Validierung. Qualität der Dokumente im Vergleich zu vordefinierten Standards. Dokumente von schlechter Qualität, z. B. solche mit fehlenden Feldern oder unscharfen Zeichen, werden manuell überprüft und korrigiert.
5. Klassifizierung. Die Lösung nutzt optische Volltexterkennung (OCR), künstliche Intelligenz (KI), maschinelles Lernen und andere Technologien, um verschiedene Arten von Dokumenten (z. B. Rechnungen, Bestellungen, Quittungen usw.) automatisch zu erkennen und digital zu sortieren.
6. Datenextraktion. Metadaten innerhalb des Dokuments werden automatisch erkannt und extrahiert.
7. Indexierung. Die Dokumente werden automatisch indiziert, sodass sie später leicht gesucht und abgerufen werden können. Die Dokumente werden anhand von Merkmalen wie Kundenname oder Kundennummer indiziert.
8. Export. Die Informationen werden an ein ECM-System (Enterprise Content Management), eine Dokumentenverwaltungslösung, eine digitale Bibliothek oder ein anderes nachgelagertes System oder Verfahren weitergeleitet. Einige Lösungen nutzen die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA), um Systeme nahtlos zu verbinden.

Diese Schritte tragen dazu bei, dass die Dokumente effizient und effektiv erfasst werden.

Industriezweige und Verwendungszwecke

Jede Geschäftsanwendung kann von der automatischen Dokumentenerfassung profitieren.

Einige der häufigsten Verwendungszwecke sind allerdings folgende:

• Medizinisch. Digitalisieren und speichern Sie Patienteninformationen, Arztbriefe, Rezepte, Röntgenbilder und andere medizinische Unterlagen sicher an einem zentralen Ort.
• Personalwesen. Fassen Sie Lebensläufe, Ausweise und alle anderen Informationen, die für die Überprüfung eines Bewerbers oder die Einstellung eines neuen Mitarbeiters erforderlich sind, zusammen und speichern Sie diese.
• Finanzen. Finanzabteilungen sind auf einen schnellen Zugang zu Informationen angewiesen. Lösungen zur Dokumentenerfassung tragen dazu bei, dass die Entscheidungsträger im Finanzwesen, die diese Informationen benötigen, auf effiziente Weise Einblicke erhalten. Bestellungen können auf der Grundlage der angeforderten Artikel und anderer Kriterien klassifiziert werden. Die Informationen in der Kopfzeile und in den Einzelposten der Rechnungen können automatisch extrahiert werden. Außerdem können archivierte Kundenaufträge schnell durchsucht werden, um Trends und Cross-Selling-Möglichkeiten zu erkennen.
• Buchhaltung. Lösungen zur Dokumentenerfassung erleichtern die digitale Erfassung und Speicherung von Belegen für Reisekosten, um die Einhaltung von Reiserichtlinien und gesetzlichen Vorschriften zu überprüfen.
• Verarbeitung von Darlehensanträgen. Digitalisieren und prüfen Sie Gehaltsabrechnungen, Kontoauszüge und andere Dokumente, um das Kreditgenehmigungsverfahren zu beschleunigen.
• Bearbeitung von Reklamationen. Die Automatisierung der Erfassung und Validierung von Antragsformularen, medizinischen Unterlagen, Rechnungen und Quittungen hilft den Versicherern, den Prozess der Schadensgenehmigung zu beschleunigen.
• Rechtliches. Sie erleichtert die Erfassung von Versicherungsansprüchen, Krankenakten, Arztberichten, Quittungen und anderen für rechtliche Angelegenheiten erforderlichen Dokumenten.

Unabhängig vom Verwendungszweck verbessern diese Lösungen das Informationsmanagement.

Die Vorteile für Ihr Unternehmen

Sie fragen sich, ob sie das Richtige für Ihr Unternehmen ist?

Die Automatisierung der Dokumentenerfassung bietet Unternehmen aller Größenordnungen enorme Vorteile.

• Niedrigere Fixkosten. Reduzieren Sie die manuelle Erfassung, die Bearbeitung von Papier sowie die Ablage von und den Zugriff auf Dokumente, die Arbeitskosten und andere Fixkosten in die Höhe treiben.
• Geringerer Lagerraumbedarf. Es entfällt die Notwendigkeit, Dokumente physisch in Aktenschränken, Kartons oder extern bei einem Drittanbieter zu lagern.
• Steigerung der Mitarbeiterproduktivität. In einer automatisierten Umgebung verbringen die Mitarbeiter weniger Zeit mit der Eingabe von Daten, der Korrektur von Fehlern und der Suche nach falsch abgelegten Dokumenten.
• Weniger Fehler. Ein einziger Tippfehler kann zu großen, nachfolgend auftretenden Fehlern führen. Extrahieren Sie automatisch die Daten aus den Dokumenten mit einem hohen Maß an Genauigkeit. Alle Dokumente mit fehlenden Daten oder anderen Problemen werden automatisch zur Überprüfung weitergeleitet.
• Schnellere Zykluszeiten. In einer automatisierten Umgebung werden Dokumente schneller weitergeleitet, und die Informationen stehen den Entscheidungsträgern sofort zur Verfügung.
• Verbesserte Zusammenarbeit. Die Dokumentenerfassung erleichtert den Mitarbeitern die gemeinsame Arbeit an Dokumenten. Digitalisierte Dokumente können von autorisierten Benutzern bearbeitet, mit Anmerkungen versehen und genehmigt werden.
• Optimierte Compliance. Schützen Sie sensible Informationen durch Benutzerberechtigungen, die automatische Trennung von Aufgaben, die Sicherstellung der Produktkette und Audit-Protokollierung. Bei einem automatisierten System besteht auch keine Gefahr, dass Dokumente vor dem Zeitplan für die Dokumentenaufbewahrung eines Unternehmens verloren gehen oder vernichtet werden.

Warum automatisieren?

Steigende Dokumentenvolumina und ständig wachsende Anforderungen an die Datenerfassung stellen für viele Unternehmen eine Belastung dar. Durch Automatisierung des Empfangs, der Verarbeitung, der Speicherung und des Exports von Dokumenten werden Unternehmen aller Größenordnungen enorme operative und strategische Vorteile geboten.

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