Was ist die Datenextraktion? Definition, Prozess & Tools

Wenn Ihr Unternehmen Schwierigkeiten hat, alle Informationen zu verwalten, die es erhält, sind Sie nicht allein.

Die Menge an Informationen, die in den meisten Unternehmen eingeht, steigt rasant an. Erschwerend kommt hinzu, dass Informationen immer schneller, über unzählige Eingangspunkte und in einer Vielzahl von Formaten und Dateitypen eintreffen. Für ein klassisches Unternehmen kann die Erfassung von Informationen aus gescannten Dokumenten, PDF-Dateien, aktiven PDF-Formularen, Excel-Tabellen, PowerPoint-Präsentationen, Word-Dokumenten, elektronischen Formularen und E-Mails ein wichtiger Bestandteil für Betriebsabläufe sein.

Darüber hinaus sind die Informationen, die Unternehmen erhalten, komplexer. Laut der Association for Intelligent Information Management (AIIM) sind 63 Prozent der Informationen, die ein typisches Unternehmen erhält, unstrukturiert und werden größtenteils nicht verwaltet. Infolgedessen können viele Organisationen grundlegende Metadaten wie den Dokumenteneigentümer oder die Version eines Dokuments nicht identifizieren.

Ohne einen klaren Überblick über die Metadaten stellen die Aufbewahrung und Entsorgung von Dokumenten eine große Herausforderung dar.

Fehlende Transparenz bei wichtigen Informationen erschwert auch geschäftskritische Prozesse im gesamten Unternehmen, z. B. Kundenkorrespondenz, Verkaufsangebote und -verträge, Fallmanagement, Beschaffung und Auftragsvergabe, Forschung und Entwicklung, Fertigung und Lagerhaltung, Personalwesen (HR), Finanz- und Rechnungswesen sowie den Helpdesk des Kundendienstes.

Die Kombination aus unaufhaltsamem Druck, die Kosten zu senken, ständig steigenden gesetzlichen und behördlichen Anforderungen und erhöhten Serviceerwartungen hat die Datenerfassung zu einer strategischen Priorität gemacht.

Die Datenextraktion bringt Ordnung ins Informationschaos. Lesen Sie weiter, um zu erfahren wie.

Was ist die Datenextraktion?

Die Datenextraktion erfasst Daten aus allen papierbasierten oder elektronischen Quellen zur Verarbeitung oder Speicherung.

Moderne Datenextraktionslösungen sind ein großer Schritt gegenüber veralteten Scan- und OCR-Systemen. Sie werden von KI unterstützt, die überwachtes maschinelles Lernen verwendet, um Metadaten intelligent zu klassifizieren und Informationen aus strukturierten und unstrukturierten Dokumenten zu extrahieren. Damit bieten sie Klarheit und eine hohe Geschwindigkeit.

Die von diesen Lösungen erfassten Informationen werden am häufigsten für Folgendes verwendet:

• Dokumentenklassifizierung
• Datenerfassung aus Texten
• Weiterleitung an Prozesse
• Indexierung für Archivierung
• Indexierung zum Abruf

Sie ist ein wesentlicher Bestandteil einer Informationsmanagementstrategie.

Wie funktioniert die Datenextraktion?

Und so funktioniert es:

1. Input. Informationen stammen von Scannern, E-Mail-Anhängen, mobilen Geräten, Faxen, Bildspeichern und gespeicherten Informationen.
2. Klassifizieren. Datenextraktionslösungen klassifizieren und verstehen Dokumente mithilfe von Kontext und eindeutigen Wörtern, Titeln, wichtigen Ankerpunkten, Werten, Mustern und Barcodes.
3. Extrahieren. Die Technologie extrahiert Informationen mithilfe einer Vielzahl von Technologien, einschließlich unstrukturierter Freiform-Extraktion, Barcode-Extraktion, Handschriftextraktion, Markierungsextraktion, Fuzzy-Datenbankextraktion, PDF- und Text-Extraktion und feste Formularextraktion.
4. Liefern. Informationen werden an nachgelagerte Systeme in jedem Format geliefert, einschließlich XML, PDF, CSV, json, Dokumenten-Depots oder Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs).

Einige Dokumentenscanner verwenden eine integrierte Datenextraktionstechnologie, um gemischte Dokumente zu verarbeiten, Daten während des Scannens zu erfassen, Ausnahmen auszusortieren und die Einrichtung von Dokumenten zu beschleunigen. Durch das Extrahieren von Daten beim Scannen von Dokumenten müssen Dokumenttypen und Metadaten nicht mehr manuell indexiert werden.

Gängige Anwendungsbereiche und Vorteile

Datenextraktionssoftware kann zwar jede Anwendung für das Informationsmanagement optimieren, aber die Technologie ist ideal für halbstrukturierte und unstrukturierte Formulare wie Rechnungen, Hypotheken- und Steuerunterlagen, Kreditpakete, Versicherungsanträge, Krankenversicherungsformulare und medizinische Unterlagen.

Denken Sie an das Backoffice einer typischen Bank. Das Informationsmanagement-Team muss Kreditkartenanträge, Online-Kontoeröffnungsformulare, Hypothekendarlehen, Eigentumstitel und andere Darlehensdokumente, Schecks, Rechnungen und Überweisungsdokumente bearbeiten. Die meisten Banken verlassen sich auf ein Sammelsurium eigenständiger Systeme, um Daten aus diesen Dokumenten zu erfassen, was zu ineffizienten, kostspieligen Prozessen führt.

Poststellen können diese Software verwenden, um Ordnung in das immer größer werdende Volumen von Dokumenten zu bringen, das sie erhalten. Die Technologie standardisiert, zentralisiert und automatisiert die Klassifizierung und Bündelung von Dokumenten, die Erfassung von Daten aus der Kopfzeile und von Einzelposten sowie den digitalen Export von Informationen in nachgelagerte Systeme und Prozesse auf der Grundlage vorkonfigurierter Geschäftsregeln.

In all diesen Anwendungen erfassen die Lösungen Informationen zum Zeitpunkt der Darstellung.

Darüber hinaus bieten erstklassige Datenextraktionslösungen eine einzige Plattform für die Erfassung von Daten aus papierbasierten und digitalen Dokumenten. Während das Volumen von Papierdokumenten in vielen Segmenten abnimmt – wie z. B. bei der Scheckverarbeitung und der Erläuterung der Leistungsabwicklung – ist nicht abzusehen, wann oder ob Papier verschwinden wird. In der Zwischenzeit müssen Unternehmen effiziente Wege finden, in einer hybriden Informationsmanagementumgebung zu arbeiten und gleichzeitig die gesetzlichen und behördlichen Anforderungen zu erfüllen.

Die Vorteile für ein Unternehmen

Die Datenextraktion verändert die Art und Weise, wie Unternehmen Daten erfassen, grundlegend.

• Reduzierte Kosten. Die Datenextraktion reduziert die Notwendigkeit, wichtige Informationen, die Unternehmen erhalten, manuell einzugeben, einschließlich unstrukturierter Dokumente wie Rechnungen. Metadaten werden mit hoher Genauigkeit erfasst und maschinelles Lernen verbessert die Leistung im Laufe der Zeit. Außerdem können Unternehmen durch die Verwendung einer einzigen Plattform zur Erfassung aller Daten ihre Systeme konsolidieren.
• Verbesserte Produktivität der Mitarbeiter. All die Zeit, die Mitarbeiter mit dem Eingeben von Daten, dem Verschieben von Papier und E-Mails und dem Beheben von Fehlern verschwenden, ist Zeit, die sie nicht für anspruchsvollere, wesentlichere Aufgaben wie die Analyse von Daten und die Zusammenarbeit mit wichtigen Stakeholdern aufwenden können. Die Automatisierung von Prozessen mit Datenextraktion gibt Mitarbeitern mehr Zeit, sich auf die Dinge zu konzentrieren, die eine höhere Priorität haben.
• Erhöhte Genauigkeit. Ein einziger Tippfehler kann zu großen, nachfolgend auftretenden Fehlern führen. Datenextraktionslösungen verwenden KI, um Informationen mit einem hohen Maß an Genauigkeit zu erfassen. Die erfassten Daten können anhand von Informationen validiert werden, die sich in einer ERP-Anwendung oder einem anderen Erfassungssystem befinden.
• Beschleunigte Zykluszeiten. Führende Datenerfassungslösungen nutzen die Roboter-Prozessautomatisierung (RPA), um Daten nahtlos in nachgelagerte Systeme zu exportieren, ohne dass eine Programmierung erforderlich ist. Außerdem bedeutet die Extraktion von Daten zum Zeitpunkt der Einreichung, dass Dokumente schneller weitergeleitet werden können.
• Optimierte Compliance. Die Datenextraktionslösung verfolgt alle an einem Dokument vorgenommenen Änderungen. Zudem gewährleistet die verbesserte Sichtbarkeit der Metadaten die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen für Dokumente.
• Größere Skalierbarkeit. Datenextraktionslösungen ermöglichen es Unternehmen, ihre Abläufe effizient zu skalieren, ohne dass zusätzliche Mitarbeiter eingestellt werden müssen, wenn ihr Volumen wächst oder sich ihr Bedarf ändert.

Dies sind einige der Gründe, warum immer mehr Unternehmen Datenextraktionslösungen verwenden.

Verbessern Sie Ihre Datenerfassung

Im digitalen Zeitalter erreichen Informationen Unternehmen aus einer Vielzahl von Richtungen und in einer Vielzahl von strukturierten und unstrukturierten Formaten. Die manuelle Indexierung und das Tagging sind langsam, fehleranfällig und erfordern zu viele Ressourcen. Zudem liefern antiquierte OCR-Systeme nicht die Geschwindigkeit oder die Ergebnisse, die Unternehmen benötigen. Erstklassige Lösungen zur Datenextraktion ermöglichen es Unternehmen, eingehende Informationen zu erkennen und verwertbare Erkenntnisse zu gewinnen, die das Geschäft voranbringen.

Kontaktieren Sie einen unserer Datenextraktionslösungsexperten, um mehr zu erfahren.