3 grandes étapes pour consolider vos processus de back office
Vous avez probablement déjà envisagé de consolider ou de centraliser votre saisie de données, mais vous avez peut-être hésité en raison des efforts et du temps nécessaires ou du coût perçu.
Il est important d’être prudent. Après tout, la consolidation peut être intimidante pour de nombreuses organisations ! Mais a-t-elle besoin de l’être ?
La plupart des leaders du secteur savent qu’avec un plan approprié, une entreprise peut bénéficier des innombrables avantages de la consolidation et de la centralisation sans avoir à subir des retards et des problèmes d’efficacité.
Voici trois des plus grandes étapes pour vous aider à démarrer :
- Magasin de comparaison
- Choisir votre centre d’opérations
- Simplifiez vos nouveaux flux de travail
Prenez le temps d’évaluer les différents modèles de saisie tout-en-un. Vous pourriez être surpris par certaines des nouvelles spécifications des équipement actuellement sur le marché. Par exemple, un seul ibml Fusion gère 714 pages par minute et peut capturer automatiquement les données contenues dans des documents de tous types ou tailles.
Ensuite, informez-vous sur les extensions logicielles disponibles. Il n’y a rien de pire que d’acheter du matériel qui ne dispose pas du logiciel nécessaire pour fonctionner à la capacité élevée dont vous avez besoin.
Découvrez également des options de tarification abordables. Les modèles de location tels que les abonnements aux services gérés vous permettent d’accéder à une infrastructure ultra haut de gamme à un prix mensuel ou trimestriel bas qui correspond à vos dépenses d’exploitation (100 % déductibles d’impôt). Ils vous permettent également d’accéder à la technologie moderne sans avoir à contracter un engagement à long terme en matière de matériel d’hébergement.
La centralisation limitée à un seul emplacement peut s’avérer compliquée. Vous devrez évaluer les forces et les faiblesses de vos salles de courrier et de vos bureaux afin de trouver le meilleur emplacement possible. Une fois que vous aurez fait un choix, vous devrez redessiner les plans au sol pour mieux les adapter à votre nouveau pôle à haute efficacité.
Ça semble être beaucoup de travail, mais il y a des avantages. D’une part, vous pourrez économiser considérablement en réduisant vos effectifs, surtout si vous choisissez une nouvelle machine ou un nouveau logiciel qui est de grande capacité et qui peut gérer des volumes ultra élevés ainsi que des chèques ou des coupons.
Grâce à une infrastructure polyvalente et puissante, vous pouvez également réduire le nombre de machines et de logiciels requis, ainsi que les coûts de maintenance de ceux-ci. De plus, les logiciels plus récents offrent même la possibilité de numériser et de télécharger à distance vers un emplacement central, sans interférer avec le débit du scanner au cas où vous auriez besoin de gérer d’autres emplacements.
Autre avantage : vous pouvez désormais convertir vos anciens bureaux satellites en un nouvel espace utilisable pour votre entreprise. Vous trouverez de nombreuses utilisations potentielles à cette superficie devenue disponible. Vous avez besoin d’une nouvelle salle de repos ?
Une fois que vous avez choisi l’infrastructure et l’emplacement, il est temps d’évaluer vos flux de travail et de découvrir ce qui doit changer.
Prenez le temps d’examiner comment vous pouvez déployer vos ressources pour augmenter le volume et l’efficacité maintenant que vous disposez d’un seul service interne et d’une technologie consolidée. Combien d’employés sont nécessaires pour faire fonctionner un seul scanner ibml Fusion intelligent ?
Avez-vous vraiment besoin de distribuer des copies papier des scans ou pourriez-vous utiliser ibml Cloud Capture pour extraire des informations et tout stocker dans un référentiel partagé, tel que Microsoft SharePoint™ ou Microsoft Azure Content Services ? Pouvez-vous automatiser certains processus autrefois manuels avec des outils logiciels intelligents, tels que le processus d’automatisation robotisé d’ibml Cloud Capture ?
Une bonne stratégie de consolidation signifie que vous aurez besoin de moins de main-d’œuvre pour procéder à la numérisation et à un tri fastidieux. Certains de vos employés peuvent même être réaffectés à des activités davantage axées sur la valeur.
Le jeu en vaut la chandelle.
Le processus de centralisation demande quelques efforts et un changement de mentalité. Cependant, il y a une bonne raison pour laquelle tant d’entreprises y ont recours. Il y a aussi une raison pour laquelle 80 % des plus grandes organisations au monde font confiance à ibml pour leur saisie de données à très haut volume.
Ils savent que la stratégie de saisie d’ibml s’accompagne d’une plus grande efficacité, d’une réduction des frais généraux, d’une meilleure visibilité des données et d’une réduction du chaos de l’information. La question n’est plus « cela FONCTIONNERA-T-IL ? », mais « COMMENT cela fonctionnera-t-il pour moi ? »
Pour en savoir plus, consultez un expert en consolidation dès aujourd’hui.