Étude de cas sur un réseau de soins de santé intelligent

La saisie de documents numériques permet à un réseau de soins de santé intelligent de réduire le personnel, de rationaliser la récupération des documents et d’améliorer la sécurité des données.

La réforme des soins de santé a rendu l’amélioration de l’efficacité opérationnelle très populaire dans ce secteur.

Un grand réseau de soins de santé a pu améliorer son efficacité grâce à une solution de saisie intelligente de la société ibml de Birmingham, AL. La solution a permis au réseau de réaffecter du personnel, de rationaliser la récupération de documents et de mieux protéger les informations sensibles des fournisseurs dans sa zone d’authentification.

Le réseau assure la gestion des soins pour environ 830 000 patients.

La situation

Le réseau de santé reçoit des réclamations représentant entre 1 000 pages et 20 000 pages par mois.

La plupart des formulaires d’administration financière des soins de santé (HCFA) que reçoit le réseau sont confiés à un tiers pour être traités. Cependant, le réseau traite les documents d’appel des fournisseurs pour les réclamations ou les réclamations de pré-autorisation. Les documents, qui comprennent généralement des dossiers médicaux et peuvent totaliser 600 pages, nécessitaient une main d’œuvre importante.

Avant de déployer la solution de saisie intelligente ibml, le réseau de santé a trié manuellement les réclamations en lots de 25 soumissions. Un scanner de bureau a créé des images à l’avant et à l’arrière de chaque document au format TIFF bitonal de 150 ppp. Un numéro de contrôle de document a ensuite été pulvérisé sur chaque document par l’imprimante à jet d’encre du scanner. Une fois les lots scannés, les images étaient acheminées en aval pour la saisie et l’indexation des données. Un processus de reconnaissance automatisé, basé sur des modèles, a tenté de faire correspondre certains champs de données de chaque soumission à un fichier de consultation contenant des informations sur les membres et les fournisseurs. Si une correspondance ne pouvait être établie, les utilisateurs tentaient de localiser les informations relatives au membre et au fournisseur sur l’image et recherchaient dans les dossiers existants afin d’indexer manuellement la soumission. Après la saisie des éléments de données nécessaires, un fichier XML a été créé et soumis à des fins de référence et d’archivage.

Le réseau de soins de santé a commencé à étudier des solutions de saisie alternatives après avoir appris que sa plateforme de saisie traditionnelle, ainsi que le scanner et le système d’exploitation sur lesquels il fonctionnait, étaient en train de disparaître. L’entreprise a reconnu que l’exploitation d’un système sans assistance créait un risque de temps d’arrêt important en cas de défaillance du système. La solution de remplacement proposée par le fournisseur de l’ancienne solution du réseau de soins de santé était « coûteuse » et « excessive » compte tenu des besoins de l’entreprise.

En plus de déployer une solution de saisie prise en charge, le réseau espérait : accélérer la configuration des tâches et la préparation des documents, améliorer les rapports en temps réel des processus de numérisation et de capture, rationaliser la nouvelle numérisation des documents uniques, saisir les métadonnées pendant la numérisation qui pourraient être utilisées par les applications en aval, et avoir la possibilité de visualiser les images des documents au fur et à mesure de leur création.

La solution

Après avoir découvert la solution de saisie ibml lors d’une conférence, le réseau était convaincu que la solution pouvait répondre à ses besoins fonctionnels, tout en offrant un excellent coût d’exploitation total.

Le réseau de soins de santé a été particulièrement impressionné par le fait qu’il pouvait définir des règles commerciales pour les données qu’il voulait saisir à partir de chaque page, ce qui lui permettrait de mieux traiter le large éventail de documents reçus par ses divers départements. La capacité d’ibml à classer automatiquement les types de documents était également un argument de vente.

Le réseau de soins de santé a initialement mis en œuvre la solution ibml pour traiter les lettres de soumission rejetées et certains formulaires HCFA/UB92. La solution de saisie ibml comprend le scanner de production de bureau ImageTracDS 1150 d’ibml et le logiciel SoftTrac Capture Suite (SCS), y compris Synergetics. SCS centralise la configuration de la numérisation des documents et de la saisie intelligente des informations. Synergetics, un composant de SCS, est une solution intelligente de reconnaissance de documents qui classe automatiquement les documents, extrait et valide les métadonnées et exporte les informations vers les systèmes en aval.

Une fois que les soumissions ont été extraites de leurs enveloppes, elles sont triées en plusieurs lots : simples (soumissions d’une seule page) et multiples (soumissions de plusieurs pages). Les correctifs à code-barres sont insérés pour désigner le début d’un lot et le début d’un document multipage. Les lots sont ensuite numérisés pour créer une image TIFF bitonale de 300 ppp au recto et verso de chaque document. L’imprimante à jet d’encre du scanner pulvérise un numéro de contrôle du document sur chaque page. Un processus de manipulation d’image supprime ensuite les perforations des images, corrige les bordures asymétriques, répare les pages cornées, supprime le verso vierge des images et oriente automatiquement les images du document dans la bonne position.

Une fois le processus de manipulation d’image terminé, les documents sont téléchargés électroniquement vers le logiciel SoftTrac Synergetics d’ibml où ils sont envoyés via divers processus pour assembler les pages et extraire automatiquement les éléments de données nécessaires à l’indexation. Les documents sont automatiquement indexés en fonction du numéro d’identification du patient ou du membre, du nom du patient ou du membre, de la date de naissance et de l’adresse. Les données extraites sont validées par rapport à une base de données de dossiers de patients. Les enregistrements qui ne peuvent pas être validés automatiquement sont présentés à un utilisateur pour examen et traitement manuel. Un outil de recherche floue de forme libre et un algorithme de correspondance présentent aux utilisateurs les enregistrements présentant les niveaux de confiance les plus élevés. Une fois tous les documents d’un lot terminés, Synergetics exporte les informations vers une archive.

Le réseau de soins de santé utilise également le scanner de bureau ImageTracDS 1150 pour compter automatiquement le nombre de pages dans les lots de formulaires HCFA qui sont envoyés à une organisation tierce pour être traités.

Compte tenu du succès de la solution ibml dans ses opérations de traitement des demandes de remboursement, le réseau de soins de santé a étendu quelques mois plus tard la solution à ses opérations d’accréditation. La société reçoit jusqu’à 3 000 pages par semaine dans son espace d’accréditation. Le réseau de soins de santé a essayé en vain d’utiliser une solution à faible volume pour numériser ses documents d’identification, mais il a exigé que le personnel insère des feuilles de séparation entre différents documents ou indexe manuellement les informations clés pour chaque document. La plate-forme ibml numérise les dossiers de documents d’identification, classe différents documents et types de documents, et extrait les données clés des documents nécessaires à l’indexation.

Dans le cadre de cet effort, le réseau de santé a loué un scanner ImageTrac ultra-rapide à partir d’ibml pour numériser ses fichiers restants d’environ 400 000 documents d’identification. D’autres solutions de numérisation que le réseau de soins de santé a évaluées n’étaient pas rentables, nécessitaient une saisie de données importante ou ne pouvaient pas fournir une interface capable de gérer les volumes requis pour numériser le fichier rétrospectif en temps voulu. La solution ibml a numérisé les fichiers restants du réseau de santé en moins de 30 jours.

À l’avenir, le réseau de soins de santé prévoit d’étendre sa solution de saisie intelligente ibml à son département des finances et de l’administration, et potentiellement à ses zones d’adhésion, de ressources humaines, de dossiers médicaux et d’inscription.

Avantages

La solution de saisie intelligente d’ibml a procuré des avantages immédiats au réseau de soins de santé :

• Économies de main-d’ œuvre : la solution ibml a permis au réseau d’éviter d’embaucher plus de personnel pour soutenir ses volumes croissants. En fait, certains membres du personnel ont été réaffectés à des tâches à valeur ajoutée.
• Accès instantané aux informations : le réseau de soins de santé a précédemment stocké certains de ses documents hors site à un emplacement tiers. Cela obligeait un employé à faire 80 km aller-retour chaque semaine pour récupérer des documents concernant des demandes de recherche. Les utilisateurs autorisés ont maintenant un accès instantané aux images des documents archivés et aux données connexes. L’accès en ligne à l’information permet également de réduire le fardeau que représente la délivrance de titres de compétences aux membres du personnel chargés de la recherche. Le personnel chargé de valider les titres de compétences passait beaucoup de temps à photocopier les documents et à les envoyer à d’autres membres du personnel. La solution de saisie intelligente élimine également les risques de documents perdus ou égarés.
• Économies d’espace : en numérisant son dossier de documents d’identification, le réseau de soins de santé a libéré une salle de stockage de 9m sur 4m qui était auparavant remplie de « grands » classeurs contenant des documents papier. La numérisation des fichiers restants a également permis d’éviter le déménagement des armoires de classement vers une nouvelle installation, prévu par le réseau de soins de santé.
• Sécurité accrue des documents : chaque dossier d’accréditation comprend jusqu’à 60 documents, dont certains contiennent le numéro de sécurité sociale, des informations démographiques et d’autres données sensibles sur le médecin, l’infirmière praticienne ou l’assistant du médecin. Le réseau de soins de santé avait pour habitude de séparer manuellement ces documents des fichiers d’identification afin de protéger les informations privées. La solution de saisie intelligente d’ibml identifie automatiquement les documents susceptibles de contenir des informations sensibles et restreint l’accès aux utilisateurs autorisés lors de l’authentification.

Résumé

Les réseaux de soins de santé se concentrent sur la réduction des coûts, la stimulation de l’efficacité opérationnelle et la numérisation du papier. Le déploiement de la solution de saisie intelligente ibml a permis à un réseau de soins de santé de répondre à tous ces objectifs, tout en jetant les bases solides pour l’automatisation future des processus commerciaux basés sur les documents dans l’ensemble de l’entreprise.