WPS Health Solutions

Le traitement des demandes de soins de santé est un travail complexe. Mais WPS Health Solutions a rationalisé ses processus en remplaçant 10 anciens scanners de bureau par une solution de saisie de données intelligente à partir d’ibml. La solution de saisie de données intelligente a permis à WPS d’augmenter le débit, de réduire les coûts, d’améliorer la productivité du personnel, d’éliminer les tâches manuelles, de rationaliser la récupération de documents et d’accélérer les dépôts de chèques.

Fondée en 1946, WPS Health Solutions est l’un des principaux assureurs santé à but non lucratif dont le siège social est situé à Madison, Wisconsin. Depuis plus de 20 ans, WPS met à profit son expertise en matière de services administratifs pour traiter les demandes de soins de santé au nom d’autres prestataires d’assurance maladie et du gouvernement américain.

« WPS numérise environ 5 millions de pages par mois grâce à deux équipes de traitement qui fonctionnent cinq jours par semaine dans les locaux de WPS à Madison », a déclaré Vince Wittig, directeur des opérations et de la technologie de pré-adjudication chez WPS Health Solutions. WPS numérise une variété de documents pour inclure les réclamations, la correspondance, les chèques, les dossiers médicaux, etc.

WPS a reconnu que la solution de numérisation interne ne fournissait pas l’efficacité, le délai d’exécution ou l’intelligence nécessaires pour faire avancer les projets d’amélioration des processus destinés à transformer l’opération.

WPS a sélectionné la solution intelligente de saisie de données d’ibml en fonction de ses antécédents éprouvés dans des environnements de saisie de données exigeants. »
Vince Wittig,
directeur des opérations et de la technologie de pré-adjudication de WPS Health Solutions

Après une évaluation approfondie des solutions disponibles, WPS a acheté deux scanners haute vitesse d’ibml ImageTrac®, le logiciel de contrôle qualité d’ibml et le connecteur d’ibml pour le téléchargement transparent d’images et de données vers le logiciel de saisie backend de WPS. « WPS a sélectionné la solution de saisie de données intelligente ibml en fonction de ses antécédents éprouvés dans les environnements de saisie de données exigeants », a déclaré Wittig.

WPS a commencé la production en direct avec la solution de saisie de données intelligente ibml en mars 2016.

Les résultats

La solution de saisie de données intelligente ibml a fourni à WPS des avantages tangibles immédiats :

• Meilleur débit : l’efficacité fournie par les scanners ImageTrac d’ibml a permis à WPS de doubler le volume de réclamations papier qu’il traite chaque semaine (de 70 000 réclamations à 140 000 réclamations) tout en réduisant son personnel d’imagerie de 50 % et sans ajouter du personnel à sa salle de courrier. De plus, le personnel d’imagerie de WPS a maintenant le temps d’effectuer également des travaux de contrôle de qualité supplémentaires.
• Amélioration de la productivité du personnel : à des fins d’audit, WPS a précédemment exigé que chaque employé écrive ses initiales sur chaque document des lots qu’il a traités. Grâce à la solution de saisie de données intelligente ibml, les employés placent désormais un code-barres d’identification d’employé au sommet de chaque pile de documents qu’ils traitent. Le système lie automatiquement le travail qui suit chaque feuille de code-barres à l’employé approprié. L’élimination de la nécessité pour le personnel d’écrire ses initiales sur chaque document permet à WPS d’économiser 6 000 heures par an, tout en garantissant que WPS peut suivre le travail effectué
  par chaque employé pendant l’ensemble du processus.
• Moins de processus manuels : auparavant, WPS devait strictement limiter le nombre de documents dans chaque lot de travail à 100 documents ou risquer de faire planter l’architecture 32 bits de son logiciel de saisie ; forçant le personnel à compter manuellement les lots de 100 documents. La solution ibml a permis de créer des règles qui utiliseraient la fonctionnalité de traitement par lots automatique ibml pour créer automatiquement des lots en fonction du nombre de revendications, du changement de date ou du changement de type de document. Le groupage automatique des documents a éliminé les piles de documents dans les opérations de WPS ainsi que les 6 000 heures par an que le personnel passait à compter les documents.
• Récupération simplifiée des documents : la solution de saisie de données intelligente ibml imprime deux numéros de contrôle sur chaque document qu’elle traite (un à des fins ministérielles et un pour son client interne). Chaque numéro de contrôle est lié à une boîte de stockage d’enregistrements à code-barres que l’opérateur du scanner remplit lors de l’utilisation de l’équipement de numérisation. « La saisie des informations de code-barres pour chaque boîte de travail, ainsi que les numéros de contrôle pour chaque document, permet à WPS de récupérer facilement un document original en cas de demande ou de nécessité de retirer le document original », a expliqué M. Wittig.
• Dépôts de chèques plus rapides : les scanners traditionnels utilisaient un mécanisme d’alimentation centrale pour ingérer les pages à numériser, ce qui nécessitait des techniques de préparation spéciales et un enregistrement excessif pour prendre en charge la documentation de petite taille. Le chargeur de documents justifié à gauche de la solution de saisie de données intelligente ibml permet à WPS de numériser les chèques et les documents associés mélangés sans avoir besoin de coller des documents plus petits sur une feuille de support. La solution ibml identifie automatiquement les chèques, saisit les données MICR de chaque chèque et génère une image de chaque chèque prêt pour le dépôt électronique. WPS a réduit le temps requis pour chaque lot de contrôles de 30 minutes par lot à cinq minutes par lot.
• Réduction des coûts : la capacité de reconnaissance et de tri des documents en ligne fournie par les scanners ImageTrac d’ibml permet à WPS de trier les feuilles de correction insérées par le personnel pour la séparation des documents. M. Wittig estime que WPS réutilise 1 million de feuilles de correctifs par mois, ce qui représente des économies substantielles pour l’organisation. WPS utilise également moins de cartouches d’encre pour ses scanners depuis le déploiement de la solution ibml. Par le passé, le personnel de WPS a changé « sans réfléchir » les cartouches d’encre de chacun de ses 10 scanners à la fin de chaque période de travail. Le personnel change maintenant les cartouches d’encre
  des scanners ImageTrac juste deux fois par semaine.

Sans la solution d’ibml, WPS n’aurait pas pu obtenir les mêmes résultats
Vince Wittig,
directeur des opérations et de la technologie de pré-adjudication de WPS Health Solutions

M. Wittig est tellement impressionné par la solution ibml de saisie intelligente des données qu’il prévoit d’acheter un autre scanner ImageTrac à trois poches et de faire passer les scanners ImageTrac existants de son service de deux à trois poches, afin d’augmenter le débit et la flexibilité du tri.

Le succès remporté par le département de M. Wittig avec la solution de saisie de données intelligente d’ibml a attiré l’attention des clients de WPS. M. Wittig a déclaré que son département est maintenant le plus visité de l’entreprise, recevant des demandes hebdomadaires de clients existants et potentiels.

Les résultats impressionnants fournis par la solution ibml sont la preuve de « l’art du possible », a conclu M. Wittig. « Sans la solution d’ibml, WPS n’aurait pas pu obtenir les mêmes résultats », a-t’il déclaré.