3 nouvelles technologies qui font de la consolidation de saisies de documents une réalité
Votre salle du courrier est un élément essentiel de votre entreprise. C’est le point d’entrée de centaines de milliers de données brutes et d’informations. Sans une salle de courrier efficace, vous ne seriez pas en mesure de planifier votre semaine à venir, sans parler de votre situation financière future.
Pendant longtemps, les technologies obsolètes ont été une entrave à l’efficacité des salles du courrier. Les employés devaient utiliser de nombreux scanners afin de gérer différentes tailles de documents et saisir manuellement des données. C’était non seulement une perte de temps, mais aussi une perte d’espace, d’argent, et un gaspillage de main-d’œuvre.
Mais ce n’est plus le cas. Ou du moins, ça n’est plus une fatalité ! En utilisant des solutions matérielles et logicielles modernes pour consolider l’infrastructure de la salle du courrier de votre entreprise, vous augmenterez non seulement son efficacité, mais aussi l’efficacité de votre entreprise tout entière.
Examinons quelques-unes des technologies redéfinissant la saisie de documents au 21e siècle.
Une seule machine pour tous vos documents
Vous utilisez toujours différents scanners pour différents types de documents ? La nouvelle infrastructure de saisie haut de gamme permet à votre entreprise de compter sur une seule machine intelligente pour gérer tous vos types de documents et même automatiser d’autres processus.
Les scanners haute capacité, tels qu’ibml Fusion, peuvent gérer tous vos besoins, avant et après la saisie, grâce à la classification et au tri automatisés. Votre salle du courrier gagnera en efficacité grâce à l’accélération considérable du traitement des documents.
Ce qui signifie que lorsque vous passez à la saisie consolidée, vous ne réduisez pas seulement les coûts d’infrastructure. Vous économiserez également sur les dépenses de main-d’œuvre, d’entretien et d’exploitation, en plus de gérer des volumes plus élevés, plus rapidement.
Mieux encore, l’ibml Fusion est disponible via le programme d’abonnement ibml appelé ibml-as-a-Service (iaaS), qui vous permet d’accéder à l’infrastructure à la carte. Avec iaaS, vous effectuez des paiements trimestriels ou annuels en fonction du volume de documents. Vous pouvez accéder au scanner le plus rapide et le plus intelligent du marché et profiter de tous les avantages de la propriété sans investissement préalable important ni engagement à long terme pour la location du matériel informatique.
Logiciel haute intelligence
Cependant, la consolidation de saisie ne se résume pas à une meilleure technologie physique. Il s’agit aussi de logiciels plus intelligents. Les solutions modernes tout-en-un de saisie de documents peuvent gérer tous les types de documents, y compris le papier ou le numérique, et les acheminer d’un bout à l’autre de votre flux de travail.
Les modules puissants, tels que ceux utilisés par Capture Suite d’ibml, utilisent l’intelligence en temps réel pour trier les pages, extraire les métadonnées des documents, signaler les exceptions et analyser l’efficacité de votre processus de saisie tout entier.
De tels outils logiciels vous permettent de gérer des volumes importants de documents avec une fiabilité et une confiance accrues. C’est pourquoi la consolidation est bien plus qu’une simple stratégie d’économie. Elle transforme votre salle de courrier du tout au tout.
Traitement de données natives au cloud
Quoi de mieux qu’une plateforme hébergée dans le Cloud ? Une plateforme native au Cloud. Le troisième élément majeur de la technologie de consolidation repose sur une plateforme cloud native qui fournit une solution tout-en-un transparente. Elle comprend une foule de fonctionnalités qui répondent à vos besoins exacts, tout en étant également accessibles de n’importe où.
Une plateforme robuste telle que Cloud Capture d’ibml fournit des bots illimités qui peuvent être utilisés pour automatiser et accélérer vos tâches les plus répétitives. Vos documents saisis peuvent ensuite être centralisés dans un référentiel sécurisé unique, comme MS SharePoint, auquel votre équipe peut accéder n’importe où.
Et le plus grand avantage est que vous payez uniquement pour les fonctionnalités et le volume que vous utilisez réellement, avec la flexibilité pour votre entreprise d’augmenter ou de réduire son utilisation, selon les besoins.
Quand il s’agit de gérer efficacement vos données, tout revient finalement à la salle de courrier. C’est le point d’entrée de la plupart des informations essentielles dont votre entreprise a besoin.
La technologie de consolidation vous donne la possibilité de prendre enfin le contrôle total de vos processus de saisie de documents. En introduisant un meilleur matériel, des logiciels plus intelligents et une plateforme robuste native au cloud, votre entreprise peut cesser de gaspiller des ressources en collectant simplement des données et commencer à investir dans leur analyse.
Pour en savoir plus, consultez un expert en consolidation dès aujourd’hui.