WPS Health Solutions

Die Bearbeitung von Anträgen im Gesundheitswesen ist komplex. Doch WPS Health Solutions rationalisierte seine Prozesse, indem es die 10 älteren Desktop-Scanner durch eine intelligente Datenerfassungslösung von ibml ersetzte. Die intelligente Datenerfassungslösung ermöglichte es WPS, den Durchsatz zu steigern, Kosten zu senken, die Produktivität der Mitarbeiter zu verbessern, manuelle Aufgaben zu eliminieren, den Dokumentenabruf zu optimieren und Scheckeinzahlungen zu beschleunigen.

WPS Health Solutions wurde 1946 gegründet und ist ein führender gemeinnütziger Krankenversicherer mit Sitz in Madison, Wisconsin. Seit mehr als 20 Jahren nutzt WPS seine Expertise im Bereich der Verwaltungs-Services, um Gesundheitsanträge im Namen anderer Krankenversicherer und der US-Regierung zu bearbeiten.

„WPS scannt etwa 5 Millionen Seiten pro Monat in zwei Verarbeitungsschichten, die fünf Tage die Woche im Werk von WPS in Madison laufen”, sagt Vince Wittig, Leiter des Bereichs Preadjudication Operations and Technology bei WPS Health Solutions. WPS scannt eine Vielzahl von Dokumenten, beispielsweise Anträge, Korrespondenzen, Schecks, Krankenakten usw.

WPS erkannte, dass die interne Scan-Lösung nicht die Effizienz, Bearbeitungszeit oder Intelligenz bot, um die Prozesse so voranzutreiben, dass damit der Betrieb transformiert werden könne.

„WPS hat die intelligente Lösung für Datenerfassung von ibml aufgrund ihrer nachweislichen Erfolgsbilanz in anspruchsvollen Datenerfassungsumgebungen ausgewählt.“
Vince Wittig,
Leiter des Bereichs Preadjudication Operations and Technology bei WPS Health Solutions.

Nach einer umfassenden Evaluierung der verfügbaren Lösungen kaufte WPS zwei ibml ImageTrac® -Hochgeschwindigkeitsscanner, die Qualitätskontrollsoftware von ibml und den Connector von ibml, um Bilder und Daten nahtlos in die Backend-Erfassungssoftware von WPS hochzuladen. „WPS hat die intelligente Datenerfassungslösung von ibml aufgrund ihrer nachweislichen Erfolgsbilanz in anspruchsvollen Datenerfassungsumgebungen ausgewählt“, sagt Wittig.

Im März 2016 startete WPS mit der intelligenten Datenerfassungslösung von ibml die Live-Produktion.

Die Ergebnisse

Die intelligente Datenerfassungslösung von ibml bot WPS sofort greifbare Vorteile:

• Besserer Durchsatz: Die Effizienz der ImageTrac-Scanner von ibml ermöglichte es WPS, das Volumen der von ihnen pro Woche verarbeiteten Papieranträge zu verdoppeln (von 70.000 Anträgen auf 140.000 Anträge). Gleichzeitig wurde das Bilderfassungspersonal um 50 Prozent reduziert und es musste kein weiteres Personal in der Poststelle angestellt werden. Darüber hinaus hat das Bilderfassungspersonal von WPS jetzt die Zeit, zusätzliche Qualitätskontrollen durchzuführen.
• Verbesserte Mitarbeiterproduktivität: Zu Prüfungszwecken verlangte WPS zuvor, dass jeder Mitarbeiter seine Initialen auf jedes Dokument in den von ihm verarbeiteten Batches schreibt. Mit der intelligenten Datenerfassungslösung von ibml platzieren Mitarbeiter nun einen Mitarbeiter-ID-Barcode auf jedem von ihnen verarbeiteten Dokumentenstapel. Das System verknüpft automatisch die Arbeit, die jedem Barcode-Blatt folgt, mit dem entsprechenden Mitarbeiter. Dadurch, dass Mitarbeiter ihre Initialen nicht mehr auf jedes Dokument ihre Initialen schreiben müssen, spart WPS 6.000 Stunden pro Jahr, während sichergestellt wird, dass WPS die ausgeführten Arbeiten von
  jedem Mitarbeiter über den gesamten Prozess hinweg überwachen kann.
• Weniger manuelle Prozesse: Zuvor musste WPS die Anzahl der Dokumente in jedem Arbeitsstapel strikt auf 100 Dokumente beschränken oder die 32-Bit-Architektur seiner Erfassungssoftware auf die Probe stellen; das Personal musste Stapel mit je 100 Dokumenten manuell durchzählen. Die ibml Lösung ermöglichte die Erstellung von Regeln, die die automatische Stapelverarbeitung von ibml nutzen, um Stapel basierend auf der Anzahl der Anträge, der Datumsänderung oder der Änderung des Dokumententyps automatisch erstellen zu können. Durch das automatische Stapeln wurden viele Dokumentenstapel im gesamten Betrieb von WPS sowie die 6.000 Stunden pro Jahr, die Mitarbeiter mit dem Zählen von Dokumenten verbrachten, einfach eliminiert
• Optimierter Dokumentenabruf: Die intelligente Datenerfassungslösung von ibml druckt zwei Kontrollnummern auf jedes Dokument, das sie verarbeitet (eine für Abteilungszwecke und eine für seinen internen Kunden). Jede Kontrollnummer ist mit einer Aufbewahrungsbox für barcodierte Datensätze verknüpft, die der Scanner-Bediener während der Wartung der Scanausrüstung befüllt. „Die Erfassung der Barcode-Informationen für jede Box sowie der Kontrollnummern für jedes Dokument macht es WPS leicht, ein Originaldokument im Falle einer Anfrage oder wenn es benötigt wurde physisch abzurufen“, erklärt Wittig.
• Schnellere Scheckeinzahlungen: Legacy-Scanner verwendeten einen zentralen Vorschubmechanismus, um Seiten zum Scannen aufzunehmen, was spezielle Vorbereitungstechniken und übermäßiges Festkleben von Dokumenten mit kleinem Format erforderte. Der linksbündige Dokumenteneinzug der intelligenten Datenerfassungslösung von ibml ermöglicht es WPS, Schecks und zugehörige Dokumente zu scannen, die miteinander vermischt werden, ohne dass kleinere Dokumente auf ein Trägerblatt geklebt werden müssen. Die ibml Lösung identifiziert Schecks automatisch, erfasst die MICR-Daten von jedem Scheck und generiert ein Bild von jedem Scheck, der für die elektronische Einzahlung bereit ist. WPS reduzierte die benötigte Zeit für jede Charge von Schecks von 30 Minuten pro Charge auf fünf Minuten pro Charge.
• Reduzierte Kosten: Die lineare Dokumentenerkennungs- und Sortierfunktion der ImageTrac-Scanner von ibml ermöglichte es WPS, die Patch-Blätter, welche Mitarbeiter zur Dokumententrennung einfügen, problemlos auszusortieren. Wittig schätzt, dass WPS 1 Million Patch-Blätter pro Monat wiederverwendet, was erhebliche Einsparungen für das Unternehmen bedeutet. Seit der Bereitstellung der ibml Lösung verwendet WPS ebenfalls weniger Tintenpatronen für seine Scanner. In der Vergangenheit haben die WPS-Mitarbeiter „wahllos“ die Tintenpatronen auf jedem ihrer 10 Scanner am Ende jeder Schicht ausgetauscht. Mitarbeiter wechseln jetzt die Tintenpatronen
  der ImageTrac-Scanner nur noch zweimal pro Woche.

Ohne die Lösung von ibml hätte WPS niemals die gleichen Ergebnisse erzielen können
Vince Wittig,
Leiter des Bereichs Preadjudication Operations and Technology bei WPS Health Solutions.

Wittig ist von der intelligenten Datenerfassungslösung von ibml so beeindruckt, dass er plant, einen weiteren ImageTrac-Scanner mit drei Fächern zu kaufen und die vorhandenen ImageTrac-Scanner seiner Abteilung von zwei Fächern auf drei Fächer aufzurüsten, um zusätzlichen Durchsatz und Sortierflexibilität zu erreichen.

Der Erfolg, den die Abteilung von Wittig mit der intelligenten Datenerfassungslösung von ibml erzielt hat, konnte nach kurzer Zeit die Aufmerksamkeit der Kunden von WPS auf sich ziehen. Wittig sagte, dass seine Abteilung jetzt die am meisten besuchte Abteilung im Unternehmen ist und wöchentliche Anfragen von bestehenden und potenziellen Kunden erhält.

Die beeindruckenden Ergebnisse der ibml Lösung sind ein Beweis für „die Kunst des Möglichen“, so Wittig abschließend. „Ohne die Lösung von ibml hätte WPS niemals die gleichen Ergebnisse erzielen können“, erklärte er.