5 raisons pour lesquelles de plus en plus de grandes salles du courrier se dirigent vers la centralisation

Centralisation. C’est un grand mot pour désigner une idée plus grande encore. Mais ironiquement, il s’agit de réduire.

Démanteler jusqu’à des douzaines de salles du courrier en faveur d’un seul pôle de saisie semble être une lourde tâche, alors pourquoi tant de grandes entreprises se dirigent-elles vers un modèle centralisé ?

Eh bien, elles le font tout simplement parce que c’est logique. Aussi bien fiscalement que physiquement. La centralisation réduit les coûts et favorise l’efficacité tout en stimulant les revenus et en accélérant le rendement. En fait, plus vous regardez de près les avantages de la centralisation, plus vous verrez que ce n’est pas seulement un des choix, mais le SEUL choix possible pour une entreprise véritablement moderne.

Examinons quelques-uns de ces avantages :

1. Mettre fin à l’expansion des salles de courrier

Ici, « expansion » est synonyme de « gaspillage ». Une plateforme de données centralisée signifie que vos bureaux ne seront pas encombrés par des salles de courrier supplémentaires ainsi que par l’équipement, l’entretien et la main-d’œuvre nécessaires pour les maintenir en état de fonctionnement. Au lieu de cela, vous pourrez consacrer cet espace à quelque chose de plus utile. Vous avez besoin d’une nouvelle salle de repos pour vos employés ? Maintenant, vous en avez une, grâce à la centralisation !

2. La technologie actuelle est la technologie du futur

Il n’y a aucun doute à ce sujet, nous sommes entrés dans une nouvelle ère pour la saisie de documents. Avoir plusieurs scanners pour différents types de documents était auparavant un mal nécessaire, mais ça n’est plus le cas. Désormais, les appareils de saisie à très haut volume sont la norme pour le traitement moderne des documents, ce qui signifie que vous n’aurez besoin que d’une seule pièce d’équipement haut de gamme pour traiter des documents de toutes tailles en une seule fois.

3. Un traitement plus rapide des documents

Jusqu’à 80 % des plus grandes salles de courrier du monde font confiance à ibml Tech pour traiter leurs documents. L’ibml Fusion haut de gamme est assez rapide pour gérer 715 pages par minute et assez intelligent pour trier, capturer et archiver rapidement des documents de toutes les tailles et structures.

4. Faites des économies

Au final, les choix comme celui-ci se résument à la viabilité financière et, heureusement, la centralisation ne nuira pas à votre budget. Entre les scanners supplémentaires, l’inefficacité, la maintenance et les postes dupliqués, avoir plusieurs salles du courrier est coûteux. Avec un seul pôle de traitement de documents, vous pouvez réduire vos coûts superflus sans sacrifier l’essentiel.

Votre infrastructure moderne n’a pas à être coûteuse non plus. Les programmes de paiement par abonnement comme ibml-as-a-Service permettent aux entreprises d’accéder aux équipements haut de gamme à un prix raisonnable. Mieux encore, il relève de l’OPEX, qui est déductible à 100 % de l’impôt sur le revenu.

5. Mettez fin au chaos de l’information

Il n’y a rien de pire que de rater une opportunité parce que vos données étaient mal classées. À mesure que de plus en plus de données transitent par les entreprises, le chaos de l’information devient une préoccupation majeure, pouvant engendrer des délais et la frustration des clients. Avec le traitement centralisé des documents, vous n’avez pas à vous soucier de perdre des données. Au lieu de cela, vous pouvez compter sur un seul emplacement supervisé par une équipe en utilisant un ensemble de solutions technologiques intelligentes pour garantir les délais et l’expérience que vos clients attendent.

Mieux encore, avec des outils logiciels avancés tels qu’ibml Capture Suite et ibml Cloud Capture, vous pouvez trier, accueillir et fournir des informations avec plus de précision directement en aval pour une utilisation immédiate.

6. Une meilleure sécurité

Les salles du courrier peuvent être vulnérables. Après tout, c’est par là que les documents et les données arrivent dans votre entreprise. Et il est plus difficile de sécuriser plusieurs emplacements de numérisation qu’un pôle centralisé. Il est également plus difficile de garantir une chaîne de responsabilité appropriée lorsque vous devez surveiller plusieurs points d’entrée de documents en même temps. Cependant, en réduisant vos effectifs à un seul emplacement centralisé, la sécurité peut réellement augmenter, surtout si une partie de votre plan d’infrastructure centralisée offre le stockage et la sécurité dans le cloud.

Avec moins d’emplacements, il y a 1) moins de possibilités d’infractions et 2) moins de déplacements de documents susceptibles d’être perdus ou interceptés. De plus, des services comme ibml Cloud Capture sécurisent vos données encore plus grâce à un large éventail de commandes d’administration.

Ce n’est que le début

Tout ça n’est qu’un petit échantillon de toutes les façons dont la centralisation des documents améliore et sécurise votre entreprise.

Mais l’avantage réel de la centralisation réside dans sa flexibilité. À mesure que vous approfondissez et examinez les détails, vous commencerez à trouver des applications et des avantages uniques spécifiques à votre entreprise. Chaque secteur a une utilisation différente de la centralisation. Quel est le dénominateur commun ? C’est un système qui fonctionne, tout simplement.

Pour en savoir plus, consultez un expert en centralisation dès aujourd’hui.