Datamark

La concurrence est rude dans le domaine de l’externalisation des processus d’affaires (BPO).

C’est pourquoi les avantages réalisés par DATAMARK pour un client majeur avec une solution de saisie d’images et de données ibml sont si impressionnants. La solution a permis à DATAMARK de réduire ses besoins en main-d’œuvre de plus de 50 %, à accélérer la livraison d’informations en aval et à réduire ses frais généraux.

Fondée en 1989, DATAMARK, Inc. est une organisation BPO leader basée à El Paso, au Texas. DATAMARK dessert les entreprises du Fortune 500, les grandes entreprises et les agences gouvernementales à partir de ses centres de livraison situés aux États-Unis, au Mexique et en Inde.

« Je choisirais à nouveau ibml sans hésitation. »
David Johnson,
Directeur des Opérations DATAMARK.

Depuis 2010, DATAMARK gère la salle du courrier au siège social d’un très grand fournisseur d’assurances et de services financiers. DATAMARK est responsable de la réception, de l’ouverture, du tri et de la numérisation des 3 à 4 millions de documents papier que la société de services financiers reçoit chaque mois des clients, des fournisseurs et des agences gouvernementales fédérales et étatiques. Les images et les données sont acheminées vers les systèmes dorsaux de la société de services financiers aux fins d’indexation et d’archivage.

Dans un premier temps, DATAMARK s’est appuyée sur cinq scanners existants dans la salle du courrier de la société de services financiers. « Les scanners ont été conçus pour un environnement complètement différent », se souvient David Johnson, directeur des opérations de DATAMARK. Le sujet a été abordé lorsque DATAMARK a commencé à rencontrer des problèmes techniques avec les scanners vieillissants. En outre, une restructuration financière majeure du fabricant du scanner a soulevé des inquiétudes quant au soutien à long terme du scanner et de son logiciel.

ibml nous a permis d’apporter une amélioration qualitative, sans sacrifier la vitesse
David Johnson,
Directeur des Opérations DATAMARK.

En 2014, DATAMARK a commencé une évaluation approfondie pour proposer une nouvelle solution de saisie d’image et de données. Afin de répondre aux exigences commerciales de son client, DATAMARK savait que la solution de saisie d’images et de données devait prendre en charge le traitement par lots, créer des images bicolores et en couleur, fournir une qualité d’image allant jusqu’à 300 points par pouce (dpi) et fournir la puissance nécessaire pour gérer efficacement les fluctuations importantes des volumes (le client peut recevoir 10 fois plus de volume un lundi que le mercredi, explique M. Johnson).

Fait important, DATAMARK souhaitait également trouver une solution qui lui soit rentable.

Après avoir passé en revue les spécifications techniques d’un large éventail de technologies, DATAMARK a décidé de tester sur le terrain la solution de saisie d’images et de données ibml ImageTrac 6400, ainsi qu’un appareil qui combine l’ouverture, l’extraction et l’imagerie du courrier sur un seul poste de travail. Lors d’un essai dans l’une des filiales de DATAMARK, il est apparu que le poste de travail multifonction n’était pas adapté. « Il a été conçu pour une opération qui permettrait d’ouvrir, d’extraire et de numériser un type particulier de travail à la volée. Nous n’avions pas ce luxe », explique M. Johnson, notant que le client de DATAMARK présente cinq
grandes lignes d’activité avec plusieurs centaines de catégories de tri. « Nous ne savons tout simplement pas ce qu’il y a dans la majeure partie du courrier. »

M. Johnson a déclaré que DATAMARK était impressionné par le débit de la solution de saisie d’images et de données ibml, l’imagerie bitonale et la couleur flexible, la qualité d’image exceptionnelle, la prise de décision en ligne pour l’impression à jet d’encre et la capacité à trier les documents. DATAMARK a également été influencé par la capacité du logiciel Capture Suite (CS) d’ibml à s’adapter aux exigences de l’entreprise, plutôt que d’insister pour que DATAMARK adapte son processus opérationnel au système. « La flexibilité de la plate-forme CS a permis de répondre à notre besoin de modifier les exigences des travaux “à la volée”. Nous pouvons facilement changer de tâche de numérisation, de ppp, de résolution, de ligne d’impression et de pochette. » En outre, DATAMARK a été impressionné par les antécédents avérés des équipes de mise en œuvre et de support d’ibml.

« Ce ne fut pas une décision difficile », dit M. Johnson.

DATAMARK a mis en œuvre la solution de saisie d’images et de données ibml en juillet 2015 et a migré tout son travail vers la solution au début de septembre de la même année. M. Johnson dit que la mise en œuvre s’est déroulée sans encombre.

Peu de fournisseurs soutiennent leurs solutions aussi bien qu’ibml
David Johnson,
Directeur des Opérations DATAMARK.

Les avantages

DATAMARK a obtenu des avantages significatifs depuis le déploiement de la solution de saisie d’images et de données ibml :

• Réduction de plus de 50 % de la main-d’ œuvre : depuis le déploiement de la solution de saisie d’images et de données ibml, DATAMARK a réduit l’effectif de son opération de numérisation de 18 équivalents temps plein (ETP) à huit ETP. Pour commencer, DATAMARK a pu réaffecter trois ETP à la suite du remplacement de ses cinq scanners traditionnels (chacun nécessitant un opérateur dédié) par une seule solution de numérisation ibml ImageTrac 6400. « Nous avons maintenant une personne qui alimente le scanner et exécute les fonctions d’entrée, et une autre personne qui encaisse le matériel pour le stocker », dit Johnson. De plus, la solution ibml a réduit jusqu’à la moitié du temps que le personnel consacre à re-numériser les documents. Et la manutention exceptionnelle du papier et la conception ouverte de l’ImageTrac 6400 ont permis au personnel de DATAMARK de passer beaucoup moins de temps à résoudre les bourrages papier. « Avec à nos scanners traditionnels, les opérateurs devaient ouvrir la porte latérale, trouver où le bourrage s’était produit, espérer que le document n’était pas déchiqueté, et réapprovisionner le document », dit M. Johnson.
• Réutilisation des codes correctifs : la solution de saisie d’images et de données ibml permet à DATAMARK de trier automatiquement les codes correctifs qu’elle insère entre les lots. Par conséquent, DATAMARK réutilise entre 50 000 et 100 000 codes correctifs par mois. Les commandes de nouvelles feuilles de codes de correctifs sont passées de 250 000 par mois à une commande de remplacement de 50 000 feuilles tous les 3 ou 4 mois. La commande de remplacement remplace simplement les feuilles de code de correctif qui ont été usées à la suite d’une utilisation répétée. « Strictement du point de vue de l’amortissement, les économies réalisées grâce à la réutilisation des codes correctifs sont presque suffisantes pour payer le scanner », note-t-il.
• Un débit plus rapide : « dans les jours qui ont suivi la mise en place de la solution ibml, les personnes responsables des processus en aval du côté de notre client ont demandé si nous pouvions ralentir un peu le système », se souvient M. Johnson. De plus, en effectuant le nettoyage d’image et la reconnaissance de code-barres en ligne pendant la numérisation, la solution ibml a permis au client de DATAMARK de désactiver ces fonctions dans ses systèmes en aval, accélérant encore le débit.
• Meilleure qualité d’image : le client des services financiers de DATAMARK exige que certains de ses documents soient numérisés à 300 ppp. Étant donné que la numérisation de 300 ppp n’était pas native sur les scanners existants de DATAMARK, le processus était extrêmement lent. Après avoir découvert que l’ImageTrac 6400 numérise des documents à 300 ppp avec peu d’impact sur le débit ou la taille du fichier, DATAMARK a convaincu son client de permettre à DATAMARK de numériser l’ensemble de ses documents à 300 ppp. « ibml nous a permis d’apporter une amélioration qualitative, sans sacrifier la vitesse », dit M. Johnson.
• Récupération plus facile des documents : la solution de saisie d’images et de données ibml imprime électroniquement un numéro de contrôle sur chaque image de document pour faciliter la localisation des documents par DATAMARK lorsqu’ils doivent être récupérés physiquement à partir du stockage. Pour sa saisie d’images et de données, DATAMARK utilisait une imprimante à jet d’encre pour pulvériser un numéro de contrôle sur chaque document avant la numérisation. Dans certains cas, le jet était illisible, ce qui rendait difficile la localisation des documents papier.
• Amélioration de 100 % de la reconnaissance des codes-barres : comparée aux scanners traditionnels de DATAMARK, la solution de saisie d’images et de données ibml saisit deux fois plus de données à partir des codes-barres sur les documents fournis par le client. Les données de code-barres peuvent comprendre le type de document et le destinataire prévu. La saisie de ces données accélère automatiquement les processus en aval.

L’une des raisons pour lesquelles DATAMARK a obtenu ces avantages impressionnants tient au soutien exceptionnel fourni par ibml, dit M. Johnson. « Peu de fournisseurs soutiennent leurs solutions aussi bien qu’ibml. »

En conséquence de ces avantages, DATAMARK s’attend à obtenir un retour sur investissement sur sa solution de saisie d’image et de données ibml dans les 18 mois suivant la mise en œuvre – 6 mois plus tôt que prévu initialement par l’entreprise.

Conclusion

M. Johnson note qu’ibml a permis à DATAMARK d’atteindre tous ses objectifs pour le projet.

DATAMARK est tellement impressionné par la solution de saisie d’images et de données ImageTrac 6400 d’ibml qu’elle prévoit d’en acheter une autre pour fournir une sauvegarde destinée à son traitement en salle de courrier et pour remplacer les équipements de numérisation vieillissants et moins fiables dans le service d’application de trésorerie de la société de services financiers.

« Je choisirais de nouveau ibml en un clin d’œil », conclut M. Johnson.