La technologie de gestion des dossiers publics est un outil indispensable pour les administrations locales
Les technologies modernes de saisie des données assurent une meilleure gestion des dossiers publics. En effet, les méthodes de saisie d’images obsolètes sont loin d’être idéales pour traiter les tâches gouvernementales rapides et urgentes.
De nombreux départements de l’État peuvent bénéficier de solutions de saisie modernes. Ces nouvelles méthodes peuvent servir à gérer les formulaires fiscaux, les demandes de permis, les documents d’admissibilité, les dossiers du secteur public et plus encore. La modernisation des stratégies de saisie et de stockage des données peut vous aider à relever le défi de la réduction des budgets, tout en améliorant les opérations.
3 avantages de la technologie de saisie des données pour les entités gouvernementales locales
Le travail administratif nécessite beaucoup de papier.
En automatisant la saisie, l’organisation et la validation des formulaires, les administrations locales peuvent mieux servir leurs communautés. Certaines caractéristiques des solutions de saisie modernes sont particulièrement bénéfiques :
- Réduire les budgets opérationnels. Faites gagner du temps et de l’argent aux pouvoirs publics en regroupant virtuellement les documents et formulaires qui demandent le plus de travail. Grâce à la technologie de saisie de données, les processus administratifs fastidieux gagnent en simplicité et en rapidité. De plus, l’élimination des exceptions en aval réduit la nécessité d’une intervention humaine et le risque d’erreur d’écriture.
- Améliorer l’accès à l’information. La numérisation des documents publics permet aux électeurs et aux autres organismes gouvernementaux d’y avoir facilement accès. Or, pour beaucoup, la transparence et la communication sont ce qui font des entités gouvernementales idéales. Les logiciels de saisie de données peuvent faciliter l’accès aux informations, même si de nouveaux lots d’informations sont régulièrement reçus. Les documents sont ainsi directement à portée de main de la personne qui les recherche. Des informations de haute qualité peuvent alors être facilement partagées, encourageant la collaboration et l’esprit de communauté.
- Améliorer la gestion des dossiers. Le stockage physique de grandes quantités de documents entraîne une perte d’espace dans les bureaux. De plus, le stockage physique nécessite de grandes quantités de papier, ce qui peut entraîner des coûts d’exploitation plus élevés. Le stockage de documents gouvernementaux importants les rend également vulnérables au vol de données, ce qui pose des problèmes de sécurité. Enfin, les coûts de stockage supplémentaires représentent un lourd fardeau financier pour les petites institutions gouvernementales. La technologie de saisie des données permet aux organismes gouvernementaux de stocker un large éventail de documents au format numérique. Ainsi, les menaces en matière de sécurité sont minimisées et les coûts de papier deviennent obsolètes.
Résoudre les problèmes administratifs du gouvernement grâce à la technologie de saisie de données
Les administrations locales traitent et trient une grande variété de formulaires. Que vous ayez besoin d’améliorer l’accès des constituants à l’information, de réduire les coûts opérationnels ou de gérer les dossiers plus efficacement, ibml peut vous aider. Avant de vous laisser entraver par le volume de paperasse, organisez votre agence avec ibml.
Nous offrons des solutions pour :
- Le stockage physique de documents
- La récupération de données
- La réduction des exceptions en aval
Si vous souhaitez voir une démonstration d’ibml, découvrez le travail que nous avons effectué pour le bureau du shérif du comté de Hillsborough.
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