Guide de la numérisation de documents : de quoi s’agit-il et pourquoi est-elle importante ?

Si votre organisation perd beaucoup de temps à fouiller dans ses documents papier, sachez qu’elle n’est pas la seule dans ce cas.

Les documents papier sont inefficaces et peuvent paralyser les processus commerciaux essentiels à la bonne marche de l’entreprise.

Pire encore, les documents papier peuvent être endommagés, perdus ou tomber entre les mains de personnes mal intentionnées.

C’est pourquoi de plus en plus d’organisations se tournent vers la numérisation des documents.

En quoi consiste la numérisation de documents ?

La numérisation de documents est le processus de conversion de documents papier en images numériques. Les documents peuvent être convertis en images numériques à l’aide d’un scanner, d’un fax, d’un périphérique multifonction ou d’un appareil mobile.

Les documents numérisés peuvent être indexés sur la base de métadonnées telles que la date, le propriétaire du document et la version du document, ce qui permet aux organisations de mieux gérer les informations contenues dans les documents semi-structurés et non structurés, qui constituent une part importante de l’ensemble des documents d’une organisation. Les métadonnées des documents numérisés peuvent être saisies à l’aide de technologies telles que la reconnaissance optique de caractères, la reconnaissance intelligente de caractères et l’apprentissage automatique assisté par l’intelligence artificielle.

Contrairement aux documents papier, les images numériques sont plus faciles à traiter, à transférer, à stocker, à consulter et à sécuriser. Une fois numérisés, les documents peuvent être annotés ou modifiés par les utilisateurs autorisés.

Les images numériques stockées sur cloud sont également accessibles lorsque le personnel travaille à distance ou est en déplacement, et peuvent être sauvegardées en cas de catastrophe naturelle ou d’autre événement survenant au centre d’opérations d’une organisation.

Tout document papier peut être converti en image, y compris :

• Les demandes de crédit
• Les propositions de vente
• Les bons de commande et les factures des fournisseurs
• Les polices d’assurance
• Les contrats et autres documents juridiques
• Les contrats de travail
• Les passeports et autres documents d’identité délivrés par le gouvernement
• Les formulaires W-9, W-8 et autres documents fiscaux
• Les business plans
• Les états financiers
• Les titres et actes de propriété

La numérisation de ces documents permet de simplifier et d’accélérer les processus au sein de l’entreprise.

Cas d’utilisation de la numérisation de documents

La conversion de documents papier en images numériques peut bénéficier à toutes les applications commerciales.

Voici quelques-unes des utilisations les plus courantes.

• Ressources humaines. La numérisation de documents garantit la protection des documents sensibles des ressources humaines, tels que les contrats, les données salariales, les documents fiscaux, les pièces d’identité délivrées par les autorités, les formulaires de santé et les demandes d’indemnisation aux assurances. Les solutions de numérisation de documents appliquent les autorisations des utilisateurs, garantissent la chaîne de traçabilité, régissent la répartition des tâches et assurent le suivi de toutes les actions effectuées sur un document.
• Service client. La numérisation de documents et leur stockage sur le cloud peuvent améliorer l’expérience que les organisations proposent à leurs clients. Les représentants du service client peuvent accéder instantanément à des documents, tels que des propositions de vente, des contrats, des factures et des correspondances. Une réponse rapide aux demandes des clients peut aider une entreprise à se démarquer de ses concurrents.
• Documents financiers. La numérisation facilite l’approbation électronique des bons de commande, des factures des fournisseurs et des autres documents financiers. Les directeurs financiers et autres décideurs peuvent accéder instantanément aux états financiers, aux formulaires fiscaux et à toute autre image stockée en toute sécurité dans des archives centralisées. De plus, les auditeurs peuvent facilement rechercher des documents archivés selon le nom du fournisseur, le montant et d’autres critères.
• Documents bancaires. La numérisation simplifie les processus bancaires, tels que l’ouverture d’un compte, le traitement des demandes de cartes de crédit, le traitement des prêts hypothécaires, les cartes de signature et les contrats de location de coffre-fort.

Avantages de la numérisation de documents

La numérisation de documents papier offre des avantages considérables aux organisations de toutes tailles :

• Une meilleure collaboration. La numérisation permet aux parties prenantes de partager et d’annoter des documents en collaboration afin d’améliorer et d’accélérer la prise de décision. Les documents numériques peuvent être consultés en toute sécurité, n’importe quand et n’importe où, même lorsque les parties prenantes travaillent à distance.
• Des flux de travail simplifiés. La numérisation élimine les obstacles qui entravent les flux de documents. Les documents peuvent être transférés numériquement à partir de règles d’entreprise prédéfinies. Les documents peuvent être complétés, signés ou modifiés électroniquement. Les gestionnaires peuvent voir instantanément où en sont les documents au cours du processus. Toutes les actions effectuées sur un document sont automatiquement suivies.
• Service amélioré. L’accès instantané aux documents numérisés permet aux représentants du service client de répondre aux demandes sans avoir à mettre les clients en attente ou à les rappeler.
• Réduction du stockage. La numérisation réduit le temps et l’argent que les organisations perdent à stocker physiquement des documents dans des tiroirs de bureau, des classeurs, des boîtes en carton et auprès de services externes.
• Meilleure reprise d’activité après sinistre. Il n’est pas rare que des documents papier soient endommagés, perdus ou jetés prématurément. La numérisation fait en sorte que les documents soient archivés et gérés en toute sécurité et qu’ils soient accessibles aux utilisateurs, même lorsque le personnel ne peut pas se rendre au bureau.

Tous ces avantages en font un outil incontournable. Pris dans leur ensemble, ils peuvent transformer la façon dont une organisation gère ses informations.

Comment commencer

Il existe de nombreuses solutions de numérisation de documents. Choisir la mauvaise solution peut nuire à votre organisation. Voici quelques stratégies pour assurer la réussite de vos objectifs.

• Évaluez vos besoins. Déterminez le volume et les types de documents qui doivent être numérisés, les exigences d’indexation pour chaque document, la durée de conservation de chaque document et les parties prenantes qui devront avoir accès aux images numériques. N’oubliez pas non plus les petites piles de dossiers papier que les employés conservent sur leur bureau. Bien comprendre vos besoins dès le départ vous permettra de choisir la bonne solution et de vous assurer que les délais de votre projet sont raisonnables.
• Créez le calendrier de votre projet. Il est tentant de vouloir numériser tous ses documents à la fois pour démontrer que l’automatisation était la bonne décision. Mais un calendrier trop serré risque de surcharger votre personnel. Une meilleure approche consiste à évaluer le temps nécessaire à la numérisation, au téléchargement et à l’organisation des fichiers, et à élaborer un calendrier raisonnable qui tient compte des tâches quotidiennes du personnel.
• Ne faites pas l’impasse sur les scanners. La qualité d’un projet de numérisation de documents se mesure à la qualité des images obtenues. Optez pour des scanners de production qui fournissent des images de haute qualité et qui sont dotés d’un logiciel de saisie intégré et d’outils permettant de vérifier les résultats de la saisie. La possibilité de traiter des documents mélangés allège également la charge de travail du personnel de la salle de courrier.
• Tenez le personnel de première ligne informé. Élaborez un plan pour former le personnel de première ligne et les autres parties prenantes qui reçoivent ou consultent des documents à votre nouveau processus numérique. Passez en revue les autorisations des utilisateurs afin de vous assurer que les informations sensibles ne sont accessibles qu’au personnel autorisé.

Pourquoi la numérisation est-elle plus importante que jamais

Tandis que le volume de documents électroniques entrant au sein des organisations ne cesse de croître, rien ne laisse présager que les documents papier disparaîtront, ni même si ce sera un jour le cas. La conversion des documents papier en images numériques facilite leur saisie, leur traitement, leur gestion et leur sécurisation. Des services bancaires aux services financiers, en passant par les services client et les ressources humaines, la numérisation des documents offre des avantages considérables à la plupart des applications commerciales.

Pour en savoir plus, consultez l’un de nos experts de la numérisation de documents.