Software zur Rechnungsverarbeitung: Was sie ist und Argumente für ihre Verwendung

Wenn es eine Lektion gibt, die Unternehmen aller Größen in den letzten Jahren gelernt haben, dann ist es die, dass ihre Lieferkette entscheidend ist. Die pünktliche und korrekte Bearbeitung der von den Lieferanten eingereichten Rechnungen ist unerlässlich, um die Lieferantenbeziehungen zu stärken und potenzielle Probleme in der Lieferkette zu vermeiden.

Viele Unternehmen bearbeiten Lieferantenrechnungen jedoch manuell, was zu Verzögerungen bei der Zahlungsabwicklung führt.

Die Software zur Rechnungsverarbeitung rationalisiert den Prozess der Kreditorenbuchhaltung, automatisiert Routineaufgaben und verbessert die Effizienz. In diesem Artikel erfahren Sie, was eine Software zur Rechnungsverarbeitung ist, welche Vorteile sie bietet und wie Sie die richtige Software für Ihr Unternehmen auswählen.

Herausforderungen bei der manuellen Rechnungsverarbeitung

Die manuelle Bearbeitung von Lieferantenrechnungen stellt Unternehmen jeder Größe vor enorme Herausforderungen.

• Zeitaufwendig: Die manuelle Bearbeitung von Rechnungen kann ein zeitaufwändiger Prozess sein, der zu verspäteten Zahlungen, verpassten Gelegenheiten zur Inanspruchnahme von Skonti sowie Anrufen und E-Mails von Lieferanten führt, die sich nach dem Status ihrer Zahlung erkundigen.
• Doppelte oder fehlerhafte Zahlungen: Die manuelle Dateneingabe kann zu Fehlern führen, z. B. durch Zahlendreher oder falsche Angaben. Diese Fehler können zu Verzögerungen bei der Bearbeitung von Rechnungen und zu falschen Zahlungen an Lieferanten führen. Manuelle Verfahren erschweren auch das Aufspüren von Doppelzahlungen, d. h. von Fällen, in denen dieselbe Rechnung zweimal bezahlt wurde.
• Unzureichende Nachverfolgung: Die manuelle Nachverfolgung des Status von Rechnungen kann schwierig sein, insbesondere wenn Rechnungen über verschiedene Kanäle eingereicht werden oder an Empfänger gehen, die Remote arbeiten.
• Ungenügende Transparenz: Die manuelle Rechnungsverarbeitung bietet keine Echtzeittransparenz der Rechnungsdaten, was das Cashflow-Management und die Prognose künftiger Ausgaben erschweren kann.
• Mangel an Standardisierung: Papierrechnungen können in verschiedenen Formaten und mit unterschiedlichem Detaillierungsgrad eingereicht werden, was die Optimierung des Rechnungsprozesses zu einer Herausforderung machen kann.
• Erhöhtes Risiko von Zahlungsbetrug: Die manuelle Rechnungsverarbeitung bietet nicht die erforderlichen Kontrollen oder die Nachverfolgung, um zu verhindern, dass betrügerische Rechnungen eingereicht und verarbeitet werden.

Dies sind einige der Gründe, warum sich immer mehr Unternehmen dazu entscheiden, eine Software zur Rechnungsverarbeitung einzusetzen.

Was ist eine Software zur Rechnungsverarbeitung?

Eine Software zur Rechnungsverarbeitung ist eine Technologie, die den Prozess der Kreditorenbuchhaltung automatisiert, indem sie die von den Lieferanten eingereichten Rechnungen elektronisch erfasst, verarbeitet und verbucht. Die Software extrahiert relevante Informationen aus der Kopfzeile und den Einzelposten der Rechnungen, z. B. den Namen des Lieferanten, die Zahlungsadresse, das Fälligkeitsdatum der Rechnung, den fälligen Gesamtbetrag und die Einheitspreise. Die Software gleicht dann die erfassten Rechnungsdaten mit den entsprechenden Bestell- und Belegdaten ab, die sich in der ERP-Anwendung (Enterprise Resource Planning) oder Buchhaltungssoftware des Abnehmers befinden. Abgestimmte Rechnungen werden direkt in der ERP- oder Buchhaltungssoftware des Kunden verbucht, während nicht übereinstimmenden Rechnungen auf digitalem Wege zur Genehmigung weitergeleitet werden.

Die Software zur Rechnungsverarbeitung kann je nach den Unternehmensanforderungen des Auftraggebers vor Ort oder in der Cloud zum Einsatz kommen. Vor-Ort-Lösungen werden auf den Servern des Kunden installiert und erfordern IT-Personal für die Wartung und Aktualisierung der Software. Cloud-basierte Lösungen hingegen werden auf den Servern des Lösungsanbieters gehostet, und die Nutzer können über einen Webbrowser oder eine mobile Anwendung darauf zugreifen.

Welche Technologien kommen in der Rechnungsbearbeitungssoftware zum Einsatz?

Die Software zur Rechnungsverarbeitung bedient sich einer Kombination von Technologien zur Automatisierung der Rechnungsstellung.

Zu den gängigsten Technologien, die in Software für die Rechnungsverarbeitung genutzt werden, gehören:

• Optische Texterkennung (OCR): Die OCR-Technologie wird verwendet, um Text aus gescannten oder digitalen Rechnungen zu extrahieren. So kann die Software automatisch die wichtigsten Informationen wie Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum, fälliger Betrag und Name des Lieferanten erkennen.
• Maschinelles Lernen (ML): ML-Algorithmen werden eingesetzt, um aus großen Mengen von Rechnungsdaten Muster und Regeln zu erlernen. So kann die Software die Erfassung von Informationen aus der Kopfzeile und den Einzelposten der Rechnung automatisieren, Fehler erkennen und Rechnungen nach Lieferanten oder Ausgabenart kategorisieren.
• Roboter-Prozessautomatisierung (RPA): RPA-Tools finden Anwendung bei der Automatisierung sich wiederholender manueller Aufgaben wie Dateneingabe, Rechnungsabgleich und Genehmigungsrouting. So kann RPA beispielsweise dazu beitragen, nicht miteinander verbundene Systeme zu überbrücken und den Workflow der Rechnungsbearbeitung zu beschleunigen.
• Elektronischer Datenaustausch (EDI): EDI ist ein standardisiertes Format für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten. Eine Vielzahl von Softwarelösungen für die Rechnungsverarbeitung unterstützt EDI, sodass Rechnungen nahtlos zwischen verschiedenen Systemen und Partnern übertragen werden können.
• Cloud-Computing: Moderne Softwarelösungen für die Rechnungsverarbeitung werden als Cloud-basierte oder Cloud-native Dienste angeboten, die Skalierbarkeit, Flexibilität und Kosteneinsparungen im Vergleich zu herkömmlicher lokaler Software bieten. Cloud-basierte und Cloud-native Lösungen bieten außerdem Echtzeittransparenz über den Rechnungsstatus und die Zahlungsabwicklung, ungeachtet des Arbeitsortes der Mitarbeiter.

Diese Technologien digitalisieren und vereinfachen zusammen den Workflow der Rechnungsverarbeitung.

Welche Vorteile bietet eine Software zur Rechnungsverarbeitung?

Die Automatisierung der Verarbeitung von Lieferantenrechnungen bietet den Kreditorenabteilungen enorme Vorteile.

• Effizienzsteigerung: Eine Software zur Rechnungsverarbeitung automatisiert viele der manuellen Aufgaben, die in der Kreditorenbuchhaltung anfallen, wie z. B. das Eingeben von Rechnungsdaten, das Bearbeiten von Dokumenten und E-Mails, das Beheben von Fehlern und Unstimmigkeiten, das Einholen von Informationen und die Beantwortung von Lieferantenanfragen.
• Kosteneinsparungen: Durch die Beseitigung zeitaufwändiger manueller Aufgaben können die Kreditorenbuchhaltungsabteilungen ihre Betriebskosten senken und Mitarbeiter entlasten, damit sie mehr Zeit für strategische Angelegenheiten haben.
• Erhöhte Genauigkeit: Die automatisierte Erfassung von Informationen aus der Kopfzeile und den Einzelposten der Rechnung verringert das Risiko von Fehlern, die zu nachgelagerten Ausnahmen und einer verzerrten Finanzberichterstattung führen können.
• Verbesserte Transparenz: Die Software zur Rechnungsverarbeitung bietet Echtzeittransparenz über den Status von Rechnungen, sodass die Benutzer schnell auf Anfragen und mögliche Engpässe reagieren können.
• Erhöhte Sicherheit: Die Software zur Rechnungsverarbeitung schützt sensible Daten durch Audit-Trails, Benutzerberechtigungen, die Sicherstellung der Produktkette und die automatische Trennung von Aufgaben.

Wenig überraschend, dass die automatisierte Rechnungsverarbeitung für die Kreditorenabteilung höchste Priorität hat.

Wie Sie die beste Software zur Rechnungsverabeitung auswählen

Es gibt zahlreiche Lösungen für die Rechnungsverarbeitung. Die falsche Entscheidung könnte Ihre AP-Abteilung zurückwerfen. Im Folgenden finden Sie einige Strategien für die Auswahl der optimalen Software zur Rechnungsverarbeitung.

• Bedarfsanalyse: Die Auswahl der geeigneten Software zur Rechnungsverarbeitung beginnt mit der Bewertung Ihres aktuellen Prozesses und der Ermittlung von verbesserungsfähigen Bereichen. Berücksichtigen Sie Faktoren wie das Rechnungsvolumen, die Anzahl der Lieferanten und die Komplexität Ihrer Bestellungen.
• Moderne Technologie: Wählen Sie eine Software zur Rechnungsverarbeitung, die über Funktionen wie OCR, ML und digitale Workflows verfügt. Achten Sie auch auf Funktionen wie den mobilen Zugang und die Unterstützung mehrerer Währungen. Und geben Sie Lösungen, die Cloud-basiert oder Cloud-nativ sind, besonderes Gewicht.
• Integration in Erwägung ziehen: Ihre ERP- oder Buchhaltungssoftware ist das finanzielle Nervenzentrum Ihres Unternehmens. Entscheiden Sie sich für eine Software zur Rechnungsverarbeitung, die sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren lässt, um die Bereitstellung von Informationen zu beschleunigen und die Berichterstattung zu optimieren.
• Denken Sie an Benutzerfreundlichkeit: Wählen Sie eine Software zur Rechnungsverarbeitung, die einfach und intuitiv zu nutzen ist. Benutzerfreundliche Software kann dazu beitragen, die Einarbeitungszeit zu verkürzen und die Annahmequote zu erhöhen.
• Bewertung von Sicherheit und Compliance: Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Rechnungsverarbeitungssoftware Sicherheitsstandards wie SSL-Verschlüsselung, Datensicherung und Zugriffskontrolle erfüllt.

Diese Überlegungen werden dazu beitragen, dass Ihre Kreditorenbuchhaltung die Vorteile der Automatisierung voll ausschöpfen kann.

Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Rechnungsverarbeitung zu automatisieren

Eine Software zur Rechnungsverarbeitung ist ein unverzichtbares Werkzeug für Rechnungsabteilungen, die ihren Aufwand reduzieren, ihre Effizienz steigern, die Transparenz erhöhen und das Risiko von Zahlungsbetrug verringern möchten. Eine Abteilung kann die beste Software auswählen, indem sie den Bedarf ihres Unternehmens ermittelt, auf moderne Technologie achtet, die Integration sicherstellt, benutzerfreundliche Software findet und die Sicherheit und Konformität der Software bewertet.

Wenn Sie bereit sind, mehr über die Automatisierung Ihrer Rechnungsverarbeitung zu erfahren, klicken Sie hier.