Société de services de conservation de documents

La baisse des documents papier a entraîné une contraction alarmante du marché des services traditionnels de conservation de documents. Mais un important fournisseur de services de conservation de documents a anticipé cette tendance. Il y a cinq ans, il a recentré son entreprise sur les services de numérisation et de saisie de documents. Depuis, la société a augmenté ses volumes de numérisation et de saisie de documents de plus de 800 pour cent et a étendu son service de numérisation à six endroits en Amérique du Nord, tout en améliorant les temps de cycle, en réduisant les coûts d’exploitation et en augmentant ses marges. La société de services de conservation de documents attribue son énorme croissance à sa décision de standardiser le logiciel et le matériel d’ibml pour prendre en charge la numérisation et la saisie de documents.

La situation

La société de services de conservation de documents a commencé à offrir à ses clients des services de numérisation, d’organisation, de stockage et d’accès à leurs documents papier essentiels.

Celle-ci a initialement déployé des solutions logicielles et matérielles « ponctuelles » pour les quelques clients qu’elle ciblait concernant ses services numériques. Les projets étaient rentables, mais les « systèmes disjoints » et les « scanners de bureau encombrants et lents » que la société utilisait initialement ont érodé ses faibles marges bénéficiaires. De plus, chaque image devait être inspectée visuellement pour s’assurer qu’elle répondait aux normes de qualité de l’entreprise, ce qui représentait un « goulet d’étranglement important ». Et les scanners de bureau que la société de services de conservation de documents a initialement utilisés ont nécessité l’embauche d’un ou deux opérateurs supplémentaires chaque fois qu’elle déployait un autre scanner.

La solution

Lorsque la société a découvert la solution de numérisation et de saisie de documents d’ibml, elle a d’abord été attirée par le traitement ultra-rapide d’ibml. Mais c’est la qualité d’image supérieure de la solution et le logiciel de saisie de bout en bout qui l’ont convaincue qu’il s’agissait d’une meilleure alternative face aux systèmes existants de l’entreprise.

ibml propose une série de scanners de production intelligents, allant des modèles de bureau à volume moyen aux scanners ultra-rapides. Les scanners intelligents ImageTrac sont installés dans les environnements d’imagerie de documents, de gestion de documents et de gestion de contenu d’entreprise les plus exigeants, et il est avéré qu’ils réduisent les coûts, accélèrent l’accès à l’information et éliminent les exceptions en aval.

Capture Suite d’ibml fournit une solution complète de saisie de bout en bout.

Ses puissants modules permettent aux entreprises de numériser des pages sur les scanners ibml ImageTrac et TWAIN, d’automatiser la classification des documents et l’extraction des métadonnées pendant le temps de numérisation, de centraliser l’administration et le contrôle, et d’analyser les performances du scanner et des opérations. Les utilisateurs de Capture Suite d’ibml peuvent plus facilement intégrer des scanners dans leurs opérations, automatiser le traitement des entrées multicanaux et normaliser leurs opérations de numérisation de documents ainsi que les informations qu’ils suivent.

La société de services de conservation de documents a installé le scanner ImageTrac-Lite d’ibml dans une installation du Wisconsin pour traiter des volumes de gamme moyenne concernant plusieurs secteurs verticaux, y compris la finance, l’éducation et le gouvernement du comté et de l’État. La société a d’abord utilisé l’ImageTrac-Lite avec son logiciel d’arrière-plan existant. L’ImageTrac-Lite offre immédiatement des temps de cycle plus courts et une qualité d’image supérieure par rapport aux scanners de bureau existants de l’entreprise, ce qui permet à l’entreprise d’éliminer six scanners de bureau et de réaffecter six équivalents temps plein (ETP). L’ImageTrac-Lite a également accéléré les cycles de traitement des documents de l’entreprise de plus de 30 pour cent, donnant à son équipe de direction la confiance nécessaire pour commercialiser les services numériques de manière plus offensive.

L’année suivante, la société de services de conservation de documents a acquis une installation de numérisation et de saisie de documents à Los Angeles qui a utilisé un scanner ImageTrac pour traiter les documents principalement issus du secteur des soins de santé.

Fort de son succès avec la solution de numérisation d’ibml, l’entreprise de services de conservation de documents a acheté un ImageTrac pour commencer à vendre des services d’imagerie aux clients du secteur pétrolier et gazier desservis par son installation de Calgary, en Alberta, au Canada.

Dans le cadre du déploiement de l’ImageTrac à Calgary, la société de services de conservation de documents a commencé à standardiser le logiciel Capture Suite d’ibml pour prendre en charge le traitement post-numérisation. Les clients des secteur pétrolier et gazier de la société ont également conclu des accords de niveau de service rigoureux concernant le débit. Pour répondre à ces demandes, ibml a soigneusement documenté les exigences, et a passé plusieurs semaines sur le site pendant la mise en œuvre pour aider l’entreprise à reconfigurer ses processus.

La société utilise également quatre scanners ImageTrac ibml sur le site d’un client à Oklahoma City, afin de scanner des documents pour la plus grande société d’énergie de l’État. Quatre-vingt-dix employés à temps plein de la société de services de conservation de documents numérisent des documents sur deux quarts afin de vider une installation de 100 000 pieds carrés que le client souhaite utiliser comme bureaux. L’entreprise a d’abord loué les scanners ImageTrac à Oklahoma City à partir d’ibml. Une fois le retour sur investissement établi, et après s’être assurée que son client était satisfait, la société a acheté les scanners.

La société utilise également un ImageTrac dans ses installations de Denver pour traiter les documents d’un client du secteur pétrolier et gazier.

Plus récemment, la société de services de conservation de documents a déployé le scanner de bureau haute production ImageTracDS d’ibml sur son site de Toronto pour traiter les documents d’une caisse de retraite municipale.

ibml Capture Suite

La normalisation de Capture Suite d’ibml a permis à la société de services de conservation de documents d’être plus compétitive au niveau des coûts. L’ancien logiciel de saisie de l’entreprise nécessitait des frais de licence initiaux élevés, des « frais de clic » pour chaque document traité et des frais de maintenance annuels élevés. Les frais de licence pour Capture Suite d’ibml sont inférieurs de 40 % par rapport à l’ancien logiciel de saisie de l’entreprise. En effet, Capture Suite d’ibml ne nécessite pas de « clics » pour les documents traités, et ses frais de maintenance annuels sont inférieurs de 35 % par rapport à l’ancien logiciel de saisie de l’entreprise.

De plus, le module de contrôle qualité de Capture Suite est trois fois plus rapide que l’ancien logiciel de traitement post-scan de l’entreprise.

Par ailleurs, les nouveaux employés apprennent plus facilement à maîtriser Capture Suite d’ibml par rapport au logiciel de traitement post-scan traditionnel de l’entreprise.

L’utilisation d’une plate-forme unique de numérisation et de saisie de documents sur l’ensemble de ses sites permet également de gagner du temps dans la prise en main du système par les nouveaux employés, de favoriser la formation croisée, de réduire les coûts de maintenance et de faire en sorte que le personnel de l’entreprise devienne plus rapidement un expert du système afin de réduire les appels au support technique.

Résumé

La société de services de conservation de documents affirme que son partenariat avec ibml a été la clé de sa croissance. La technologie de numérisation et de saisie de documents d’ibml a permis à l’entreprise de gagner « de nombreux » projets de numérisation, de traiter des dizaines de millions de dollars du début à la fin sur une seule plate-forme. ibml a également permis à la société de respecter les délais serrés des clients. Dans un cas, ibml a livré un scanner ImageTrac de Birmingham en quelques jours seulement.