Wie intelligente Dokumentenverarbeitungslösungen (IDP) die Datenverwaltung rationalisieren
Da Unternehmen und Organisationen im Bank-, Versicherungs- und Gesundheitswesen sowie anderen Branchen mit hohen Datenmengen bombardiert werden, sind intelligente Erfassungslösungen entscheidende Werkzeuge, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Unternehmen benötigen fortschrittliche Technologien, die nicht nur eingehende Daten im Auge behalten, sondern diese auch auf sinnvolle und nützliche Weise organisieren und präsentieren. Ohne intelligente Dokumentenerfassungslösungen verschwenden Unternehmen Zeit und Geld bei der Fehlverwaltung von Daten, was letztendlich den Kundenbeziehungen schaden kann.
3 Wege, wie intelligente Erfassungslösungen das Datenmanagement optimieren
Intelligente Erfassungslösungen sind mehr als nur hochauflösende Scanner. Intelligente Technologien ermöglichen es Unternehmen, sich zu organisieren und auf wertvolle Erkenntnisse zu reagieren, die aus Daten gewonnen werden, während sie sich auf die wichtigsten Geschäftsziele konzentrieren – was mit manuellem Scannen und Sortieren von Dokumenten wahrscheinlich nicht möglich ist.
- Mehrkanal-Eingang – Im heutigen Geschäftsumfeld kommen Daten von überall her: E-Mail, Mobilgeräte, Papierdokumente, Faxdienste und mehr. Ohne intelligente Dokumentenerfassungslösungen kann das Abrufen von Dokumenten aus mehreren Quellen schnell zum Alptraum werden. Die fortschrittliche Technologie erkennt und klassifiziert Dokumente aus einer Vielzahl von Papier- und elektronischen Quellen, beseitigt das Durcheinander und reduziert die Bearbeitungszeit von Dokumenten drastisch.
- Weniger nachgelagerte Ausnahmen – Veraltete Bilderfassungstechnologie ist nicht ideal, um die verschiedenen Dokumententypen zu organisieren, die jeden Tag erfasst und sortiert werden müssen. Solche Altlösungen sind nicht in der Lage, jedes Dokument zu klassifizieren und Ausnahmen zu erstellen, die manuell behandelt werden müssen, wodurch Zeit und Geld verschwendet werden. Intelligente Erfassungslösungen verwenden fortschrittliche Technologien, um Dokumente anhand von Bildern wie Logos oder Textbeschreibungen (wie „Patientennummer“ oder „Rechnungsbetrag“) zu klassifizieren. Dieser musterbasierte Ansatz ist einfacher zu handhaben und liefert genauere Ergebnisse, selbst für Dokumente, die nicht ordentlich in eine erkennbare Vorlage passen.
- Leicht zugängliche und organisierte Daten – Daten sind nutzlos, wenn sie nicht leicht verständlich gemacht werden können. Unternehmen verschwenden oft Bemühungen im Umgang mit alten Erfassungslösungen, um jedes Dokument ohne effektive Organisation zu speichern. Stattdessen können Unternehmen intelligente Datenerfassungslösungen verwenden, um Daten so effizient wie möglich zu organisieren und zu indizieren. Die intelligente Dokumentenerfassungstechnologie extrahiert Informationen automatisch in durchsuchbare PDF-Dateien und Datenbanken, auf Anwendungen wie ERP-Plattformen (Enterprise Resource Planning), CRM-Systeme (Customer Relationship Management) und mehr. Auf diese Weise können Unternehmen branchenübergreifend wertvolle Erkenntnisse aus Big Data gewinnen und einen verbesserten Kundenservice bieten.
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