En quoi consiste l’extraction de données ? Définition, processus et outils
Si votre organisation peine à gérer toutes les informations qu’elle reçoit, sachez qu’elle n’est pas la seule.
Le volume d’informations qui arrive dans la plupart des organisations est en hausse. Qui plus est, les informations arrivent plus rapidement, par le biais d’une myriade de points d’entrée et dans une grande variété de formats et de types de fichiers. En règle générale, une organisation peut avoir besoin de saisir des informations à partir de documents scannés, de fichiers PDF, de formulaires PDF dynamiques, de feuilles de calcul Excel, de présentations PowerPoint, de documents Word, de formulaires électroniques et d’e-mails.
Pour couronner le tout, les informations reçues par les organisations sont plus complexes. Selon l’Association for Intelligent Information Management (AIIM), 63 % des informations reçues par une organisation moyenne ne sont pas structurées et, pour la plupart, ne sont pas gérées. Par conséquent, de nombreuses organisations ne sont pas en mesure d’identifier les métadonnées de base, telles que le propriétaire ou la version d’un document.
Sans visibilité claire sur les métadonnées, la conservation et l’élimination des documents deviennent alors des défis majeurs.
Le manque de visibilité sur les informations critiques complique également les processus essentiels dans l’ensemble de l’entreprise, notamment la correspondance avec les clients, les propositions de vente et les contrats, la gestion des dossiers, l’approvisionnement, les achats et les contrats, la recherche et le développement, la fabrication et l’entreposage, les ressources humaines, la finance et la comptabilité, ainsi que le service client du centre d’assistance.
La conjugaison de la pression incessante pour réduire les coûts, des exigences réglementaires et juridiques toujours croissantes et des attentes accrues en matière de services a fait de la saisie des données une priorité stratégique.
L’extraction de données remet de l’ordre dans le chaos de l’information. Lisez la suite pour découvrir comment.
En quoi consiste l’extraction de données ?
L’extraction de données permet de saisir des données à partir de n’importe quelle source papier ou électronique en vue de leur traitement ou de leur stockage.
Dépassant largement les anciens systèmes de numérisation et de reconnaissance optique de caractères (OCR), les solutions modernes d’extraction de données sont basées sur l’IA, qui utilise l’apprentissage automatique supervisé pour classer et extraire intelligemment les métadonnées des documents structurés et non structurés, offrant ainsi plus de clarté et de rapidité.
Les informations saisies par ces solutions sont le plus souvent utilisées pour :
- La classification de documents
- La saisie de données textuelles
- Le transfert vers les processus
- L’indexation à des fins d’archivage
- L’indexation à des fins de récupération
Il s’agit d’un élément clé d’une stratégie de gestion de l’information.
Comment fonctionne l’extraction de données ?
Comment ça marche :
- Entrée. Les informations sont saisies à partir de scanners, de pièces jointes d’e-mails, d’appareils mobiles, de fax, de référentiels d’images et d’informations stockées.
- Classification. Les solutions d’extraction de données permettent de classer et de comprendre les documents en utilisant le contexte et les mots uniques, les titres, les ancres clés, les valeurs, les modèles et les codes-barres.
- Extraire. Cette technologie extrait des informations à l’aide d’un large éventail de technologies, notamment l’extraction non structurée de formes libres, l’extraction de codes-barres, l’extraction des textes manuscrits, l’extraction de détection de marque, l’extraction de bases de données « floues », l’extraction de PDF et de textes, et l’extraction de formulaires fixes.
- Transmission. Les informations sont transmises aux systèmes en aval dans n’importe quel format, y compris XML, PDF, CSV, JSON, les référentiels de documents ou les interfaces de programmation d’applications (API).
Certains scanners de documents utilisent une technologie d’extraction de données intégrée pour traiter les documents mélangés, saisir les données pendant la numérisation, trier les exceptions et accélérer la configuration des documents. L’extraction des données pendant la numérisation des documents élimine également la nécessité d’indexer manuellement les types de documents et les métadonnées.
Utilisations courantes et avantages
Bien que les logiciels d’extraction de données simplifient toutes les applications de gestion de l’information, cette technologie est particulièrement adaptée aux formulaires semi-structurés et non structurés, tels que les factures, les documents hypothécaires et fiscaux, les dossiers de prêt, les demandes de souscription d’assurance, les formulaires d’assurance-maladie et les dossiers médicaux.
Prenez par exemple le back office d’une banque classique. L’équipe de gestion de l’information doit traiter les demandes de cartes de crédit, les formulaires d’ouverture de compte en ligne, les dossiers de prêts hypothécaires, les titres de propriété et autres documents de prêt, les chèques, les factures et les documents de remise de fonds. La plupart des banques s’appuient sur un ensemble hétéroclite de systèmes autonomes pour saisir les données de ces documents, ce qui se traduit par des processus inefficaces et coûteux.
Les salles de courrier peuvent utiliser ce logiciel pour mettre de l’ordre dans le volume toujours croissant de documents qu’elles reçoivent. La technologie uniformise, centralise et automatise la classification et la mise en lots des documents, la saisie des données figurant dans l’en-tête et les lignes, et l’exportation numérique des informations vers les systèmes et processus en aval, selon des règles d’entreprise préconfigurées.
Dans toutes ces applications, les solutions saisissent les informations au point de présentation.
De plus, les meilleures solutions d’extraction de données proposent une plateforme unique pour saisir les données des documents papier et numériques. Bien que le volume de documents papier soit en recul dans de nombreux segments, tels que le traitement des chèques et des explications des prestations, on ne sait pas quand le papier disparaîtra, ni même s’il disparaîtra un jour. En attendant, les organisations doivent trouver des moyens efficaces de fonctionner dans un environnement hybride de gestion de l’information, tout en respectant les exigences juridiques et réglementaires.
Quels avantages en tirent les organisations
L’extraction de données change considérablement la façon dont les organisations saisissent les données.
- Réduction des coûts. L’extraction de données évite d’avoir à saisir manuellement les informations clés qui arrivent au sein d’une organisation, notamment les documents non structurés tels que les factures. Les métadonnées sont saisies avec une grande précision et l’apprentissage automatique améliore les performances au fil du temps. L’utilisation d’une plateforme unique pour saisir toutes les données permet aux organisations de consolider leurs systèmes.
- Amélioration de la productivité du personnel. Le temps que les employés perdent à saisir des données, à rechercher les documents papiers et les e-mails, et à corriger les erreurs est du temps qu’ils ne peuvent pas consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée, telles que l’analyse des données et la collaboration avec les principales parties prenantes. L’automatisation des processus grâce à l’extraction de données permet au personnel de consacrer plus de temps aux activités les plus importantes.
- Précision accrue. Une simple faute de frappe peut engendrer de gros maux de tête en aval. Les solutions d’extraction de données utilisent l’IA pour saisir les informations avec un degré de précision élevé. Les données saisies peuvent être validées en les comparant aux informations contenues dans une application de gestion des ressources d’entreprise (ERP) ou dans un autre système d’archivage.
- Temps de cycle réduits. Les meilleures solutions de saisie de données utilisent l’automatisation des processus par la robotique (RPA) pour exporter en toute fluidité les données vers les systèmes en aval, sans qu’il soit nécessaire de les programmer. L’extraction des données au point de présentation garantit un flux plus rapide des documents.
- Conformité simplifiée. Les solutions d’extraction de données suivent toutes les actions effectuées sur un document. De plus, l’amélioration de la visibilité des métadonnées garantit le respect des délais de conservation des documents.
- Évolutivité accrue. Les solutions d’extraction de données permettent aux organisations de faire évoluer efficacement leurs opérations, sans avoir besoin d’engager du personnel supplémentaire lorsque leur volume augmente ou que leurs besoins changent.
Voici quelques-unes des raisons pour lesquelles de plus en plus d’organisations déploient des solutions d’extraction de données.
Améliorez votre saisie de données
À l’ère du numérique, les informations parviennent aux organisations depuis une multitude de sources différentes, dans une variété de formats, structurés ou non. L’indexation et le balisage manuels sont des tâches lentes, sujettes aux erreurs et qui nécessitent trop de ressources. Les systèmes de reconnaissance optique de caractères (OCR) obsolètes n’offrent ni la rapidité ni les résultats dont les entreprises ont besoin. Les meilleures solutions d’extraction de données permettent aux entreprises de détecter les informations entrantes et d’en extraire des informations exploitables qui feront progresser l’entreprise.
Pour en savoir plus, consultez l’un de nos experts en solutions d’extraction de données.