Automatisierung des Kreditüberprüfungsprozesses

United Acceptance Inc. (UAI) ist eine 1991 gegründete Finanzorganisation, die Kapital- und Servicelösungen für Autohäuser, die einen „Hier kaufen, hier zahlen”-Betrieb haben, Finanzunternehmen und unabhängige Finanzunternehmen, anbietet. UAI hat erhebliche Arbeitseinsparungen erzielt, einen dreimonatigen Bearbeitungsrückstand beseitigt, die Entscheidungsfindung im Unternehmen verbessert und sich durch die Automatisierung des Kreditüberprüfungsprozesses mit einer Scan- und Dokumentenerfassungslösung von ibml auf Wachstum eingestellt.

Die Herausforderung

UAI verarbeitet zwei Arten von Krediten:

• Vorfinanzierte Kredite: Kredite, die UAI für einen möglichen Kauf überprüfen muss
• Nachfinanzierte Kredite: angekaufte Kredite

Der Prozess des Scannens und der manuellen Klassifizierung von Kreditdokumenten stellte für UAI mehrere Herausforderungen dar:

• Umständliche Dokumentvorbereitung: Die Scan- und Dokumenterfassungslösung der UAI erforderte, dass Bediener Trennblätter zwischen jedes Dokument einfügen mussten, um den Beginn eines neuen Dokuments anzuzeigen. Jedes Dokument in einem Darlehenspaket musste auch mit einer Kontonummer für die manuelle Nachverfolgung von Hand gestempelt werden.
• Langsamer Scanner-Durchsatz: Die Dokumentenzuführungen auf den alten Scannern von UAI hielten nur 100 Seiten. Der Scan-Durchsatz kam dann zum Stillstand, währen die Bediener die Zuführung auffüllen mussten. Da die Gruppe von Paketen innerhalb eines Antrags mehr als 1.000 Seiten umfasst, war es nicht ungewöhnlich, dass Scanner-Bediener den Dokumenteneinzug für einen einzigen Vorschlag mehrmals nachfüllen mussten. Schlimmer noch, die alten Scanner von UAI klemmten „ziemlich regelmäßig”, sagte Malik.
• Verzögerungen bei der Softwareverarbeitung: Nachdem Dokumente gescannt wurden, dauerte es bis zu einer Stunde, bis die Bilder durch das UAI-Netzwerk und seine Dokumentenklassifizierungssoftware gelangten. Doch die Verzögerungen endeten nicht: Es dauerte zwischen vier und fünf Stunden, bis UAI von seiner Dokumentenklassifizierungslösung auf seine Microsoft SharePoint Anwendung ausgeben konnte.
• Eingeschränkte Workflow-Transparenz: Die Scan- und Dokumentenerfassungslösung von UAI erforderte von den Bedienern eine Reihe von manuellen Schritten, um den Status eines Dokuments zu bestimmen.
• Verlorene Seiten: Mit der alten Scan- und Dokumentenerfassungslösung riskierte UAI, gescannte Seiten im Speicher zu verlieren, wenn die Mitarbeiter länger als 5 Minuten warteten, bevor sie die Arbeit speicherten.

Infolgedessen verfügte UAI über einen Rückstand von bis zu 3½ Monaten an vorfinanzierten Krediten, die bearbeitet werden mussten.

Dies war die positivste Erfahrung, die UAI je mit der Bereitstellung eines neuen Systems und dem Erreichen eines Live-Datums gemacht hat
Laeeq Malik
UAI Information Technology Project Manager.

Aus diesen Gründen hat das Management von UAI nach alternativen Lösungen gesucht. Nach einer umfassenden Bewertung wählte UAI eine Scan- und Dokumentenerfassungslösung von ibml aus.

Die Lösung

Nach einer Bewertung der verfügbaren Lösungen wählte UAI eine Lösung, die den ImageTracDS 1085-Scanner von ibml und die ibml Capture Suite Software mit Synergetics enthält.

Der ImageTracDS 1085 ist ein Produktionsscanner mit mittlerem Durchsatz, der eine hochwertige und effiziente Verarbeitung bietet und die Kosten für die Dokumentvorbereitung reduziert, indem er das Scannen von gemischten Dokumenten unterschiedlicher Dicke und Größe in einem einzigen Durchgang ermöglicht. Der ImageTracDS 1085 ist mit zwei Sortierfächern ausgestattet. Dies macht das Gerät ideal für Anwendungen, bei denen Schecks, Trennblätter oder andere sensible Dokumente an einen Kunden zurückgegeben werden müssen oder die eine andere spezielle Nachbearbeitung erfordern.

Synergetics, Teil der Capture Suite von ibml, wurde für Organisationen entwickelt, die Mehrkanal-Eingabeströme verarbeiten und die Dokumentverarbeitung automatisieren möchten. Synergetics ist eine intelligente Lösung zur Dokumentenerkennung, die Dokumente automatisch klassifiziert und Metadaten extrahiert.

Malik sagte, UAI wählte ibml auf Grundlage seiner beeindruckenden Erfolgsbilanz mit US-Banken, der Fähigkeit von ibml, hohe Mengen an Dokumenten mit enormer Genauigkeit für die U.S. Census zu handhaben, der überzeugenden Video-Demonstration von ibml und den Ergebnissen eines Konzeptnachweises, den ibml in seinen Büros in Alabama durchführte.

Die Lösung von ibml hat einen signifikanten positiven Einfluss auf den täglichen Betrieb von UAI gehabt.

Während des Aufnahmevorgangs erfasst ImageTracDS 1085 von ibml bi-tonale TIFF- und Farb-JPEG-Bilder sowohl der Vorder- als auch der Rückseite der Dokumente. Sobald ein Stapel gescannt wurde, wird er digital an die ibml Dokumentklassifizierungs- und Metadatenextraktionsanwendung Synergetics übertragen. Synergetics klassifiziert jedes Dokument in einem Darlehenspaket und bestimmt automatisch, ob sechs kritische Dokumenttypen innerhalb der Charge vorhanden sind: Deckblatt, Einzelhandelsratenvertrag (RIC), Titel, Zahlungshistorie, Kreditantrag und Verkaufsabrechnung. Wenn die sechs Dokumentenarten vorhanden sind, geht die Charge zur Extraktion über. Wenn eine oder mehrere der Dokumentenarten nicht identifiziert werden, aber das System ein Trennblatt findet, das feststellt, dass der Beleg fehlt, geht die Charge zur Extraktion über. Wird ein Dokument nicht identifiziert und kein Trennblatt gefunden, geht der Stapel zur Verifizierung an einen UAI-Mitarbeiter.

Während der Extraktion liest Synergetics drei Felder – Kontonummer, Vorname (und zweiter Vorname, falls vorhanden) und Nachname – mithilfe der OCR-Technologie (Optical Character Recognition). Die extrahierten Daten werden in erster Linie für die Namenskonvention und Indizierung der Ausgabedatei von UAI verwendet. Nach Abschluss der Metadatenextraktion werden PDF-Dateien aus den Bildern erstellt und an einen bestimmten Ort auf dem SharePoint-Server der UAI verschoben.

Besonders beeindruckt haben uns die unkomplizierte Schulung von ibml, die einfache Bedienung des Systems und das ausgezeichnete Kommunikations- und Projektmanagement.
Laeeq Malik
UAI Information Technology Project Manager.

Die Vorteile

Die ibml Lösung bot UAI eine Reihe von unmittelbaren operativen Vorteilen:

• Optimierte Dokumentvorbereitung: UAI muss nicht mehr nach jedem Dokument Trennblätter einfügen. Die ibml Dokumentklassifizierungslösung Synergetics bestimmt automatisch den Anfang eines neuen Dokuments. UAI muss nur Trennblätter einfügen, wenn eine bestimmte Kreditbelegart fehlt (dies unterstützt die Überprüfung der Geschäftsregel später im Verarbeitungsworkflow). Durch den Wegfall der Notwendigkeit von Trennblättern nach jedem Dokument werden auch die Beträge reduziert, die UAI für Papier ausgibt. Des Weiteren entfällt die Zeit, die für das Herausziehen von Trennblättern aus den gescannten Paketen aufgewendet wird. Darüber hinaus muss UAI nicht mehr jedem Dokument zur Nachverfolgung eine Kontonummer per Handstempel geben. Der ImageTracDS 1085 von ibml druckt im Rahmen des Scanvorgangs die Kontonummer auf jedes Dokument in einem Kreditpaket.
• Schnellerer Scan-Durchsatz: UAI ersetzte seine vier alten Scanner durch zwei ImageDS 1085-Produktionsscanner. Zusätzlich kann UAI jetzt mehrere gemischte Kreditpakete verarbeiten. Der ImageTracDS 1085 von ibml liest einen Barcode auf dem Deckblatt einzelner Kreditpakete, um jedes Paket automatisch in einen Stapel zu trennen. Das Deckblatt wird auch verwendet, um die richtige Kontonummer zu bestimmen, die auf jedes Dokument in einem Kreditpaket gedruckt werden sollte. Malik fügte hinzu, dass der ImageTracDS 1085 weitaus weniger Staus produziert als die alten Scanner.
• Reduzierter Arbeitsaufwand: Der Durchsatz des ImageTracDS 1085 ermöglichte es der UAI, den Personalbedarf für das Scannen von 3 bis 4 Vollzeitkräfte (FTE) pro Woche auf 1½ Vollzeitkräfte zu reduzieren.
• Schnellere Lieferung von Bildern an nachgelagerte Anwendungen: Die Übertragung von Bildern an die ibml Synergetics dauerte einen Bruchteil der Zeit, die mit der vorherigen Scan- und Dokumentenerfassungslösung von UAI erforderlich war.
• Besseres Preismodell: Mit seiner alten Dokumentenklassifizierungslösung zahlte UAI eine Sitzplatzlizenz sowie eine Gebühr, jedes Mal wenn es 300.000 gescannte Seiten überschritt. Malik sagte, das ibml Preismodell für seine webbasierte Lösung perfekt zum Wachstum von UAI passt. UAI zahlt jetzt eine einzige Lizenzgebühr, die es UAI ermöglicht, mehrere Personen gleichzeitig an Stapel zu arbeiten.
• Kein Verarbeitungsrückstand: UAI hat seinen Rückstand innerhalb eines Monats nach Bereitstellung der ibml Lösung beseitigt. UAI scannt nun alle Kreditdokumente innerhalb von 24 Stunden nach dem Kauf. Durch die Eliminierung des Rückstaus konnte UAI mit dem Scannen von etwa 6,3 Millionen Seiten älterer Konten beginnen.

Die ibml Lösung hat so gut funktioniert, dass UAI plant, alle seine Vorfinanzierungsdokumente zu scannen, damit seine Zeichnungs- und Qualitätssicherungsabteilungen gleichzeitig auf Kreditdokumente zugreifen können.

„Das wird uns helfen, schnellere Kreditentscheidungen zu treffen”, erklärt Malik. UAI kann auch die Lösung erweitern, um Dokumente für vorfinanzierte und finanzierte Kredite zu vergleichen, um Diskrepanzen zu erkennen.

Fazit

„Dies war die positivste Erfahrung, die UAI je mit der Bereitstellung eines neuen Systems und dem Erreichen eines Start-Datums gemacht hat” sagte Malik. „Besonders beeindruckt haben uns die unkomplizierte Schulungen von ibml, die einfache Bedienung des Systems und das ausgezeichnete Kommunikations- und Projektmanagement.”