Was ist eine OCR-Software (Optical Character Recognition, dt. Optische Texterkennung)?

Bei der gigantischen Menge an Dokumenten und Daten, die ein Unternehmen empfängt, scheint es manchmal fast unmöglich, den Überblick zu behalten.

Backoffice-Mitarbeiter wenden viel Zeit auf, um Daten (wieder und wieder) einzutippen, Papier und E-Mails zu bearbeiten, Fehler zu beheben, verloren gegangene Dokumente aufzufinden und physische Dokumente zu archivieren und abzurufen.

Und all das, während Ihre Stakeholder ungeduldig auf jene Informationen warten, die sie zum Treffen einer Entscheidung benötigen.

OCR-Lösungen (Optical Character Recognition) helfen, diese Belastungen zu verringern, indem sie maschinell gedruckten Text auf physischen und elektronischen Dokumenten automatisch in umsetzbare Informationen umwandeln.

Dieser Artikel erläutert, wie OCR funktioniert und wie Unternehmen von dieser Technologie profitieren können.

Was ist Optical Character Recognition (OCR, dt. Optische Texterkennung)?

OCR wandelt die Informationen in Dokumenten in maschinenlesbaren Text um.

OCR, häufig auch als Texterkennung bezeichnet, existiert bereits seit vielen Jahren. Aber erst seit Unternehmen auf der Suche nach Mitteln und Wegen sind, die stetig wachsende Menge an eingehenden Dokumenten zu verwalten und die Erfassung der darin enthaltenden Informationen zu automatisieren, hat OCR mehr und mehr an Bedeutung gewonnen.

Daten können aus gescannten Dokumenten und PDF-Dateien extrahiert werden.

Die besten OCR-Lösungen verwenden künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen, um Daten aus Dokumenten jeder Art, mit jeglichem Layout oder Format, mit hoher Geschwindigkeit und Genauigkeit zu interpretieren.

Wie funktioniert OCR?

OCR wandelt die Informationen in physischen Dokumenten in umsetzbare Informationen um.

Das Texterkennungsverfahren besteht aus mehreren Schritten:

• Bilderfassung: Die OCR-Software analysiert gescannte Bilder oder digitale Dokumente.
• Vorverarbeitung: Die OCR-Software entzerrt die Bilder, entfernt Flecken und reinigt sie.
• Texterkennung: Die OCR-Software interpretiert und erkennt den Text.
• Nachbearbeitung: Die OCR-Software wandelt extrahierte Textdaten in eine digitale Datei um.

All diese Schritte automatisieren das manuelle Eintippen, das Backoffice-Mitarbeiter bei ihrer Arbeit aufhält.

Sehen wir uns etwas genauer an, wie die OCR-Software funktioniert.

Der OCR-Prozess beginnt mit der Konvertierung physischer Dokumente in ein elektronisches Format. Dafür werden Hochgeschwindigkeits-Produktionsscanner, wie der ibml Fusion, oder andere Geräte, Software oder ausgelagerte Dienstleistungen genutzt.

Die Software kann die Zeichen in elektronisch übermittelten Dokumenten interpretieren.

Gescannte Bilder werden gereinigt, um eine genaue Bilderfassung sicherzustellen.

Die Software analysiert im Anschluss die Bilder, um Zeichen zu identifizieren, die erfasst werden müssen. Einige OCR-Lösungen können außerdem die Struktur eines Dokuments analysieren, um den Text zu identifizieren, der erfasst werden muss. Sie interpretieren Zeichen in einem Dokument anhand von Algorithmen, wie etwa der Mustererkennung, bei der die Software Textbeispiele in verschiedenen Schriftarten und Formaten verwendet, um Zeichen zu erkennen, und der Texterkennung, bei der die Software Zeichen interpretiert, indem sie Regeln für Eigenschaften anwendet, die spezifisch für einen Buchstaben oder eine Zahl sind (z. B. „Die Nummer Sieben ist eine geneigte Linie mit einer am oberen Ende anknüpfenden horizontalen Linie.“).

Schließlich werden die identifizierten Zeichen in ASCII-Code umgewandelt, der von Computerprogrammen verwendet werden kann.

OCR-Lösungen liefern in der Regel einen Wert, anhand dessen sich ablesen lässt, wie genau die Technologie Daten erfasst, sodass Benutzer fundierte Entscheidungen bzgl. der Verwendung der Informationen treffen können.

In welchen Fällen kommt OCR zum Einsatz?

Jegliche dokumentenbezogene Geschäftsprozesse können davon profitieren, einschließlich:

• Rechnungsverarbeitung: OCR-Software kann aus der Kopfzeile und den Einzelposten Daten extrahieren, wie z. B. den Namen des Lieferanten, das Fälligkeitsdatum der Rechnung, die Produktmenge, den Stückpreis und den Gesamtbetrag der Rechnung.
• Reise- und Spesenmanagement. In Reise- und Spesenmanagement-Lösungen integrierte OCR-Technologie macht es für Geschäftsreisende leichter, Belege zur Rückerstattung von Reisekosten einzureichen. Die Software extrahiert Daten aus Bildern von Belegen, die Geschäftsreisende mit ihrem Mobilgerät aufgenommen haben.
• Lockbox-Verarbeitung: OCR automatisiert die Erfassung von Überweisungsdetails, wie z. B. die Kontonummer des Kunden, der fällige Gesamtbetrag und das Zahlungsziel.
• Auftragsbearbeitung: OCR-Software kann automatisch Informationen aus Kundenaufträgen extrahieren und an die zuständige Person bzw. das zuständige System zur Abwicklung weiterleiten.
• Logistik. OCR ist ideal für die Datenextraktion von Verpackungsetiketten, Frachtbriefen, Empfangsbestätigungsquittungen, Rechnungen und sonstigen Dokumenten, die Teil der Versandabwicklung sind.
• Große Datenmengen. Durch die Freischaltung der Informationen in physischen Dokumenten und PDF-Dateien kann OCR der erste Schritt in einer Initiative von Unternehmen zur Datenmodellierung und Liquiditätsprognose sein. Daten können schnell gesammelt werden, ohne dass Mitarbeiter Informationen manuell überprüfen oder eingeben müssen.
• Datensatzmanagement: OCR kann bei der Indexierung von Dokumenten in einer Bibliothek helfen.
• Transportüberwachung: OCR-Software kann Reisepassnummern und Führerscheinnummern erkennen und so bei der Kontrolle von Einzelpersonen für internationale Reisen und für die Sicherheit helfen.

Ob es sich um die Extrahierung von Daten aus Kontoauszügen, Verträgen, Bewerbungen, Versicherungsfällen, Rechnungen für Versorgungsleistungen oder sonstigen gedruckten Dokumenten handelt, OCR-Software kann beinahe überall eingesetzt werden.

Welche Vorteile bietet OCR?

Die Automatisierung der Datenextraktion aus Dokumenten bringt Unternehmen wesentliche Vorteile.

• Reduzierte Kosten. Dank OCR sind das manuelle Eintippen, die Bearbeitung von Papier und E-Mails sowie unvermeidbare Tippfehler, was Mitarbeitern Zeit raubt und Backoffice-Kosten in die Höhe treibt, Geschichte.
• Schnellere Zykluszeiten. Die Digitalisierung von physischen Dokumenten mit einem Hochgeschwindigkeitsscanner und die Extraktion von Daten beseitigen die bremsenden Elemente von Backoffice-Prozessen ganz automatisch.
• Optimierte Arbeitsabläufe. Dokumente können auf digitalem Wege an nachgelagerte Systeme, Prozesse oder Personen weitergeleitet werden, basierend auf voreingestellten Geschäftsregeln für die durch OCR extrahierten Daten.
• Verbessertes Kundenerlebnis. Die hohe Genauigkeit der Datenerfassung der besten OCR-Lösungen hilft Unternehmen dabei, ein optimales Kundenerlebnis bereitstellen zu können.
• Geschäftskontinuität. Die Digitalisierung, Extraktion und zentrale Archivierung der Informationen aus Dokumenten schützen geschäftskritische Daten vor Einbrüchen, Bränden und Katastrophen.
• Verbesserte Zusammenarbeit. Die Konvertierung physischer Dokumente in PDF-Dateien erleichtert es örtlich verteilten Stakeholdern, Dokumente zu bearbeiten, zu kommentieren, zu formatieren und zu durchsuchen. Digital gespeicherte Dokumente und Daten können sofort jederzeit und von jedem Ort aus abgerufen werden.

Dies sind einige der Gründe, warum Unternehmen jeglicher Größe aus allen Industriezweigen OCR einsetzen.

So wählen Sie die richtige OCR-Lösung

Das Angebot an OCR-Lösungen ist groß. Die falsche Wahl kann Ihr Unternehmen zurückwerfen. Deshalb ist es wichtig, in Sachen OCR-Technologie den richtigen Partner zu haben, wie ibml. Wir verbessern unsere OCR-Lösungen kontinuierlich, indem wir die neuesten Entwicklungen in Sachen Software und Scanner integrieren. Mit der OCR-Technologie von ibml können Unternehmen die Kontrolle über ihre geschäftskritischen Informationen zurückerlangen.