7 Gründe für die Umstellung auf Cloud-Dokumentenmanagement-Systeme

Da die Welt immer digitaler wird, möchten viele Unternehmen auf die Cloud umsteigen, um ihre Herausforderungen bezüglich Remote-Arbeit, digitaler Nachfrage, Wachstum und erhöhten Kosten zu lösen.

Die Verarbeitung und das Management von Dokumenten ist kompliziert. Doppelt so schwierig wird das Ganze, wenn man es aus der Ferne mithilfe eines lokalen Altsystems handhaben muss. Lokale Systeme zu kaufen, zu warten, zu skalieren, zu aktualisieren und Personal dafür zu schulen, ist für jedes Unternehmen schwierig – vor allem aber für kleine und mittlere Unternehmen.

Zum Glück bietet die Cloud Unternehmen eine bessere und kostengünstigere Möglichkeit, Freiheit und Flexibilität zu erlangen.

Lesen Sie weiter, um mehr über die 7 Gründe, warum sich Unternehmen von lokalen Altsystemen abwenden, zu erfahren:

1. Fehlende Skalierbarkeit

Lokale Anwendungen sind von Natur aus starr, und ihre Skalierung erfordert viel interne IT-Zeit, Aufwand und Geld. Sie müssen Lizenzen, zusätzliche Server und Codierer immer dann erwerben, wenn Sie skalieren, neue Anwendungen integrieren oder Funktionen hinzufügen möchten. Die Cloud hingegen ist viel einfacher zu skalieren und wächst praktisch unendlich.

2. Begrenzter Speicher, Durchsatz und Bandbreite

Bei Altsystemen sind Sie durch das eingeschränkt, was Sie bereits haben. Höheren Durchsatz oder Rechenleistung zu gewinnen, um die saisonalen Spitzenanforderungen zu erfüllen, kostet Sie viel Geld, sowohl in Bezug auf Softwarelizenzen, Infrastruktur als auch laufende Wartung. Für das Hinzufügen zu lokalen Systemen brauchen IT-Teams ebenfalls viel länger, da sie nicht einfach eine vorhandene Cloud-Plattform skalieren oder eine neue Funktion aktivieren können. Cloud-Plattformen sorgen dafür, dass Sie sowohl Zeit als auch Geld sparen, indem Sie nur für das bezahlen, was Sie nutzen.

3. Langwierige Wartung und Upgrades

Wenn Sie die Infrastruktur besitzen, dann sind Sie für jedes Update, jeden Service und jedes Upgrade verantwortlich. Sowohl für die Kosten als auch die Arbeit. Ein Cloud-Anbieter übernimmt die gesamte Wartung und Verwaltung für Sie und lindert Kopfschmerzen und Kosten so enorm.

4. Beschränkter Zugang

Vor Ort installierte Altsysteme sind nicht für den Zugriff von überall ausgelegt. Normalerweise müssen Sie sich in der Unternehmensumgebung auf einem Unternehmensgerät befinden, um auf Inhalte zuzugreifen. Mit der Speicherung und dem Abruf in der Cloud können Benutzer jedoch ganz einfach Inhalte hochladen und auf sie zugreifen, indem sie sich einfach in einen Browser einloggen. Darüber hinaus können Benutzer unterwegs über andere Geräte wie ein Mobiltelefon oder ein Tablet sicher darauf zugreifen.

5. Geringere Leistung

Aufgrund ihrer Starrheit haben lokale Lösungen eine geringere Datentransparenz und eine niedrigere Geschwindigkeit zwischen lokalen und Cloud-Anwendungen. Dieser Mangel an Geschwindigkeit und Transparenz kann die Fähigkeit Ihres Teams, Geschäftsentscheidungen zu treffen, stark beeinträchtigen. Cloud-Plattformen bieten aufgrund der hohen Datentransparenz und der nahtloseren Integration zwischen Cloud-Anwendungen eine einfachere Interaktion und Kommunikation in der Geschäftswelt.

6. Alternde Sicherheit

Lokale Lösungen erfordern manuelles Einchecken, Updates und Service durch ein IT-Team. Wenn Sie versehentlich ein Update verpassen, könnte Ihr Unternehmen gefährdet werden. Darüber hinaus bestehen die meisten vor Ort installierten Lösungen heute aus vielen Teilen alternder Technologie, was ein erhöhtes Risiko für Verstöße mit sich bringt. Untersuchungen haben gezeigt, dass in der Cloud gespeicherte Daten aufgrund größerer Ressourcen und geringerer Wahrscheinlichkeit für Benutzerfehler oft sicherer sind als lokale Rechenzentren.^{1, 2} Dies liegt daran, dass die meisten Cloud-Plattformen automatische Sicherheitsupdates anbieten und mehrere IT-Experten die Infrastruktur rund um die Uhr überwachen.

7. Risiko der Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs

Die Verfügbarkeit ist von entscheidender Bedeutung. Die meisten Unternehmen, die vor Ort installierte Lösungen verwenden, verringern ihr Risiko, indem sie zusätzliche Ressourcen für die Notfallwiederherstellung aufbauen. Diese Strategie kann jedoch kostenintensiv und nicht ganz zuverlässig sein. Umgekehrt ist die Speicherung von Daten in der Cloud eine einfache und kostengünstige Möglichkeit, um einen zuverlässigen Geschäftsbetrieb zu gewährleisten. Cloud-Services schützen ihre Rechenzentren sowohl virtuell als auch physisch. Sie verteilen Zentren an verschiedene geografische Standorte, sichern Außenbereiche, sorgen für konstante Stromversorgung und bieten neben vielen anderen Schutzmaßnahmen den Schutz vor unbefugtem Zugriff.

1. Gartner. (2017). Cloud Strategy Leadership: Erkenntnisse von Gartner darüber, wie und warum Führungskräfte Cloud-Computing implementieren müssen
2. Infor. (2015). Cloud Computing: Analyse der Sicherheit von Cloud-basierten und lokalen Bereitstellungen