En quoi consiste l’imagerie documentaire ? Le guide complet

Bien que les professionnels de la gestion de l’information en parlent depuis des années, le « bureau sans papier » est encore une réalité lointaine.

De nombreux documents arrivent encore dans les organisations au format papier. Les professions de divers secteurs, tels que le droit, la finance, l’immobilier, la médecine et l’enseignement, dépendent encore largement des documents papier pour accomplir leur travail.

La gestion de tout ce papier coûte beaucoup de temps, d’argent et d’efforts aux équipes de gestion de l’information.

Le papier complique également la gestion efficace d’une entreprise. Selon une étude réalisée par Statista, les processus papier sont plus coûteux, plus longs et moins efficaces que les processus numériques.

Les organisations n’ont pas besoin d’attendre l’avènement du bureau sans papier pour améliorer leurs processus.

L’imagerie documentaire permet aux organisations d’accélérer leur transition vers un environnement numérique.

En quoi consiste l’imagerie documentaire ?

L’imagerie documentaire convertit les informations sur papier en images numériques.

Les images sont créées à l’aide d’une combinaison de logiciels et de matériel informatique.

Une fois les documents numérisés, ils peuvent être indexés manuellement ou automatiquement, puis archivés électroniquement à l’aide des métadonnées du document, telles que le nom du propriétaire ou la version du document.

Parfois appelée « imagerie électronique » ou simplement « imagerie », l’imagerie documentaire peut améliorer de manière significative le processus de gestion de l’information, en particulier pour les organisations qui traitent beaucoup de papier.

Imagerie vs numérisation

Les logiciels d’imagerie documentaire sont différents des logiciels de numérisation de documents.

Ce logiciel convertit un document papier en un format numérique qui ne peut être modifié, tandis que les logiciels de numérisation de documents vont plus loin en interprétant les informations contenues dans un document papier et en convertissant le texte et d’autres contenus en un document numérique éditable.

En d’autres termes, un document peut être joint à un fichier ; un document numérisé peut devenir le fichier.

Utilisations courantes

Bien que les organisations reçoivent de plus en plus de documents par voie électronique, de nombreux documents arrivent encore au format papier.

Les systèmes d’imagerie documentaire comblent le fossé entre les documents papier et les processus d’entreprise numériques.

Voici quelques-unes des utilisations les plus courantes :

• Saisie de données. La numérisation des documents papier facilite l’extraction automatisée des informations essentielles à l’aide de la reconnaissance optique de caractères (OCR), de la reconnaissance intelligente de caractères (ICR), de l’intelligence artificielle (AI), de l’apprentissage automatique et d’autres technologies.
• Les flux d’approbation. En numérisant, les entreprises peuvent transférer électroniquement les demandes d’achat, les factures des fournisseurs, les demandes et d’autres documents pour approbation. Par exemple, les systèmes d’imagerie documentaire simplifient le processus d’approbation des prêts et des hypothèques.
• Recherche. Les utilisateurs autorisés peuvent accéder en toute sécurité aux images archivées, à tout moment et de n’importe où. Certaines entités mettent les images à la disposition des parties prenantes externes via un portail en ligne.
• Gestion des registres. Facilitez le stockage numérique et la gestion des registres vitaux conformément aux exigences légales ou réglementaires. Une fois l’image d’un document créée, les utilisateurs peuvent même expurger des informations sensibles ou annoter des documents.
• Analyse Big Data. Les organisations ont besoin d’avoir une vue d’ensemble de leurs informations pour pouvoir évaluer avec précision où elles en sont. La numérisation des documents papier permet aux décideurs de disposer de toutes les informations nécessaires à l’analyse des données de l’organisation.

Toute application métier reposant sur du papier peut en bénéficier.

Processus d’imagerie documentaire

Le processus comporte quatre étapes fondamentales :

1. Entrée. Le processus commence par la conversion de documents papier au format numérique. La conversion des documents papier est généralement effectuée par un scanner de documents, un fax ou un périphérique multifonctionnel qui combine des fonctions de numérisation, d’impression et de télécopie. Certains scanners sont simplex, c’est-à-dire qu’ils ne capturent qu’une seule face d’un document à la fois, ou duplex, c’est-à-dire qu’ils capturent les deux faces d’un document. Plus le volume de documents papier d’une organisation est important, plus elle aura besoin de périphériques de saisie. Pour optimiser l’espace de stockage disponible, certains périphériques de saisie compressent les images des documents.
2. Indexation. Indexez automatiquement les documents à des fins de stockage et de recherche à l’aide de métadonnées qui permettent d’identifier le document de manière unique. Les métadonnées généralement utilisées pour l’indexation comprennent l’identifiant unique attribué par le système d’imagerie documentaire, la date et l’heure de création de l’image du document, le titre du document, le propriétaire du document et la version du document. Les nombreuses métadonnées utilisées par les systèmes d’imagerie documentaire pour l’indexation facilitent la recherche de documents au sein des organisations.
3. Archivage. Remplacez le stockage physique en vous connectant aux plateformes d’automatisation des flux de travail, aux solutions de gestion des documents, aux applications de gestion de contenu d’entreprise, aux systèmes de gestion des registres et à d’autres solutions qui assurent le stockage numérique des documents.
4. Récupération. Les documents archivés numériquement peuvent être récupérés sans effort en soumettant une demande d’information au système qui gère le stockage électronique de ces documents.

Une fois les images créées, les documents papier peuvent être recyclés ou détruits.

Avantages principaux

Les solutions d’imagerie documentaire offrent de grands avantages aux organisations qui traitent des documents papier :

• Réduction des coûts. La numérisation des documents papier réduit les tâches manuelles coûteuses, telles que le transfert, le stockage, la récupération et la recherche des documents papier, ainsi que la recherche de documents perdus ou égarés.
• Diminution de l’espace de stockage. L’archivage numérique des documents numérisés rend inutile le recours à des armoires encombrantes ou à des services de stockage physique de documents hors site coûteux et peu pratiques.
• Accessibilité. Les utilisateurs autorisés peuvent récupérer instantanément les documents stockés sous forme numérique, à tout moment et où qu’ils se trouvent. Les fonctions de recherche en texte intégral permettent aux utilisateurs de trouver des documents à partir de n’importe quel critère, y compris le nom ou le numéro d’identification du client ou du fournisseur, l’adresse, la date et le montant.
• Service client amélioré. L’accès instantané aux documents archivés numériquement permet au personnel des centres d’appels, aux représentants commerciaux et aux autres utilisateurs de répondre rapidement aux demandes des clients.
• Facilité d’accès. Évite d’avoir à chercher les informations dans les documents papier et écarte le risque que les documents se perdent ou restent sur le bureau de quelqu’un qui n’est pas présent.
• Une meilleure collaboration. Les documents numériques facilitent le partage, la modification et la collaboration d’informations entre les collaborateurs éloignés les uns des autres. Les annotations assurent la cohérence des informations.
• Récupération en cas de sinistre. S’il y a bien une leçon que les organisations ont apprise ces dernières années, c’est qu’elles doivent être prêtes à faire face aux imprévus. La conversion des documents papier au format électronique permet de s’assurer que les documents essentiels sont préservés en cas de sinistre.
• Sécurité. Les solutions prévoient des autorisations pour les utilisateurs, une journalisation des activités et d’autres mesures de sécurité pour éviter que des informations sensibles ne tombent entre de mauvaises mains.

Comment se passer du papier ?

On ne sait pas quand le bureau sans papier deviendra une réalité, ni même si cela arrivera un jour. En attendant, les solutions d’imagerie documentaire comblent le fossé entre les documents papier et les processus d’entreprise électroniques.

La numérisation des documents simplifie et accélère les processus d’entreprise, réduit les risques de pertes ou d’égarement de documents, améliore l’accès à l’information et facilite la conformité juridique et réglementaire.

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