Étude de cas d’un fournisseur de services de prêt

Le fournisseur de services de prêt réduit le délai d’exécution de 90 % et augmente de 400 % la productivité du personnel grâce à la saisie intelligente

La rapidité est essentielle pour le montage du prêt afin de disposer de suffisamment de temps pour effectuer les vérifications péalables, pour résoudre les exceptions avant qu’elles n’affectent les emprunteurs ou ne créent des problèmes de conformité, et pour éviter les retards de financement.

Un fournisseur de premier plan de technologies et de services commerciaux aux prêteurs immobiliers a accéléré ses processus d’examen des prêts et d’embarquement de 90 % et a réalisé une augmentation de 400 % de la productivité du personnel avec une solution de saisie intelligente à partir d’ibml.

La situation

Après la clôture d’un prêt, les documents sont généralement notariés et envoyés à une compagnie d’assurance-titres ou à un agent de séquestre pour traitement, contrôle de la qualité et examen. Ce fournisseur de services de prêt numérise et examine les ensembles de prêts pour le compte de ses clients. Entre autres choses, la compagnie d’assurance doit s’assurer que l’emprunteur a signé tous les documents nécessaires et que le notaire a inclus une copie de la pièce d’identité avec photo de l’emprunteur. Le prestataire de services de prêt travaille avec la société d’assurance de titres ou le prêteur pour résoudre toute exception qu’il découvre, telle qu’une signature notariée manquante.

Certains documents, comme l’acte de fiducie immobilière, doivent également être extraits du dossier de prêt, certifiés avec un timbre comme document original, remplacés dans le dossier de prêt par une copie, et enregistrés auprès du gouvernement (certaines entités exigent deux copies de documents consignables). Certains autres documents doivent être extraits du dossier de prêt et retournés à l’emprunteur. Les dossiers de prêts traités sont ensuite téléchargés dans les systèmes des clients du fournisseur de services de prêt ainsi que dans les siennes.

Chaque paquet de prêt comprend généralement entre 160 et 180 pages, et la plupart des compagnies d’assurance titres ne veulent pas solliciter plus de personnel à la fin de chaque mois pour traiter les prêts.

Le prestataire de services de prêt traite en moyenne entre 500 et 700 dossiers de prêt par jour. Le prestataire de services a précédemment utilisé une solution construite autour de 15 scanners de bureau (chacun traitant entre 60 et 80 pages par minute) pour numériser les lots de prêts. La solution a généré plusieurs défis :

• Chaque scanner nécessitait un opérateur dédié
• La solution ne parvenait pas à lire les codes-barres pour identifier automatiquement les documents
• La solution n’a pas pu télécharger automatiquement les informations vers les systèmes back-end
• La solution demandait aux opérateurs de rechercher et d’extraire les documents enregistrables des dossiers de prêt et de laisser leur poste de travail à la photocopie, d’apposer un cachet et de parapher le document original et de le remplacer dans le dossier de prêt par la photocopie
• Un débit élevé de documents a obligé le fournisseur de services de prêt à remplacer les rouleaux de ses scanners de bureau toutes les deux semaines

Reconnaissant les inefficacités de sa solution de saisie traditionnelle, le prestataire a commencé à évaluer des solutions alternatives. Un des partenaires technologiques de la société a initialement proposé un scanner de bureau qui fournirait un débit supplémentaire de 40 pages par minute sans amélioration de la fonctionnalité. Cependant, cette solution n’aurait pas résolu les problèmes techniques du prestataire de services et il aurait encore fallu 10 opérateurs de scanners.

Le fournisseur de services de prêt a découvert une solution viable lorsqu’un de ses dirigeants financiers a pu observer un système de saisie ibml en fonctionnement chez un autre fournisseur d’externalisation.

Le fournisseur de services de prêt a immédiatement reconnu que la solution de saisie ibml fournissait la puissance et la fonctionnalité dont il avait besoin.

La solution

La solution ibml du fournisseur de services de prêt comprend deux scanners ImageTrac® haute vitesse et le logiciel Capture Suite d’ibml. La solution numérise chaque dossier de prêt et lit les codes-barres au recto des feuilles de séparation pour identifier les documents enregistrables. Un endosseur à jet d’encre pulvérise un filigrane certifié sur chaque document enregistrable, ce qui signifie qu’il s’agit d’un document original. Et deux imprimantes HP dédiées génèrent automatiquement des copies de documents enregistrables, éliminant ainsi la nécessité pour le personnel de quitter son poste de travail pour photocopier des documents et apposer un cachet et parapher les documents originaux. Une fois qu’un dossier de prêts est scanné, la solution télécharge automatiquement les images et les données dans le système du fournisseur de services de prêt ainsi que dans les systèmes de ses clients. Le prestataire de services de prêt a commencé à utiliser la plateforme ibml quelques mois seulement après sa découverte.

Les avantages

La solution de saisie intelligente ibml a procuré au prestataire de services de prêt des avantages opérationnels immédiats :

• Moins de processus manuels : les feuilles de séparation aux couleurs vives permettent au personnel d’identifier rapidement l’emplacement des documents enregistrables dans un dossier de prêt. Le personnel remplace les documents originaux enregistrables par des copies imprimées et retire les feuilles de séparation pour les réutiliser. Le personnel passait trop de temps à essayer de déterminer où la note commençait. L’ancien processus du prestataire de services de prêt consistant à identifier les documents enregistrables, il était plus que probable que le personnel ne supprime pas toutes les pages d’un document enregistrable ou supprime par inadvertance des pages appartenant à un autre document. La solution ibml permet également aux utilisateurs d’imprimer facilement des copies de documents dont les clients pourraient avoir besoin pour des divulgations ultérieures.
• Délai d’exécution plus rapide : la plateforme ibml a permis au fournisseur de services de prêt de réduire le temps de traitement d’un lot en passant de 15 minutes à 1 minute et 15 secondes. La société traite maintenant plus de 100 dossiers de prêt par heure ; les jours de pointe, le fournisseur de services de prêt traite plus de 150 000 pages et imprime 5 000 pages. En raison de la rapidité d’exécution, le fournisseur de services de prêt télécharge les clôtures de prêts de la veille dans les systèmes de ses clients avant 11 h chaque jour ouvrable. Avec son ancien système, les clients n’auraient pas pu voir ces prêts avant 17 h. Le délai d’exécution plus court donne aux clients plus de temps pour procéder à une vérification préalable ou pour résoudre toute erreur, comme les signatures manquantes que le processus met en évidence, ce qui est essentiel dans l’environnement de plus en plus réglementé d’aujourd’hui. Le délai d’exécution accéléré offre également la tranquillité d’esprit de pouvoir traiter les dossiers de prêts au cas où le mauvais temps ou un autre facteur retarderait la livraison des dossiers de prêts du jour. Tout ensemble de prêts que le fournisseur de services reçoit doit être envoyé le jour même, faute de quoi, les emprunteurs risquent de ne pas recevoir leur argent.
• Augmentation de 400 pour cent de la productivité du personnel : la plateforme ibml a permis au fournisseur de services de prêt de réaffecter tous les employés, à l’exception d’un seul, qui étaient auparavant tenus de numériser les dossiers de prêt. Aujourd’hui, une personne travaille avec les deux scanners ImageTrac que la société utilise pour traiter et examiner les dossiers de prêt. En outre, la plate-forme ibml télécharge automatiquement des images et des données dans le système du fournisseur de services de prêt ainsi que dans les systèmes de ses clients sur la base d’informations lues à partir de codes-barres. Et le personnel n’a plus besoin de quitter son poste de travail pour photocopier, estampiller et enregistrer les documents.
• Amélioration de la visibilité et du contrôle : la plateforme ibml offre au prestataire de services de prêt une visibilité sur l’efficacité et la précision de chaque tâche effectuée par les membres de l’équipe. Et les capacités de lecture de codes-barres de la plateforme ibml suivent les dossiers de prêts sortants. Dans le passé, le personnel devait trier les paquets empilés sur les bureaux pour déterminer le statut des paquets sortants. Cela a permis d’améliorer la communication entre le fournisseur de services de prêt et ses clients.

L’avenir

Le fournisseur de services de prêt prévoit de s’appuyer sur le succès de sa solution de saisie intelligente avec un logiciel propriétaire qui identifiera, séparera et indexera automatiquement les dossiers de prêt et en tirera des informations critiques.

La société évalue également comment étendre sa saisie intelligente à d’autres applications commerciales.