Kreditdienstleister Fallstudie

Der Kreditdienstleister reduzierte die Bearbeitungszeit um 90 Prozent und steigerte die Mitarbeiterproduktivität um 400 Prozent mit der intelligenten Erfassung

Geschwindigkeit ist entscheidend für die Kreditvergabe, um genügend Zeit für die Due Diligence zu gewährleisten, um Ausreißer zu erkennen, bevor sie Kreditnehmer betreffen oder Compliance-Probleme verursachen, und um Verzögerungen bei der Finanzierung zu vermeiden.

Ein führender Anbieter von Technologie- und Unternehmens-Services für Hypothekarkreditgeber und -Dienstleister beschleunigte die Kreditprüfung und das Boarding um 90 Prozent. Er erzielte mit einer intelligenten Erfassungslösung von ibml eine Steigerung der Mitarbeiterproduktivität um 400 Prozent.

Die Situation

Nach dem Abschluss eines Darlehens werden die Dokumente in der Regel notariell beglaubigt und zur Bearbeitung und Qualitätskontrolle und Überprüfung an eine Rechtstitelversicherungsgesellschaft oder einen Treuhänder gesendet. Dieser Kreditdienstleister digitalisiert und überprüft Kreditpakete im Namen seiner Kunden. Die Titelversicherung hat unter anderem sicherzustellen, dass der Darlehensnehmer alle erforderlichen Unterlagen unterschreibt und der Notar eine Kopie des Lichtbildausweises des Darlehensnehmers beifügt. Der Kreditdienstleister beseitigt in Zusammenarbeit mit dem Titelversicherer oder Kreditgeber von ihm aufgedeckte Ausreißer, wie zum Beispiel eine fehlende notarielle Unterschrift.

Bestimmte Dokumente wie die Hypothekenurkunde müssen ebenfalls aus dem Kreditpaket entnommen, mit einem Stempel als Originaldokument zertifiziert, im Kreditpaket durch eine Kopie ersetzt und bei den Behörden registriert werden (einige Stellen benötigen zwei Kopien der aufzeichnungsfähigen Dokumente). Einige andere Dokumente müssen aus dem Kreditpaket entnommen und an den Kreditnehmer zurückgegeben werden. Bearbeitete Kreditpakete werden dann in die Systeme der Kunden des Kreditdienstleisters sowie in die eigenen Systeme hochgeladen.

Jedes Darlehenspaket umfasst in der Regel zwischen 160 und 180 Seiten, und die meisten Rechtstitelversicherer wollen nicht am Ende jeden Monats zusätzliche Mitarbeiter zur Bearbeitung der Darlehen bereitstellen müssen.

Der Kreditdienstleister bearbeitet täglich durchschnittlich zwischen 500 und 700 Kreditpakete. Der Kreditdienstleister nutzte zuvor eine Lösung mit rund 15 Desktop-Scannern (jeder verarbeitet zwischen 60 Seiten und 80 Seiten pro Minute), um Kreditpakete zu digitalisieren. Die Lösung schuf mehrere Probleme:

• Jeder Scanner benötigte einen dedizierten Bediener.
• Die Lösung konnte keine Barcodes lesen, um Dokumente automatisch zu identifizieren.
• Die Lösung konnte keine Informationen automatisch auf nachgeschaltete Systeme hochladen.
• Die Lösung erforderte, dass die Bediener nach zu registrierenden Dokumenten suchen, diese aus den Kreditpaketen entnehmen und ihren Arbeitsplatz zum Fotokopieren, Handstempeln und Initialisieren des Originaldokuments verlassen und dann im Kreditpaket durch die Fotokopie ersetzen mussten.
• Ein hoher Dokumentendurchsatz erforderte, dass der Kreditdienstleister alle zwei Wochen die Rollen an seinen Desktop-Scannern austauschen musste.

Der Kreditdienstleister erkannte die Ineffizienz mit seiner alten Erfassungslösung und begann, alternative Lösungen zu evaluieren. Einer der Technologiepartner des Unternehmens schlug zunächst einen Desktop-Scanner vor, der einen zusätzlichen Durchsatz von 40 Seiten pro Minute bieten würde, ohne jedoch die Funktionalität zu verbessern. Diese Lösung hätte die technischen Probleme des Kreditdienstleisters nicht gelöst und er hätte immer noch 10 Scanner-Bediener benötigt.

Der Kreditdienstleister entdeckte eine praktikable Lösung, als einer seiner Finanzvorstände ein ibml Erfassungssystem bei einem anderen Outsourcing-Anbieter in Betrieb sah.

Der Kreditdienstleister erkannte sofort, dass die ibml Erfassungslösung die erforderliche Leistung und Funktionalität bieten würde.

Die Lösung

Die Lösung für den Kreditdienstleister von ibml umfasst zwei ImageTrac ® Hochgeschwindigkeits-Scanner und die Capture Suite Software von ibml. Die Lösung digitalisiert jedes Kreditpaket und liest die Barcodes auf der Vorderseite der Trennblätter, um zur registrierende Dokumente zu identifizieren. Ein Tintenstrahl-Abzeichnungsgerät sprüht ein zertifiziertes Wasserzeichen auf jedes beschreibbare Dokument, welches anzeigt, ob es sich um ein Originaldokument handelt. Und zwei dedizierte HP-Drucker generieren automatisch Kopien von zu registrierenden Dokumenten, sodass die Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz nicht mehr verlassen müssen, um Dokumente zu kopieren, mit einem Handstempel zu versehen und die Originaldokumente zu initialisieren. Sobald ein Kreditpaket gescannt wird, lädt die Lösung die Bilder und Daten automatisch in das System des Kreditdienstleisters sowie in die Systeme seiner Kunden hoch. Innerhalb weniger Monate nach der Entdeckung begann der Kreditdienstleister mit der Nutzung der ibml Plattform.

Die Vorteile

Die intelligente Erfassungslösung von ibml bot dem Kreditdienstleister sofortigen operativen Nutzen:

• Weniger manuelle Prozesse: Bunt gefärbte Trennblätter ermöglichen es den Mitarbeitern, den Ort von zu registrierenden Dokumenten innerhalb eines Kreditpakets schnell zu identifizieren. Das Personal ersetzt die Originaldokumente durch die gedruckten Kopien und entfernt die Trennblätter zur Wiederverwendung. Die Mitarbeiter verbrachten zu viel Zeit damit, herauszufinden, wo eine Notiz anfing. Der alte Prozess des Kreditdienstleisters zur Identifizierung von zu registrierenden Dokumenten machte es auch wahrscheinlicher, dass Mitarbeiter nicht alle Seiten eines zu registrierenden Dokuments entfernen oder versehentlich Seiten entfernen würden, die zu einem anderen Dokument gehören. Die Lösung von ibml ermöglicht es Benutzern auch, problemlos Kopien von Dokumenten zu drucken, die Kunden später für Offenlegungen benötigen könnten.
• Schnellere Abwicklung: Die ibml Plattform konnte die durchschnittliche Bearbeitungszeit eines einzelnen Kreditpakets für den Kreditdienstleister von mindestens 15 Minuten auf 1 Minute und 15 Sekunden reduzieren. Mittlerweile bearbeitet das Unternehmen mehr als 100 Kreditpakete pro Stunde. An Spitzentagen verarbeitet der Kreditdienstleister mehr als 150.000 Seiten und druckt 5.000 Seiten. Infolge der schnelleren Abwicklung lädt der Kreditdienstleister die Darlehensabschlüsse des Vortages bis 11 Uhr an jedem Geschäftstag in die Systeme seiner Kunden hoch. Mit dem alten System würden die Kunden diese Kredite erst um 17 Uhr sehen. Die schnellere Abwicklung gibt Kunden mehr Zeit für Due Diligence oder die Behebung von Fehlern wie vergessene Unterschriften, die der Prozess aufdeckt – kritisch in einer zunehmend regulierten Umgebung. Die beschleunigte Abwicklung bietet auch die Gewissheit, dass der Kreditdienstleister Kreditpakete bearbeiten kann, falls schlechtes Wetter oder eine andere Bedingung die Lieferung der Tageskreditpakete verzögert. Alle Kreditpakete, die der Kreditdienstleister erhält, müssen am selben Tag ausgehen, oder die Kreditnehmer können ihr Geld nicht bekommen.
• Steigerung der Mitarbeiterproduktivität um400 %: Die ibml Plattform ermöglichte es dem Kreditdienstleister, bis auf einen alle der Mitarbeiter, die bisher zum Scannen von Kreditdokumenten benötigt wurden, neu zuzuweisen. Nun betreibt eine Person die beiden ImageTrac-Scanner, mit denen das Unternehmen Kreditdokumente verarbeitet und überprüft. Darüber hinaus lädt die ibml Plattform Bilder und Daten automatisch in das System des Kreditdienstleisters sowie in die Systeme seiner Kunden hoch, basierend auf Informationen, die aus Barcodes gelesen werden. Und die Mitarbeiter müssen ihren Arbeitsplatz nicht mehr verlassen, um zu registrierende Dokumente zu fotokopieren, von Hand zu stempeln und zu initialisieren.
• Bessere Transparenz und Kontrolle: Die ibml Plattform bietet dem Kreditdienstleister Einblick in die Effizienz und Genauigkeit jeder Aufgabe, die von Teammitgliedern ausgeführt wird. Und die Barcode-Lesefunktionen in der ibml Plattform verfolgen ausgehende Kreditpakete. In der Vergangenheit mussten Mitarbeiter die auf den Schreibtischen gestapelten Pakete sortieren, um den Status der ausgehenden Pakete zu bestimmen. Dies führte zu einer besseren Kommunikation zwischen dem Kreditdienstleister und seinen Kunden.

Die Zukunft

Der Kreditdienstleister plant, auf dem Erfolg seiner intelligenten Erfassungslösung mit proprietärer Software aufzubauen. Diese identifiziert, trennt sowie indexiert Kreditdokumente automatisch und extrahiert kritische Informationen aus dem Dokument.

Das Unternehmen prüft auch, wie es seine intelligente Erfassung auf andere Geschäftsanwendungen ausdehnen kann.