Systèmes de gestion de documents : 7 raisons de migrer vos systèmes existants vers le cloud

Alors que le monde passe de plus en plus numérique, de nombreuses entreprises commencent à faire appel aux services cloud pour résoudre leurs défis concernant le télétravail, la demande numérique, la croissance et l’augmentation des coûts.

Bien que le traitement et la gestion des documents soient déjà une tâche complexe, ils deviennent deux fois plus difficiles lorsqu’ils doivent être effectués à distance à l’aide d’un système on-premise existant. L’achat, la maintenance, l’évolutivité, la mise à jour et la formation du personnel pour les systèmes on-premise sont difficiles pour toutes les organisations, mais surtout pour les petites et moyennes entreprises.

Heureusement, le cloud offre aux entreprises un moyen plus efficace et plus rentable de gagner en liberté et en flexibilité.

Découvrez les sept raisons pour lesquelles les entreprises abandonnent les systèmes on-premise existants :

1. Manque d’évolutivité

Les applications on-premise sont rigides par nature et nécessitent beaucoup de temps, d’efforts et de dépenses de la part des services informatiques internes pour pouvoir évoluer. Vous devrez acheter des licences, des serveurs et des codeurs supplémentaires à chaque fois que vous souhaitez passer à l’échelle supérieure, intégrer de nouvelles applications ou ajouter des fonctionnalités. Le cloud, en revanche, est conçu pour évoluer beaucoup plus facilement et croître pratiquement à l’infini.

2. Stockage, volume et bande passante limités

Avec les systèmes existants, vous êtes limité par ce que vous possédez déjà. Gagner plus de volume ou de puissance de traitement pour répondre aux périodes de pointe saisonnières vous coûtera beaucoup d’argent, à la fois en licences logicielles, en infrastructure et en maintenance continue. L’ajout à des systèmes on-premise prend également beaucoup plus de temps à orchestrer et à mettre en place pour les équipes informatiques que la simple mise à l’échelle d’une plate-forme cloud existante ou l’activation d’une nouvelle fonctionnalité. Les plates-formes cloud vous permettent d’économiser du temps et de l’argent en ne payant que ce que vous utilisez.

3. Maintenance et mises à jour fastidieuses

Lorsque vous possédez l’infrastructure, chaque mise à jour, service et mise à niveau est à votre charge, à la fois en termes de coûts et d’efforts. Au contraire, les fournisseurs de services cloud prennent en charge toute la maintenance et la gestion, ce qui vous évite des tracas et des dépenses considérables.

4. Accès limité

Les systèmes on-premise hérités ne sont pas conçus pour être accessibles partout. En règle générale, vous devrez être sur place et sur un appareil de l’entreprise pour accéder au contenu. Cependant, avec le stockage et la récupération dans le cloud, les utilisateurs peuvent facilement télécharger et accéder à n’importe quel contenu, simplement en se connectant à un navigateur. De plus, les utilisateurs peuvent y accéder en toute sécurité pendant leurs déplacements, à l’aide d’autres appareils tels qu’un téléphone portable ou une tablette.

5. Performances inférieures

En raison de leur rigidité, les solutions on-premise ont une visibilité des données réduite et une vitesse réduite par rapport aux applications cloud. Ce manque de rapidité et de visibilité peut considérablement affecter la capacité de votre équipe à prendre des décisions opérationnelles. Les plates-formes cloud, quant à elles, offrent une interaction et une communication plus faciles entre les communautés métier grâce à une visibilité élevée des données et à une intégration plus transparente entre les applications cloud.

6. Sécurité obsolète

Avec les solutions on-premise, votre équipe informatique doit contrôler, mettre à jour et entretenir manuellement la plate-forme. L’absence accidentelle d’une mise à jour pourrait mettre votre entreprise en danger. De plus, la plupart des solutions sur site sont aujourd’hui composées de plusieurs éléments de technologie vieillissante, ce qui augmente les risques de faille de sécurité. Les recherches ont démontré que les données stockées dans le cloud sont souvent plus sécurisées que les centres on-premise, car elles disposent de ressources plus importantes et présentent moins de risques d’erreurs de la part des utilisateurs.^{1, 2} Cela est dû au fait que la plupart des plates-formes cloud offrent des mises à jour de sécurité automatiques et que plusieurs experts informatiques surveillent l’infrastructure 24 heures sur 24.

7. Risque de continuité des activités

Le temps de disponibilité est essentiel. La plupart des entreprises qui utilisent des solutions on-premise atténuent leurs risques en créant des ressources supplémentaires pour la récupération après sinistre. Toutefois, cette stratégie peut s’avérer onéreuse et peu fiable. À l’inverse, le stockage des données dans le cloud est un moyen simple et rentable d’assurer la continuité des activités. Les services cloud protègent leurs centres de données à la fois virtuellement et physiquement, dispersent les centres vers divers emplacements géographiques, sécurisent les périmètres extérieurs, assurent une alimentation constante et empêchent tout accès non autorisé, parmi de nombreuses autres mesures de protection.

1. Gartner. (2017). Leadership en matière de stratégie cloud : Gartner explique comment et pourquoi les leaders ont tout intérêt à adopter le cloud computing
2. Infor. (2015). Cloud Computing : examiner la sécurité des déploiements dans le cloud par rapport aux déploiements on-premise