Automatisation du processus de vérification des prêts

United Acceptance Inc. (UAI) est une organisation financière, fondée en 1991, qui fournit des solutions de capital et d’entretien aux concessionnaires automobiles proposant une opération « achetez ici, payez ici », aux sociétés de financement et aux sociétés de financement indépendantes. L’UAI a réalisé d’importantes économies de main-d’ œuvre, éliminé un arriéré de traitement de trois mois, amélioré la prise de décision d’entreprise et s’est positionné pour la croissance en automatisant son processus d’examen de prêt avec une solution de numérisation et de saisie de documents d’ibml.

Le défi

L’UAI traite deux types de prêts :

• Prêts préfinancés : prêts que l’UAI doit examiner pour un achat potentiel
• Prêts postfinancés : prêts qui ont été achetés

Le processus de numérisation et de classification manuelle des documents de prêt de l’UAI a entraîné plusieurs défis :

• Préparation de documents fastidieuse : la solution de numérisation et de saisie de documents de l’UAI exigeait que les opérateurs insèrent des feuilles de séparation entre chaque document pour signaler le début d’un nouveau document. Chaque document d’un dossier de prêt devait également être estampillé à la main avec un numéro de compte pour un suivi manuel.
• Ralentissement du débit du scanner : les chargeurs de documents sur les anciens scanners de l’UAI ne contenaient que 100 pages. Le débit du scanner s’arrête à mesure que les opérateurs remplissent l’alimentation. Étant donné que le groupe de paquets à l’intérieur d’une proposition comprend plus de 1 000 pages, il n’était pas rare que les opérateurs de scanners doivent remplir plusieurs fois le chargeur de documents pour une seule proposition. Pire encore, les anciens scanners de l’UAI se bloquaient « assez régulièrement », a déclaré M. Malik.
• Retards de traitement des logiciels : après la numérisation des documents, il fallait jusqu’à une heure pour que les images passent par le réseau de l’UAI et par son logiciel de classification des documents. Mais les retards ne s’arrêtaient pas là : il fallait entre quatre et cinq heures avant que UAI puisse les exporter de sa solution de classification de documents vers son application Microsoft SharePoint.
• Visibilité limitée du flux de travail : la solution de numérisation et de saisie de documents d’UAI exigeait que les opérateurs effectuent un certain nombre d’étapes manuelles pour déterminer l’état d’un document.
• Pages perdues : avec son ancienne solution de numérisation et de saisie de documents, UAI courait le risque de perdre des pages numérisées en mémoire si elle attendait plus de 5 minutes pour enregistrer le travail.

En conséquence, l’UAI avait jusqu’à trois mois et demi d’arriéré de prêts préfinancés qui devaient être traités.

C’est l’expérience la plus positive jamais vécue par UAI dans le déploiement d’un nouveau système et le respect de la date de mise en service
Laeeq Malik,
Responsable Projet Informatique UAI.

C’est pour ces raisons que la direction de l’UAI a entamé une recherche de solutions alternatives. Après une évaluation exhaustive, UAI a sélectionné une solution de numérisation et de saisie de documents d’ibml.

La solution

Après une évaluation des solutions disponibles, l’UAI a choisi une solution qui inclut le scanner ImageTracDS 1085 d’ibml et le logiciel ibml Capture Suite avec Synergetics.

L’ImageTracDS 1085 est un scanner de production de volume moyen qui fournit un traitement de haute qualité et efficace, et réduit les coûts de préparation des documents, en permettant la numérisation de documents mélangés de différentes épaisseurs et tailles en une seule passe. L’ImageTracDS 1085 est équipé de deux plateaux de tri. Cette caractéristique fait de l’appareil un outil idéal pour les applications où des chèques, des feuilles de séparation ou d’autres documents sensibles doivent être retournés à un client ou qui nécessitent une autre manipulation après numérisation spéciale.

Synergetics, qui fait partie de Capture Suite d’ibml, est conçu pour les organisations qui ont besoin de gérer des flux d’entrée multicanaux et qui cherchent à automatiser le traitement des documents. Synergetics est une solution intelligente de reconnaissance de documents qui classe les documents et extrait les métadonnées automatiquement.

Malik a déclaré que l’UAI a choisi ibml sur la base de ses antécédents impressionnants avec les banques américaines, la capacité d’ibml à traiter de grands volumes de documents avec une grande précision pour le recensement américain, la démonstration vidéo convaincante d’ibml, et les résultats d’une démonstration de faisabilité qu’ibml a effectué dans ses bureaux de l’Alabama.

La solution ibml a eu un impact positif significatif sur les opérations quotidiennes d’UAI.

Au cours du processus de saisie, ImageTracDS 1085 d’ibml saisit des images TIFF bicolores et JPEG couleur des recto et verso des documents. Une fois la numérisation d’un lot terminée, celui-ci est transféré numériquement vers l’application Synergetics d’ibml pour la classification des documents et l’extraction des méta-données. Synergetics classe chaque document dans un dossier de prêts et détermine automatiquement s’il existe six types de documents essentiels dans le lot : page de couverture, contrat d’acomptes provisionnels (RIC), titre, historique de paiement, demande de crédit et facture. Si les six types de documents sont trouvés, le lot passe à l’extraction. Si un ou plusieurs des types de documents ne sont pas identifiés, mais que le système trouve une feuille de séparation indiquant que le document est manquant, le lot passe à l’extraction. Si un document n’est pas identifié et qu’aucune feuille de séparation n’est trouvée, alors le lot est vérifié par un travailleur qualifié de l’IUA.

Lors de l’extraction, Synergetics lit trois champs : numéro de compte, prénom (et deuxième prénom, le cas échéant) et nom, en utilisant la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR). Les données extraites sont utilisées principalement pour la convention de nommage et l’indexation des fichiers de sortie de l’UAI. Une fois l’extraction des métadonnées terminée, les fichiers PDF sont créés à partir des images et déplacés vers un emplacement spécifique sur le serveur SharePoint de l’UAI.

Nous avons été particulièrement impressionnés par la simplicité de la formation dispensée par ibml, par la facilité d’utilisation de leur système et par leur excellente communication et gestion de projet.
Laeeq Malik,
Responsable Projet Informatique UAI.

Les avantages

La solution ibml a procuré à UAI plusieurs avantages opérationnels immédiats :

• Préparation simplifiée des documents : UAI n’a plus besoin d’insérer des feuilles de séparation entre chaque document. La solution de classification de documents Synergetics d’ibml détermine automatiquement le début d’un nouveau document. L’UAI n’a besoin d’insérer des feuilles de séparation que dans le cas où un certain type de document de prêt est manquant (cela facilite la vérification des règles commerciales qui arrivent plus tard dans le flux de traitement). En éliminant le besoin de feuilles de séparation entre chaque document, l’UAI réduit également les dépenses en papier et supprime le temps passé à sortir les feuilles de séparation des paquets numérisés. De plus, UAI n’a plus besoin d’estampiller manuellement un numéro de compte sur chaque document pour le suivi. ImageTracDS 1085 d’ibml imprime le numéro de compte sur chaque document dans un dossier de prêt dans le cadre du processus de numérisation.
• Débit de numérisation plus rapide : UAI a remplacé ses quatre anciens scanners par deux scanners de production ImageDS 1085. En outre, UAI peut désormais traiter plusieurs dossiers de prêts mélangés. L’ImageTracDS 1085 d’ibml lit un code-barres sur la page de garde des dossiers de prêt individuels pour séparer automatiquement chaque dossier en un lot. La page de couverture est également utilisée pour déterminer le bon numéro de compte qui doit être pulvérisé sur chaque document dans un dossier de prêt. Malik ajoute que l’ImageTracDS 1085 se bloque beaucoup moins souvent que les anciens scanners de l’UAI.
• Réduction de la main-d’œuvre : le débit de l’ImageTracDS 1085 a permis à l’UAI de réduire le personnel requis pour la numérisation de 3 à 4 équivalents temps plein (ETP) par semaine à 1½ ETP.
• Livraison plus rapide des images vers les applications en aval : le transfert des images vers Synergetics d’ibml représente une fraction de ce qu’il a fallu avec la solution de numérisation et de saisie de documents d’UAI.
• Meilleur modèle de tarification : avec son ancienne solution de classification des documents, l’UAI payait une license par poste, ainsi que des frais à chaque fois qu’elle dépassait 300 000 pages numérisées. Malik a déclaré que le modèle de tarification d’ibml pour sa solution basée sur le Web est mieux adapté à la croissance de l’UAI. L’UAI paie désormais une seule redevance de licence, ce qui lui permet d’avoir plusieurs personnes travaillant sur des lots en même temps.
• Aucun arriéré de traitement : UAI a éliminé son arriéré dans le mois qui a suivi le déploiement de la solution ibml. L’UAI scanne maintenant tous ses documents de prêt dans les 24 heures suivant leur achat. L’élimination de son arriéré a permis à l’UAI de commencer à scanner environ 6,3 millions de pages à partir de comptes hérités.

La solution ibml a tellement bien fonctionné que l’UAI prévoit de scanner tous ses documents de préfinancement pour permettre à ses services de souscription et d’assurance qualité d’accéder simultanément aux documents de prêt.

« Cela nous permettra de prendre des décisions plus rapides sur les prêts », a expliqué Malik. L’UAI peut également élargir la solution pour comparer les documents concernat les prêts préfinancés et financés afin d’aider à identifier les écarts.

L’essentiel à retenir

« C’est l’expérience la plus positive jamais vécue par UAI dans le déploiement d’un nouveau système et le respect d’une date de mise en service », a déclaré Malik. « Nous avons été particulièrement impressionnés par la simplicité de la formation d’ibml, la facilité d’utilisation de son système et par leur excellente communication et gestion de projet. »