Un projet d’automatisation bancaire autofinancé

Une société de portefeuille bancaire, dont le siège est situé en Virginie occidentale et qui compte plus de 130 bureaux offrant des services complets et octroyant des prêts commerciaux et à la consommation, a été mise au défi de trouver le meilleur moyen de saisir et de stocker de manière centralisée les fichiers de documentation des prêts.

Avant de mettre en œuvre la solution ibml, cette société avait numérisé de manière centralisée tous ses documents de prêts commerciaux et à la consommation en utilisant une solution de numérisation de bureau à faible vitesse mise en œuvre à l’origine par une banque que la société a acquise.

Leur solution originale de numérisation à basse vitesse présentait plusieurs problèmes :

• Mauvaise qualité de l’image : Ils devaient manipuler manuellement les paramètres de leurs anciens scanners pour garantir une qualité d’image optimale pour chaque type de document
  traité, y compris les certificats d’assurance, les titres, les évaluations et les formulaires générés par ordinateur. La manipulation manuelle des paramètres du scanner pour différents
  types de documents entraînaient une qualité d’image incohérente.
• Débit lent du scanner : L’arrêt du processus de numérisation pour manipuler manuellement les paramètres du scanner prenait beaucoup de temps. Pire encore, les
  anciens scanners de la banque n’ont pas été conçus pour gérer un large éventail de types de documents mélangés, ce qui entraînait des bourrages fréquents. La mauvaise performance des
  anciens scanners de la banque les a conduits à re-numériser jusqu’à 20 % du travail.
• Préparation de documents fastidieuse : Leur ancienne solution de numérisation de bureau nécessitait que la banque trie physiquement chaque type de document et
  génère manuellement un « bordereau » pour chaque document afin de faciliter le chargement dans le système dorsal. Lorsque vous considérez qu’un seul dossier de prêt commercial peut
  compter 1 000 pages, il est facile de voir combien de temps et d’argent la banque a passé à trier des documents et à générer des bordereaux à usage unique.

Avec le soutien de la direction, l’entreprise a commencé à évaluer d’autres solutions de saisie d’images. Leurs recherches les ont amenés à choisir une solution de numérisation et de saisie de documents comprenant le scanner de bureau haute production ImageTracDS 1085 d’ibml et le logiciel ibml Capture Suite, y compris la solution de saisie intelligente Synergetics d’ibml pour la classification des documents et l’extraction automatique des métadonnées.

La solution
ibml se distingue par sa capacité à fournir une solution complète. Un dirigeant de l’entreprise a déclaré : « ibml a la réputation d’être un expert en matière de saisie d’images et de conversion de documents papier. Ce que nous ne savions pas, c’est qu’ils avaient investi dans des logiciels et des technologies de reconnaissance. Cela a été une révélation pour nous. Ils sont plus qu’une entreprise de matériel informatique. » L’expertise d’ibml a été cruciale pour le succès du projet. « Nous savions ce que nous voulions faire, mais nous ne savions pas comment le faire », a-t-il poursuivi. « ibml a apporté son expertise pour nous aider à atteindre nos objectifs. »

L’entreprise a commencé par utiliser la plateforme ibml pour traiter les documents papier de 15 types de prêts, dont des prêts automobiles et des prêts commerciaux. La taille d’un dossier de prêts varie de 10 pages à un millier ou plus, selon le type de prêt. La société s’est depuis entièrement convertie à la solution ibml.

Les avantages
La plateforme de numérisation et de saisie de documents d’ibml a apporté à l’entreprise toute une série d’avantages :

• Réduction de 15 % du personnel : L’entreprise a réalisé les améliorations de productivité attendues dans les six mois suivant la mise en œuvre de la
  solution ibml. Par exemple, l’ancienne solution de numérisation exigeait qu’un ETP ne fasse rien d’autre que de numériser les documents relatifs aux prêts à la consommation pendant neuf heures chaque jour ouvrable. Avec
  la solution ibml, il faut environ trois heures à la même personne pour numériser tous les documents de prêt du consommateur de la banque, ainsi que les documents commerciaux.
  De plus, l’entreprise a réduit le personnel requis pour préparer les documents et générer des feuillets intercalaires de 1¾ d’ETP à une fraction d’ETP. La solution ibml
  de numérisation et de gestion de documents a permis de réduire le temps nécessaire à la préparation des documents et à la génération des fiches de renseignements de 30 minutes en moyenne à moins d’une minute.
  Synergetics d’ibml classe et sépare automatiquement les documents des lots, extrait les éléments de données de différents types de documents, et
  achemine les images de documents et les données extraites vers le référentiel de gestion de documents dorsal de la banque.
• Des temps de cycle de capture d’image 80 % plus rapides : Le scanner ImageTracDS 1085 et le logiciel Capture Suite d’ibml offrent une qualité d’image supérieure, indépendamment
  du type de document, ce qui élimine la nécessité pour l’entreprise de manipuler les paramètres du scanner. De plus, l’ImageTracDS 1085 a été conçu pour traiter
  des types de documents mélangés dans le même lot, rationalisant la préparation des documents et éliminant virtuellement les bourrages qui étaient courants avec les anciens
  scanners de la banque. Le débit de l’ImageTracDS 1085 a également permis à la banque de remplacer cinq anciens scanners de bureau par deux scanners ibml, dont un pour la récupération d’urgence.
• Amélioration de la saisie des données : Par rapport à l’ancien système d’image de la banque, Synergetics d’ibml saisit beaucoup plus d’informations de chaque fichier de prêt, y compris
  le montant en dollars, la date, l’adresse et les autres descripteurs pertinents. L’entreprise utilise ces informations pour indexer les fichiers, ce qui facilite l’accès aux
  documents et données stockés. « Les données étaient toujours là ; mais ibml facilite la saisie et l’utilisation pour nos besoins commerciaux en aval », a déclaré un dirigeant,
  notant que les informations supplémentaires pourraient s’avérer précieuses lorsque les examinateurs passent en revue le portefeuille de prêts de la banque.
• Stockage papier réduit : Par manque de confiance dans la qualité, l’exhaustivité et l’accessibilité de l’image fournies par son ancienne solution de numérisation,
  l’entreprise a conservé la quasi-totalité des documents papier qui ont été reproduits sur son ancien système afin de s’assurer qu’un document utilisable pouvait être récupéré. « C’était le pire
  des deux », se souvient la direction. Maintenant, avec le système d’imagerie d’ibml, la société peut détruire en toute confiance la plupart des documents de prêt papier 60 jours
  après leur traitement. Cela libère de l’espace dans les bureaux de banque où les fichiers étaient auparavant stockés.
• Moins de papier gaspillé : La plate-forme de numérisation et de saisie de documents ibml élimine la nécessité pour l’entreprise de trier physiquement les types de documents
  et créé un feuillet à usage unique pour chaque document. En moyenne, le système ibml ne nécessite que deux feuillets pour l’ensemble d’un dossier de prêt.
• Un meilleur moral : « La solution ibml de numérisation et de saisie de documents a changé la nature de nos postes de traitement des prêts, qui sont passés d’emplois de bureau
  avec des tâches répétitives à des postes de gestion de l’information et de technicien du savoir », a déclaré la direction. « Le personnel se concentre désormais sur des fonctions à valeur ajoutée telles que l’inspection des documents et le contrôle de la qualité. »
• Fondation pour les initiatives futures: Alors que le prêt reste aujourd’hui une fonction largement basée sur le papier, la plateforme Synergetics d’ibml crée une base pour
  une future automatisation. « Synergetics nous permettra de traiter les documents papier et électroniques à partir de plusieurs canaux. Nous examinons maintenant la technologie pour
  créer des documents de prêt commerciaux par voie électronique et les faire signer électroniquement afin de réduire le nombre de documents que nous devons imprimer, numériser, indexer et
  télécharger. »

La société prévoit d’obtenir un retour sur investissement sur sa plateforme ibml d’ici 2 ans et demi à 3 ans. Le projet était « autofinancé », ce qui est un élément clé dans un contexte où les capitaux sont si limités pour mettre en place des projets d’automatisation bancaire.

L’essentiel à retenir
« La plateforme de numérisation et de saisie de documents d’ibml a permis à l’entreprise de réduire ses coûts de main-d’œuvre, de rationaliser ses opérations, d’accélérer l’affichage d’éléments d’image et de s’assurer que des images hautement utilisables et de haute qualité sont facilement accessibles aux prêteurs », a déclaré un dirigeant. « De manière impressionnante, ibml nous a permis d’améliorer l’efficacité de nos prêts commerciaux et de nos prêts à la consommation, dont les flux de travail sont très différents. »