La croissance se joue dans la salle du courrier : 4 façons dont la centralisation et la consolidation améliorent vos recettes

Toutes les grandes entreprises ont une salle du courrier, non ? C’est votre point de contact avec le monde extérieur. C’est par là que toutes les informations essentielles arrivent, sont enregistrées et sont communiquées.

Mais que se passerait-il si vous pouviez simplifier et réduire votre infrastructure de salle du courrier sans sacrifier la rapidité ou l’exactitude et commencer réellement à économiser de l’argent, au lieu de dépenser ?

Si cela vous intéresse, continuez à lire pour en savoir plus sur les bénéfices que vous pouvez tirer de la consolidation et la centralisation.

1. Moins d’infrastructure, moins de gaspillage

Grâce à la centralisation et à la consolidation, vous pouvez réduire le coût de l’ensemble de votre infrastructure de saisie, des scanners aux logiciels, en passant par la main-d’œuvre, la maintenance, l’immobilier et plus.

Un pôle de traitement de documents correctement centralisé ne nécessite qu’un seul type d’infrastructure de saisie haut de gamme (comme l’ibml Fusion). Et, si vous obtenez un logiciel puissant qui peut gérer plusieurs scanners, vous n’avez aussi besoin que d’une seule licence. Aucun scanner supplémentaire ou logiciel, ni aucun coût de maintenance encombrant, ne sont requis !

Avec ibml-as-a-Service, vous pourrez désormais utiliser les machines les plus rapides du marché avec un abonnement trimestriel ou annuel abordable 100 % déductible des impôts.

2. 20/20 Visibilité totale des données

Vous n’aimez pas payer de frais de retard parce que vous avez manqué une date limite de paiement ? Avec un logiciel de saisie consolidée haut de gamme, cet argent restera dans votre poche.

Les applications telles qu’ibml Capture Suite et ibml Cloud Capture améliorent la visibilité des données pour tous en recueillant des informations essentielles à partir de n’importe quel document, structuré ou non structuré, avant de les trier et de les classer dans des systèmes en aval. Et oui, cela signifie que vous ne manquerez jamais un autre coupon, délai, ou paiement.

Réfléchissez à tous les plans d’avenir que vous pourriez faire avec une image vraiment claire de vos données.

3. Plus rapide, plus intelligent, plus Cloud

Le traitement centralisé des documents est encore plus efficace s’il est associé au stockage dans le cloud pour vos images et données saisies. Autrefois, les salles du courrier devaient envoyer des coursiers de et vers divers bureaux simplement pour livrer un document. Avec le cloud, vous n’avez plus besoin de copies papier pour obtenir une signature ou un accord, ni besoin d’envoyer physiquement des documents d’un endroit à l’autre.

Les documents sont enregistrés sur le cloud et tous les employés autorisés peuvent y accéder facilement et en toute sécurité depuis n’importe où dans le monde. C’est simple, facile, et vous gagnez ainsi beaucoup de temps. De plus, une bonne plateforme cloud est entièrement évolutive, de sorte qu’il n’y a jamais de problème de limite de volume.

4. Avantages de l’automatisation

Quelle est la meilleure façon de profiter de la consolidation et de la centralisation pour réaliser vos projets de croissance ? Automatisation des tâches ennuyeuses et répétitives. Plus des 3/4 des coûts associés à la saisie de documents proviennent des travaux de pré et post-numérisation, tels que le tri et la saisie manuelle des informations.

Avec la bonne technologie de saisie, ce nombre pourrait diminuer. Et cela va au-delà de la simple mise en lots, de la numérisation et du triage. La technologie de saisie moderne offre même des bots d’intelligence artificielle qui peuvent désormais se connecter avec des identifiants et effectuer une saisie directe de données pour vous, tout en enregistrant des preuves vidéo.

En d’autres termes, c’est comme avoir une secrétaire virtuelle ! Avec toutes ces tâches prises en charge, vous pouvez donner aux employés les moyens d’employer les heures auparavant gaspillées à des initiatives stratégiques de pointe.

Consolidez votre chemin vers une plus grande croissance

Quel que soit votre point de vue, les avantages de la consolidation et la centralisation s’étendent bien au-delà de la salle du courrier. Qu’il s’agisse d’une infrastructure réduite, d’une vitesse de numérisation améliorée, du stockage cloud, de la visibilité des données ou de l’automatisation, il est clair que la salle du courrier est une source d’économies précieuse.

Et si vous n’avez jamais pensé que vous pourriez générer des revenus à partir de tâches aussi routinières de votre entreprise, n’oubliez pas : la valeur est toujours à l’endroit où on l’attend le moins.

Pour en savoir plus, consultez un expert en consolidation et centralisation dès aujourd’hui.