Wie Sie die richtigen Dokumentenmanagement-Tools auswählen
Sobald Ihr Büro papierlos wird, benötigen Sie Dokumentenmanagement-Tools, um den Überblick zu behalten. Angesichts der vielen Optionen auf dem Markt kann es jedoch entmutigend sein, mangelhafte von verlässlicher Technologie zu unterscheiden. Dadurch fällt die Wahl der besten Dokumentenmanagement-Software schwer.
3 Dinge, die Sie bei der Auswahl Ihrer Dokumentenmanagement-Tools beachten sollten
Es ist wichtig zu wissen, dass keine zwei Dokumentenmanagement-Plattformen identisch sind. Manche bieten nur grundlegende Automatisierungsdienste, während andere umfassende Lösungen für große Unternehmen sind.
Sie wissen nicht, wo Sie bei Ihrer Suche anfangen sollen? Beachten Sie als Ausgangspunkt drei wichtige Dinge, die Sie von der Technologie erwarten sollten:
- Benutzerfreundlichkeit – Die besten Dokumentenmanagement-Softwarelösungen sind einfach und benutzerfreundlich. Wenn die Software, die Sie verwenden, komplex ist, können Sie sich in Zukunft auf weiteren Frust einstellen. Stellen Sie stattdessen sicher, dass Sie benutzerfreundliche Tools mit einer zugänglichen Benutzeroberfläche und einfachen Funktionen auswählen. Außerdem sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Software für ein einfaches Onboarding über verschiedene Geräte und Plattformen hinweg synchronisiert werden kann. Das sorgt für minimale Probleme bei der Aufbereitung durch die Mitarbeiter und reduziert den Zeitaufwand für Schulung und Implementierung.
- Kundensupport – Auch wenn Ihre Dokumentenmanagement-Tools einfach zu bedienen sind, benötigen Sie dennoch einen zuverlässigen, starken Kundensupport. Suchen Sie nach Services, die Live-Hilfe bieten. So können Sie Probleme und Hindernisse mit Kundendienstmitarbeitern lösen. Es hilft auch, einen Service auszuwählen, der Dokumentationen und detaillierte Anweisungen zum Einstieg und zur Schulung Ihrer Mitarbeiter bietet. Darüber hinaus können Sie den meisten Unternehmen eine zusätzliche Gebühr zahlen, damit sie Ihnen ein Konto einrichten und Ihre Mitarbeiter schulen. Es lohnt sich, Ihr gesamtes Unternehmen im Einklang zu haben und so Reibungen auf lange Sicht zu reduzieren.
- Kosten – Zweifellos ist der Preis ein Schlüsselfaktor bei der Auswahl der richtigen Dokumentenmanagement-Tools. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Sie das meiste aus Ihrer Investition herausholen, sollten Sie die Bedürfnisse Ihres Unternehmens auflisten, um eine solide Schätzung zu erhalten, wie viel Sie ausgeben müssen. Kostenfaktoren können von der Unternehmensgröße, Zusatzleistungen oder der benötigten Cloud-Speicherkapazität abhängen. Sie sollten auch darüber nachdenken, ob Sie zusätzliche Services zur Unterstützung des Dokumentenmanagements benötigen.
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