Wachsen aus der Poststelle: 4 Wege, wie Zentralisierung und Konsolidierung Ihren Umsatz steigern

Jedes große Unternehmen hat eine Poststelle, richtig? Sie ist Ihr Berührungspunkt mit der Außenwelt. Hier werden alle wesentlichen Informationen eingegeben, aufgezeichnet und verteilt.

Doch wie wäre es, wenn Sie Ihre Infrastruktur in der Poststelle vereinfachen und verkleinern könnten, ohne auf Geschwindigkeit oder Genauigkeit verzichten zu müssen – und tatsächlich anfangen könnten, Geld zu sparen, anstatt es zu verschwenden?

Wenn das für Sie faszinierend klingt, lesen Sie weiter, um sich genauer anzusehen, was Konsolidierung und Zentralisierung unterm Strich für Sie tun können. 

1. Weniger Infrastruktur, weniger Verschwendung

Mit Zentralisierung und Konsolidierung können Sie die Kosten Ihrer gesamten Erfassungsinfrastruktur senken, von Scannern über Software bis hin zu Arbeit, Wartung, Immobilien und mehr.

Ein ordnungsgemäß zentralisierter Dokumentenverarbeitungs-Hub erfordert nur eine Art von High-End-Erfassungsinfrastruktur (z. B. den ibml-Fusion). Und wenn Sie hochbelastbare Software erhalten, die mehrere Scanner verwalten kann, benötigen Sie auch nur eine Lizenz. Es sind keine zusätzlichen Scanner oder Software – oder lästigen Wartungskosten – erforderlich!

Mit ibml-as-a-Service können Sie jetzt die schnellsten Maschinen auf dem Markt mit einem erschwinglichen vierteljährlichen oder jährlichen Abonnement,  welches zu 100 % steuerlich absetzbar ist, nutzen.

2. 20/20 Datentransparenz

Sie hassen es, Gebühren zu zahlen, weil Sie eine Rechnungsfrist verpasst haben? Mit hochwertiger, konsolidierter Erfassungssoftware bleibt das Geld in Ihrer Tasche.

Anwendungen wie ibml Capture Suite und ibml Cloud Capture verbessern die Datentransparenz für alle, indem sie wichtige Informationen aus jedem Dokument sammeln, unabhängig davon, ob es strukturiert oder unstrukturiert ist, bevor sie sortiert und auf nachgelagerten Systemen abgelegt werden. Und ja, das bedeutet, dass Ihnen nie wieder ein Coupon, eine Abwicklung oder eine Zahlung verloren geht.

Denken Sie an alle Zukunftspläne, die Sie mit einem wirklich klaren Bild Ihrer Daten realisieren könnten.

3. Schneller, intelligenter, „Cloud-ier“

Zentralisierte Dokumentenverarbeitung ist umso besser, wenn sie mit Cloud-Speicher für Ihre erfassten Bilder und Daten gekoppelt ist. Früher mussten die Poststellen Läufer zu und von verschiedenen Büros schicken, nur um ein einfaches Dokument zu liefern. Mit der Cloud benötigen Sie weder Papierkopien für Unterschriften und Genehmigungen, noch müssen Sie physisch Dokumente von Standort zu Standort transportieren.

Dokumente werden in die Cloud gestellt und alle Mitarbeiter mit Sicherheitsfreigabe können einfach und sicher von überall auf der Welt darauf zugreifen. Es ist einfach und es spart Ihnen eine Menge Zeit. Außerdem ist eine gute Cloud-Plattform vollständig skalierbar, sodass kein Problem mit dem Volumenlimit besteht. 

4. Automatisierung ist alles

Was ist der beste Weg, um Wachstum durch Konsolidierung und Zentralisierung zu erreichen? Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben. Mehr als 3/4 der Kosten im Zusammenhang mit der Dokumentenerfassung stammen von der Arbeitszeit vor und nach dem Scannen, z. B. durch Sortieren und manuelles Eingeben der  Informationen.

Mit der richtigen Erfassungstechnologie können diese Kosten schrumpfen. Und es geht über das Stapeln, Scannen und Sortieren hinaus. Moderne Erfassungstechnologie bietet sogar intelligente KI-Bots, die sich nun den nötigen Daten anmelden können und während der Videoaufzeichnung eine direkte Dateneingabe für Sie durchführen können. 

Im Grunde ist es wie einem virtuellen Sekretär! Wenn Ihnen all die anstrengenden Arbeiten abgenommen werden, können Sie die Mitarbeiter dazu bringen, zuvor vergeudete Stunden für zukunftsorientierte strategische Initiativen zu investieren.

Konsolidieren Sie Ihren Weg zu mehr Wachstum

Konsolidierung und Zentralisierung bringen Vorteile mit sich, die weit über Vorgänge in den Poststellen hinausgehen – ganz gleich, wie man sie betrachtet. Ob eine reduzierte Infrastruktur, verbesserte Scan-Geschwindigkeiten, Cloud-Speicher, Datentransparenz oder Automatisierung, es ist klar, dass die Poststelle eine geheime Goldmine für Kostensenkungen ist.

Und wenn Sie nie gedacht hätten, dass Sie Ihre Einnahmen aus einem so routinemäßigen Teil Ihres Unternehmens steigern könnten, denken Sie daran: Wert findet man immer an dem Ort, an dem man ihn am wenigsten erwartet.

Wenn Sie mehr erfahren möchten, wenden Sie sich  jetzt an einen Konsolidierungs-und Zentralisierungsexperten.