Was ist eine Lockbox-Zahlung und wie kann sie Unternehmen unterstützen?

In wirtschaftlich unsicheren Zeiten wie diesen ist Cashflow wichtiger denn je.

Unternehmen benötigen liquide Mittel, um Rohstoffe zu kaufen, ihre Produkte zu vermarkten und zu verkaufen, Fertigerzeugnisse herzustellen und zu vertreiben, ihre Anlagen zu betreiben, Mitarbeiter zu entlohnen und Verwaltungskosten zu decken.

Für Unternehmen ist ihr Cashflow zu wichtig, als dass sie ihn ineffizienten Forderungsprozessen anvertrauen könnten. Aus diesem Grund lagern immer mehr Unternehmen die Verarbeitung ihrer Forderungen an eine Lockbox aus.

Dieser Artikel beschreibt die Verarbeitung von Lockbox-Zahlungen und die damit verbundenen Vorteile für Unternehmen.

Was ist die Lockbox-Verarbeitung?

Bei der Lockbox-Verarbeitung handelt es sich um einen ausgelagerten Service, der die Kosten senkt und den Cashflow beschleunigt, indem er manuelle Aufgaben automatisiert, Zahlungen mit offenen Rechnungen abgleicht und Zahlungen automatisch in Echtzeit zusammenführt.

Obwohl Banken und andere Dritte schon seit Jahren die Lockbox-Verarbeitung anbieten, hat die Lockbox-Verarbeitung mit der fortschreitenden Verlagerung zur Telearbeit und der zunehmenden Aussicht eines wirtschaftlichen Abschwungs, der den Cashflow von Unternehmen unter Druck setzen könnte, an Dringlichkeit gewonnen.

Wie funktioniert die Lockbox-Verarbeitung?

Bei der Lockbox-Verarbeitung werden die Zahlungen und Überweisungen der Kunden eines Rechnungsstellers an einen Lockbox-Anbieter weitergeleitet.

Bei Lockbox-Anbietern handelt es sich um Banken oder andere Dritte, die im Auftrag eines Rechnungsstellers, z. B. eines Versorgungsunternehmens, Telekommunikationsunternehmens, Entsorgungsunternehmens, Gesundheitsdienstleisters, Herstellers oder einer Universität, Zahlungen von Forderungen zwischen Unternehmen (B2B) oder zwischen Verbrauchern und Unternehmen (C2B) entgegennehmen und bearbeiten. Kunden schicken ihre Zahlungen per Post an ein Postfach, wo sie vom Lockbox-Anbieter abgeholt werden. Der Lockbox-Anbieter zahlt die vom Kunden eingereichten Schecks auf das vom Rechnungssteller angegebene Bankkonto ein. Die Scheckeinreichung erfolgt elektronisch über Check 21. Mit der Zahlung eingereichte Zusatzdokumente wie Überweisungsscheine oder Rechnungskopien werden in ein elektronisches Format umgewandelt und digital an den Rechnungssteller gesendet. Gegen eine zusätzliche Gebühr kann ein Lockbox-Anbieter die Daten aus ergänzenden Dokumenten extrahieren, die der Rechnungssteller für den Abgleich verwenden kann. Banken und Dritte verwenden optische Texterkennung (OCR), maschinelles Lernen auf der Basis von künstlicher Intelligenz und andere Technologien, um die Daten aus zusätzlichen Überweisungsdokumenten zu extrahieren.

Viele Banken und Drittanbieter von Lockbox-Diensten verwenden Hochgeschwindigkeits-Produktionsscanner, wie den ibml Fusion, um Schecks und zusätzliche Forderungsdokumente zu verarbeiten, die von Kunden eingereicht wurden.

Der Rechnungssteller erhält eine Datei mit Einzahlungsdaten, die er zur Aktualisierung seines Debitorensystems verwenden kann. Die von einigen Lockbox-Anbietern zur Verfügung gestellte Datei kann direkt in die ERP-Anwendung (Enterprise Resource Planning) oder das Buchhaltungspaket eines Rechnungsstellers hochgeladen werden, um eine kontaktlose Buchung zu ermöglichen. In anderen Fällen müssen die Rechnungssteller die Datei des Lockbox-Anbieters und/oder die Angaben aus den zusätzlichen Überweisungsdokumenten erneut eingeben.

Lockbox-Anbieter können elektronisch eingereichte Zahlungen und ergänzende Dokumente sammeln und verarbeiten. Elektronische Zahlungen werden direkt auf das angegebene Konto des Rechnungsstellers eingezahlt, während der Lockbox-Anbieter die Überweisungsdaten sammelt, die an ein E-Mail-Postfach oder eine Online-Lösung für die Bezahlung von Rechnungen gesendet werden.

Vorteile der Nutzung eines Lockbox-Anbieters

Lockbox-Zahlungsverarbeitungsdienste bieten Rechnungsstellern jeder Größe erhebliche Vorteile.

• Beschleunigter Cashflow. Viele Lockbox-Anbieter betreiben geografisch verteilte Einrichtungen, die die Zeit für den Zahlungseingang auf dem Postweg verkürzen. Einige Lockbox-Anbieter holen im Auftrag der Rechnungssteller Post auch mehrmals täglich bei der Post ab.
• Verbesserte Backoffice-Effizienz. Durch die Zusammenarbeit mit einem Lockbox-Anbieter müssen die Backoffice-Mitarbeiter eines Rechnungsstellers keine Zeit mehr mit Fahrten zum Postamt, dem Öffnen der Post, der Bearbeitung von Schecks, der Vorbereitung von Einzahlungsbelegen oder dem Transport von Papierschecks zu einer Bankfiliale verbringen.
• Reduzierte Kosten. Da die Fixkosten eines Lockbox-Anbieters auf mehrere Kunden verteilt werden, sind die Gebühren, die einem Rechnungssteller in Rechnung gestellt werden, oft niedriger als die Kosten, die er für die interne Verarbeitung von Zahlungen aufwenden müsste. Außerdem vermeiden Rechnungssteller große Investitionen in Software oder Hardware. Die Anschaffung von mehr Software oder Hardware zur Unterstützung des Unternehmenswachstums kann eine beträchtliche Ausgabe darstellen.
• Erstklassige Prozesse. Rechnungssteller profitieren vom Center of Excellence und den laufenden Prozessverbesserungen, die von Banken und Drittanbietern für die Lockbox-Verarbeitung eingerichtet wurden.
• Größere Skalierbarkeit. Durch die Zusammenarbeit mit einem Lockbox-Anbieter können Rechnungssteller schwankende Zahlungsvolumina schnell abwickeln, ohne dass dies Auswirkungen auf ihren internen Personalbestand hat.

Dies sind einige der Gründe, warum Beratungsunternehmen, staatliche Einrichtungen, Gesundheitsdienstleister, Hausverwaltungen, Versorgungsunternehmen, Schulen und andere Rechnungssteller Lockbox-Dienste in Anspruch nehmen.

Tipps für die Auswahl eines Lockbox-Anbieters

Banken und Lockbox-Drittanbieter bieten verschiedene Arten von ausgelagerten Dienstleistungen an.

Hier erfahren Sie, wie Sie feststellen können, ob ein Lockbox-Verarbeitungsdienstleister das Richtige für Sie ist.

• Lockbox für den Einzelhandel. Erhält Ihr Unternehmen den Großteil seiner Zahlungen von Verbrauchern? Dann könnte ein Lockbox-Verarbeitungsdienstleister für den Einzelhandel das Richtige für Sie sein. Die Lockbox-Verarbeitung im Einzelhandel dient der Automatisierung von Transaktionen mit geringen Beträgen, wie z. B. Zahlungen für Miete, Versorgungsleistungen oder Telekommunikationsdienste. In vielen Fällen wird den Zahlungen ein maschinenlesbarer Überweisungsschein beigefügt, der die Buchung der Zahlung einer offenen Rechnung vereinfacht. Banken und andere Dritte verwenden häufig Hochgeschwindigkeitsscanner, um Lockbox-Transaktionen zu verarbeiten.
• Lockbox für den Großhandel. Wenn Ihr Unternehmen den größten Teil seiner Zahlungen von anderen Unternehmen erhält, könnte ein Großhandels-Lockbox-Dienstleister genau das Richtige für Sie sein. Die Lockbox-Verarbeitung für den Großhandel wird zur Automatisierung der Hinterlegung von Transaktionen mit hohen Beträgen zwischen Unternehmen eingesetzt. Lockbox-Transaktionen für den Großhandel enthalten in der Regel keinen maschinenlesbaren Überweisungsschein, was die Zuordnung von Zahlungen zu offenen Forderungen erschwert. Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein Kunde eine Zahlung für mehrere Rechnungen leistet oder mehr oder weniger als den Rechnungsbetrag begleicht. Glücklicherweise sind die Lockbox-Transaktionen für den Großhandel viel niedriger als die für den Einzelhandel.
• Ganzheitliche Lockbox. Für Forderungszahlungen, die sowohl Merkmale der Lockbox-Verarbeitung für Privatkunden als auch der Lockbox-Verarbeitung für den Großhandel aufweisen – wie z. B. Transaktionen im Gesundheitswesen oder in der Immobilienverwaltung – könnte eine ganzheitliche Lockbox-Dienstleistung die Lösung sein. In vielen Fällen handelt es sich bei ganzheitlichen Lockbox-Transaktionen um Zahlungen, die mit ganzseitigen Dokumenten eingereicht werden, die die Überweisungsdetails enthalten. Ein Lockbox-Anbieter scannt in der Regel den Zusatzbeleg und extrahiert die Daten, die der Lieferant benötigt, um die Zahlung auf das Konto des Kunden zu buchen

Viele Banken und Drittanbieter bieten die Lockbox-Verarbeitung für Groß- und Einzelhandelskunden sowie für Endkunden zu Großkundenpreisen an.

Ist eine Lockbox das Richtige für Sie?

Wenn Ihr Unternehmen seinen Cashflow steigern und seine Forderungsprozesse rationalisieren möchte, könnte die Lockbox-Verarbeitung die geeignete Lösung sein. Viele Banken und Drittanbieter bieten diese ausgelagerten Forderungsdienstleistungen an, um Unternehmen aller Größenordnungen bei der Automatisierung der B2B- und C2B-Zahlungsabwicklung zu unterstützen. Sie möchten dies näher besprechen? Kontaktieren Sie einen unserer Fachberater, der die Antworten auf Ihre Fragen hat.