Was ist Dokumenten-Imaging? Kompletter Leitfaden

Obwohl Informationsmanagement-Profis schon jahrelang darüber sprechen, ist das „papierlose Büro“ nach wie vor kaum erreichbar.

Viele Dokumente kommen immer noch in Papierform in Unternehmen. Berufe aus der Rechts-, Finanz-, Immobilien-, Medizin- und Bildungsbranche sind immer noch stark auf Papierdokumente angewiesen, um ihre Arbeit zu erledigen.

Der Umgang mit all diesem Papier kostet Informationsmanagement-Teams viel Zeit, Geld und Aufwand.

Papier macht es auch schwierig, ein Unternehmen effektiv zu führen. Laut einer von Statista durchgeführten Studie sind Papierprozesse kostspieliger, zeitaufwändiger und weniger effizient als digitale Prozesse.

Unternehmen müssen nicht auf das papierlose Büro warten, um ihre Prozesse zu verbessern.

Dokumenten-Imaging hilft Unternehmen, den Übergang zu einer digitalen Umgebung zu beschleunigen.

Was ist Dokumenten-Imaging?

Dokumenten-Imaging wandelt papierbasierte Informationen in digitale Bilder um.

Die Bilder werden mit einer Kombination aus Soft- und Hardware erstellt.

Sobald Dokumente digitalisiert sind, können sie manuell oder automatisch indiziert und elektronisch archiviert werden, indem Metadaten aus dem Dokument verwendet werden, z. B. der Dokumenteneigentümer oder die Dokumentversion.

Manchmal auch als elektronisches Imaging oder einfach als Imaging bezeichnet – das Dokumenten-Imaging kann den Informationsmanagementprozess erheblich verbessern, insbesondere für Unternehmen, die viel Papier erhalten.

Imaging versus Scanning

Dokumenten-Imaging-Software ist nicht dasselbe wie Scan-Software für Dokumente.

Während diese Software ein Papierdokument in ein digitales Format umwandelt, das nicht verändert werden kann, geht die Scan-Software für Dokumente einen Schritt weiter, indem sie die Informationen interpretiert und den Text und andere Inhalte in ein bearbeitbares digitales Dokument umwandelt.

Mit anderen Worten kann ein Dokument an eine Datei angehängt werden; ein Dokumentenscan kann zur Datei werden.

Gängige Anwendungen

Obwohl Unternehmen mehr Dokumente elektronisch erhalten, kommen viele Dokumente immer noch in Papierform an.

Dokumenten-Imaging-Systeme überbrücken die Lücke zwischen Papierdokumenten und digitalen Geschäftsprozessen.

Hier sind einige der häufigsten Anwendungen:

• Datenerfassung. Die Digitalisierung von Papierdokumenten erleichtert die automatisierte Extraktion wichtiger Informationen mithilfe optischer Texterkennung (OCR), elektronischer Texterkennung (ICR), künstlicher Intelligenz (KI), maschinellen Lernens und anderer Technologien.
• Genehmigungsworkflows. Durch die Digitalisierung können Unternehmen Bestellanforderungen, Lieferantenrechnungen, Anträge und andere Dokumente zur Genehmigung elektronisch weiterleiten. Zum Beispiel optimieren Dokumenten-Imaging-Systeme das Genehmigungsverfahren für Kredite und Hypotheken.
• Research. Autorisierte Benutzer können jederzeit und von jedem Ort aus sicher auf archivierte Bilder zugreifen. Einige Unternehmen stellen externen Stakeholdern Bilder über ein Online-Portal zur Verfügung.
• Datensatz-Management. Es erleichtert die digitale Speicherung und Verwaltung wichtiger Datensätze in Übereinstimmung mit gesetzlichen oder behördlichen Anforderungen. Sobald ein Bild aus einem Dokument erstellt wurde, können Benutzer sogar vertrauliche Informationen schwärzen oder Dokumente mit Anmerkungen versehen.
• Big Data Analytics. Unternehmen benötigen ein vollständiges Bild ihrer Informationen, um den Stand der Dinge richtig einschätzen zu können. Die Digitalisierung von Dokumenten stellt sicher, dass die Entscheidungsträger über alle Informationen verfügen, die sie zur Analyse der Daten des Unternehmens benötigen.

Jede Geschäftsanwendung, die sich auf Papier verlässt, kann davon profitieren.

Dokumenten-Imaging-Prozess

Der Prozess besteht aus vier grundlegenden Schritten:

1. Input. Der Prozess beginnt mit der Umwandlung von Papierdokumenten in ein digitales Format. Die Konvertierung von Dokumenten erfolgt in der Regel über einen Dokumentenscanner, ein Faxgerät oder ein multifunktionales Peripheriegerät, das Funktionen zum Scannen, Drucken und Faxen vereint. Einige Scanner bieten einen Simplex-Scan, d. h. sie erfassen nur eine Seite eines Dokuments, oder einen Duplex-Scan, d. h. sie erfassen beide Seiten eines Dokuments. Je höher das Volumen an Papierdokumenten eines Unternehmens ist, desto mehr Eingabegeräte werden benötigt. Um den verfügbaren Speicherplatz optimal zu nutzen, komprimieren einige Eingabegeräte Dokumentbilder.
2. Indexierung. Dokumente werden automatisch zur Speicherung und zum Abruf mithilfe von Metadaten indiziert, die das Dokument eindeutig identifizieren. Metadaten, die häufig für die Indizierung verwendet werden, umfassen den eindeutigen Identifikator, der vom Dokumenten-Imaging-System zugewiesen wurde, das Datum und die Uhrzeit, zu der das Dokumentbild erstellt wurde, den Titel des Dokuments, den Eigentümer des Dokuments und die Version des Dokuments. Die umfangreichen Metadaten, die von Dokumenten-Imaging-Systemen zur Indizierung verwendet werden, erleichtern es Unternehmen, Dokumente abzurufen.
3. Archivierung. Die physische Speicherung wird ersetzt, indem eine Verbindung mit Workflow-Automatisierungsplattformen, Dokumentenmanagement-Lösungen, Enterprise-Content-Managementanwendungen, Datensatz-Managementsystemen und anderen Lösungen zur digitalen Speicherung von Dokumenten hergestellt wird.
4. Abruf. Digital archivierte Dokumente können mühelos abgerufen werden, indem eine Informationsanfrage in das System eingegeben wird, das die elektronische Speicherung des Dokuments verwaltet.

Nachdem Bilder erstellt wurden, können Papierdokumente recycelt oder vernichtet werden.

Die wichtigsten Vorteile

Documenten-Imaging-Lösungen bieten einen großen Nutzen für Unternehmen, die Papierdokumente erhalten:

• Reduzierte Kosten. Durch die Digitalisierung von Papierdokumenten entfallen kostspielige manuelle Aufgaben wie das Weiterleiten, Speichern, Abrufen und die Suche nach verlorenen oder verlegten Dokumenten.
• Geringerer Lagerraumbedarf. Die digitale Archivierung gescannter Dokumente macht sperrige Aktenschränke oder kostspielige und unpraktische externe physische Dokumentspeicherdienste überflüssig.
• Zugänglichkeit. Autorisierte Benutzer können digital gespeicherte Dokumente jederzeit und von jedem Ort aus abrufen. Volltextsuchfunktionen ermöglichen es Benutzern, Dokumente basierend auf allen Kriterien zu finden, einschließlich Kunden- oder Lieferantenname oder ID-Nummer, Adresse, Datum und Betrag.
• Verbesserter Kundendienst. Der sofortige Zugriff auf digital archivierte Dokumente bedeutet, dass Callcenter-Mitarbeiter, Vertriebsmitarbeiter und andere Benutzer schnell auf Kundenanfragen reagieren können.
• Einfacher Zugriff. Das Verschieben von Papier ist nicht länger notwendig und es besteht nicht länger die Gefahr, dass Dokumente verloren gehen oder auf dem Schreibtisch eines abwesenden Mitarbeiters verweilen.
• Verstärkte Zusammenarbeit. Digitale Dokumente erleichtern es Mitarbeitern an verschiedenen Standorten, Informationen auszutauschen, zu bearbeiten und gemeinsam zu nutzen. Anmerkungen tragen dazu bei, dass die Informationen unverfälscht bleiben.
• Notfallwiederherstellung. Wenn es eine Lektion gibt, die Unternehmen in den letzten Jahren gelernt haben, dann ist es die, dass sie auf das Unerwartete vorbereitet sein müssen. Durch die Konvertierung von Papierdokumenten in ein elektronisches Format wird sichergestellt, dass wichtige Dokumente in einem Notfall erhalten bleiben.
• Sicherheit. Lösungen umfassen Benutzerberechtigungen, die Aktivitätsprotokollierung und andere Sicherheitsmaßnahmen, um zu verhindern, dass sensible Informationen in die falschen Hände geraten.

Wie man Papier eliminiert

Es ist nicht abzusehen, wann oder ob das papierlose Büro Realität wird. Dokumenten-Imaging-Lösungen überbrücken in der Zwischenzeit die Lücke zwischen Papierdokumenten und elektronischen Geschäftsprozessen.

Die Digitalisierung von Dokumenten vereinfacht und beschleunigt Geschäftsprozesse, verringert die Gefahr, dass Dokumente verloren gehen oder verlegt werden, verbessert den Zugriff auf Informationen und erleichtert die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften.

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