Comment choisir les bons outils de gestion de documents

Si votre bureau a fait le choix du 100 % numérique, vous aurez besoin d’outils de gestion des documents pour garder une trace de tout. Cependant, compte tenu du grand nombre d’options disponibles sur le marché, il peut être difficile de distinguer les technologies de qualité médiocre des solutions solides et fiables, et de choisir le meilleur logiciel de gestion de documents.

3 critères à prendre en compte pour choisir vos outils de gestion des documents

Il est important de ne pas oublier que les plates-formes de gestion de documents ont toutes leurs propres spécificités. Certaines offrent par exemple des services d’automatisation de base, tandis que d’autres sont des solutions à grande échelle destinées aux grandes entreprises.

Vous ne savez pas par où commencer votre recherche ? Pour commencer, gardez à l’esprit trois caractéristiques clés que vous attendez de la technologie :

1. Facilité d’utilisation : les meilleures solutions logicielles de gestion de documents sont simples et faciles à utiliser. Si le logiciel que vous utilisez est complexe, votre frustration ne fera qu’augmenter au fil du temps. Veillez plutôt à choisir des outils conviviaux, dotés d’une interface accessible et de fonctionnalités simples. En outre, assurez-vous que votre logiciel peut se synchroniser sur différents appareils et plates-formes pour faciliter l’intégration. Cela permet de minimiser les problèmes de déploiement pour les employés et de réduire le temps que vous consacrez à la formation et à la mise en œuvre.
2. Assistance client : même si vos outils de gestion de documents sont faciles à utiliser, vous aurez toujours besoin d’un support client solide et fiable. Cherchez des services qui offrent une aide en direct, où vous pourrez passer en revue les problèmes et les obstacles avec les représentants du service à la clientèle. Il est également utile de choisir un service qui propose une documentation et des instructions détaillées sur la manière d’intégrer et de former votre personnel. En outre, la plupart des entreprises vous proposent de configurer votre compte et de former votre personnel, moyennant un supplément. Souvent, cet investissement supplémentaire vous permet de mettre toute votre entreprise sur la même longueur d’onde et de réduire les frictions sur le long terme.
3. Coût : il ne fait aucun doute que le prix est un facteur clé lorsqu’il s’agit de choisir les bons outils de gestion de documents. Si vous voulez vous assurer de tirer le meilleur profit de votre investissement, n’oubliez pas d’énumérer les besoins de votre organisation afin d’obtenir une estimation solide du montant que vous devez dépenser. Les facteurs financiers peuvent dépendre de la taille de l’entreprise, des services complémentaires ou de la quantité de stockage cloud dont vous avez besoin. Demandez-vous également si vous aurez besoin d’autres services supplémentaires pour prendre en charge la gestion des documents.

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