Ne devenez pas le goulot d’étranglement du BPO : 5 obstacles à la saisie rapide des données

La croissance des activités est une bonne chose, non ? Le secteur de l’externalisation des processus métier ou business process outsourcing (BPO) a connu une croissance record au cours des dernières années et, selon les prédictions, cette ascension fulgurante devrait continuer.

D’ici 2028, Grand View Research prévoit une croissance presque doublée du marché du BPO, atteignant 435,89 milliards de dollars.¹

Mais qu’est-ce que ces chiffres mesurés à l’échelle internationale signifient pour votre entreprise de BPO ? Et pour vos clients ?

Un afflux soudain de la demande peut avoir des effets catastrophiques sur le service à la clientèle, les délais d’exécution du projet, l’exactitude des données et plus. Bref, il peut provoquer la chute de votre entreprise.

Et vos clients ? Ils se tournent souvent vers les fournisseurs BPO pour leur rapidité et leur agilité. Lorsqu’ils ont besoin de numériser des années de documents papier ou lorsque leurs propres processus de saisie obsolètes commencent à les ralentir, ils se tournent vers vous pour obtenir de l’aide.

Mais si vous n’êtes pas préparé, vous devenez le goulot d’étranglement. Ce qui fonctionnait jusqu’ici ne suffira pas à vous faire passer à la prochaine phase de croissance de votre entreprise.

Voici ce qui ralentit votre processus de saisie de données et empêche votre entreprise de profiter d’une croissance révolutionnaire.

1. Des processus différents pour les scanners spécialisés

Vous avez des scanners pour les bordereaux de versement et les chèques, et d’autres pour les documents A4. Vous avez peut-être un scanner haut de gamme qui peut prendre en charge plusieurs types de documents, mais c’est toujours la première machine qui parvient à atteindre sa capacité maximum.

Ces processus disparates vous ralentissent. Afin de numériser les documents de vos clients, vous devez les identifier et les trier manuellement par scanner, un processus extrêmement lent.

L’utilisation de plusieurs scanners pose plusieurs problèmes qui lui sont propres. Vous devez prendre le temps de configurer chaque nouvelle machine que vous utilisez pour la tâche de numérisation, et chaque configuration diffère de la suivante.

Vous devez également embaucher plusieurs opérateurs pour faire fonctionner les différentes machines, ce qui ralentit considérablement le travail. Et cela sans même prendre en compte le fait d’avoir à former chaque nouvel employé sur plusieurs machines, ce qui limite votre capacité à accélérer votre cadence rapidement.

2. Préparation longue des documents

La préparation des documents occupe l’essentiel du temps de votre équipe. Avant même de pouvoir commencer à numériser, vous devez retirer les documents des enveloppes, séparer les différentes pages en vous assurant qu’elles ne sont pas collées les unes aux autres. De plus, votre équipe doit séparer les pages par type de document afin de les utiliser dans le bon scanner.

Avec les anciens scanners, vous ne pouvez pas faire grand-chose pour accélérer ce processus. Ils n’ont tout simplement pas la technologie permettant d’identifier et trier les différents types de documents. La phase de préparation des documents est nécessaire pour assurer des scans précis, mais c’est la partie la plus coûteuse du processus.

3. Tri manuel chronophage

Rendre les documents papier au client (organisés selon leurs instructions) monopolise également vos effectifs. Les clients ont souvent besoin de copies papier à des fins légales, ou par mesure de protection, pour garantir l’exactitude des données.

Mais qu’est-ce que cela implique pour vous ? Tri manuel plus fastidieux. Vous devez compter une fois de plus sur le travail manuel pour trier les documents dans l’ordre demandé par votre client. Et il est peu probable qu’il soit trié de la même manière que celle dont vous avez eu besoin pour numériser les documents.

Vous devez donc trier les documents manuellement pour une numérisation facile et les trier aussi à des fins de conservation. Non seulement le tri manuel vous ralentit et vous empêche d’entreprendre de nouvelles tâches, mais il représente également 76 % de vos coûts de numérisation.ii

4. Gestion des exceptions

Fournir des données de haute qualité à vos clients est une priorité absolue, mais les anciens modèles de scanners n’ont pas souvent la technologie nécessaire pour classifier les données qu’ils extraient des documents numérisés.

Les scanners et logiciels obsolètes ont plus de difficultés à classer les documents. Des images de mauvaise qualité à l’impossibilité d’extraire des informations des documents non structurés, les équipements obsolètes ne sont tout simplement pas à la hauteur de la tâche, ce qui entraîne davantage d’exceptions et de temps passé à étiqueter manuellement et à organiser les documents numérisés, et ralentit les délais d’exécution des projets.

5. Scanners lents

Il y a quelque chose que vos anciens scanners ne peuvent pas éviter : ils sont lents.

Lorsque vous essayez d’augmenter votre production et de rattraper les retards, la rapidité est primordiale. Peu importe combien vous rationalisez vos processus ou le nombre de nouvelles embauches, vous atteindrez toujours un plafond de production.

Pour faire simple, même les meilleurs scanners traditionnels ne peuvent pas rivaliser avec le scanner à haut volume le plus rapide du monde.

6. Qualité d’image

Les clients du service public exigent que les documents numérisés répondent à des normes de qualité spécifiques, FADGI aux États-Unis et UTT dans l’Union européenne. Atteindre ces exigences avec d’autres produits est soit impossible soit douloureusement lent. Cependant, les scanners ibml répondent aux exigences de qualité des normes FADGI et UTT, vous n’avez donc pas à compromettre la vitesse pour la qualité.

Atteignez votre vitesse de pointe

Lorsque vos clients ont besoin de leurs documents numérisés, ne les faites pas attendre. Optimisez votre saisie de données diverses avec la technologie de saisie d’informations intelligente la plus rapide. Découvrez comment les solutions ibml peuvent vous aider à prendre de l’avance sur la concurrence.

Sources :
1. « Business Process Outsourcing Market Size Report, 2021-2028 », Grandview Research