Le logiciel de traitement des factures : en quoi il consiste et pourquoi l’utiliser

S’il y a bien une leçon que les entreprises de toutes tailles ont apprise au cours des dernières années, c’est que leur chaîne d’approvisionnement est primordiale. Le traitement à temps et précis des factures soumises par les fournisseurs est essentiel pour renforcer les relations avec ces derniers et éviter d’éventuels problèmes au niveau de la chaîne d’approvisionnement.

Cependant, de nombreuses entreprises traitent manuellement les factures des fournisseurs, ce qui engendre des retards dans le traitement des paiements.

Les logiciels de traitement des factures rationalisent le processus de comptabilité fournisseurs, en automatisant les tâches de routine et en améliorant l’efficacité. Dans cet article, vous découvrirez ce qu’est un logiciel de traitement des factures, les avantages qu’il offre et comment choisir le bon logiciel de traitement des factures pour votre entreprise.

Les défis du traitement manuel des factures

Le traitement manuel des factures des fournisseurs pose des problèmes importants aux entreprises, quelle que soit leur taille.

• Chronophage : le traitement manuel des factures peut prendre beaucoup de temps et entraîner des retards de paiement, des occasions manquées de saisir des remises pour paiement anticipé, ainsi que des appels et des e-mails de fournisseurs qui souhaitent connaître l’état de leur paiement.
• Paiements en double ou erronés : la saisie manuelle des données peut entraîner des erreurs, telles que la transposition de chiffres ou la saisie d’informations incorrectes. Ces erreurs peuvent entraîner des retards dans le traitement des factures et des paiements incorrects aux fournisseurs. Les processus manuels compliquent également la détection des doubles paiements, c’est-à-dire des situations où la même facture a été réglée deux fois.
• Suivi insuffisant : le suivi manuel du statut des factures peut s’avérer difficile, notamment si les factures sont soumises par différents canaux ou à des destinataires travaillant à distance.
• Visibilité insuffisante : le traitement manuel des factures ne permet pas d’avoir une visibilité en temps réel sur les données relatives aux factures, ce qui peut rendre difficile la gestion des flux de trésorerie et la prévision des futures dépenses.
• Manque d’uniformisation : les factures papier peuvent être soumises dans différents formats et avec différents niveaux de détail, ce qui peut compliquer l’optimisation du processus de facturation.
• Risque accru de fraude au paiement : le traitement manuel des factures n’offre pas les contrôles ou le suivi nécessaires pour empêcher la soumission et le traitement de factures frauduleuses.

Ce sont là quelques-unes des raisons pour lesquelles de plus en plus d’entreprises déploient des logiciels de traitement des factures.

En quoi consiste un logiciel de traitement des factures ?

Un logiciel de traitement des factures est une technologie qui automatise le processus de paiement en saisissant, en traitant et en comptabilisant électroniquement les factures soumises par les fournisseurs. Le logiciel extrait des factures les informations pertinentes figurant dans l’en-tête et les lignes, telles que le nom du fournisseur, l’adresse de paiement, la date d’échéance de la facture, le montant total dû et les prix unitaires. Le logiciel compare ensuite les données saisies sur les factures avec les données correspondantes sur les bons de commande et les reçus qui se trouvent dans l’application de planification des ressources d’entreprise (ERP) ou le logiciel de comptabilité de l’acheteur. Les factures compatibles sont directement enregistrées dans l’application de planification des ressources d’entreprise ou le logiciel de comptabilité de l’acheteur, tandis que les factures non compatibles sont transférées numériquement pour être approuvées.

Le logiciel de traitement des factures peut être une solution sur site tout comme une solution basée sur le cloud, selon les besoins de l’acheteur. Les solutions sur site sont installées sur les serveurs de l’acheteur et nécessitent l’intervention du personnel informatique pour assurer la maintenance et la mise à jour du logiciel. Les solutions basées sur le cloud, en revanche, sont hébergées sur les serveurs du fournisseur de solutions, et les utilisateurs peuvent y accéder par le biais d’un navigateur Web ou d’une application mobile.

Quelles sont les technologies utilisées par les logiciels de traitement des factures ?

Les logiciels de traitement des factures utilisent un ensemble de technologies pour automatiser le traitement des factures.

Parmi les technologies les plus couramment utilisées dans les logiciels de traitement des factures, on retrouve :

• La reconnaissance optique de caractères (OCR) : La technologie OCR est utilisée pour extraire le texte des factures numérisées ou numériques. Le logiciel peut ainsi reconnaître automatiquement des informations clés, telles que le numéro de la facture, la date d’échéance, le montant dû et le nom du fournisseur.
• L’apprentissage automatique (ML) : les algorithmes d’apprentissage automatique sont utilisés pour apprendre des modèles et des règles à partir de vastes ensembles de données de facturation. Cela permet au logiciel d’automatiser la saisie des informations figurant dans l’en-tête et les lignes de la facture, d’identifier les erreurs et de classer les factures par fournisseur ou par type de dépense.
• L’automatisation des processus par la robotique (RPA) : les outils de RPA sont utilisés pour automatiser les tâches manuelles répétitives, telles que la saisie de données, le rapprochement de factures et le processus d’approbation. Par exemple, la RPA peut aider à relier des systèmes qui ne sont pas connectés, et ainsi accélérer le processus de traitement des factures.
• L’échange de données informatisé (EDI) : l’EDI est un format normalisé utilisé pour l’échange de documents commerciaux par voie électronique. De nombreux logiciels de traitement des factures prennent en charge l’EDI, permettant ainsi l’échange de factures en toute transparence entre différents systèmes et partenaires.
• L’informatisation sur cloud : les solutions logicielles modernes de traitement des factures sont proposées sous la forme de services cloud (cloud-native) ou basés sur le cloud (cloud-based), qui offrent une évolutivité, une flexibilité et une réduction des coûts par rapport aux logiciels traditionnels sur site. Les solutions cloud et basées sur le cloud donnent également une visibilité en temps réel sur l’état des factures et le traitement des paiements, quel que soit l’endroit où travaille le personnel.

Ensemble, ces technologies numérisent et simplifient le flux de traitement des factures.

Quels sont les avantages des logiciels de traitement des factures ?

L’automatisation du traitement des factures des fournisseurs offre des avantages considérables aux services de comptabilité fournisseurs.

• Efficacité accrue : les logiciels de traitement des factures automatisent une grande partie des tâches manuelles inhérentes à la comptabilité fournisseurs, telles que la saisie des données des factures, les recherches des documents papiers et des e-mails, la correction des erreurs et des fautes, la recherche d’informations et les réponses aux demandes des fournisseurs.
• Économies : en éliminant les tâches manuelles fastidieuses, les services de comptabilité fournisseurs peuvent réduire leurs coûts d’exploitation et réduire la charge de travail du personnel pour qu’il consacre plus de temps aux activités stratégiques.
• Précision accrue : l’automatisation de la saisie des données d’en-tête et de ligne de la facture réduit le risque d’erreurs qui peuvent créer des exceptions en aval et fausser les rapports financiers.
• Visibilité accrue : les logiciels de traitement des factures offrent une visibilité en temps réel sur l’état des factures, ce qui permet aux utilisateurs de répondre rapidement aux demandes de renseignements et d’agir sur les goulets d’étranglement potentiels.
• Sécurité accrue : les logiciels de traitement des factures protègent les données sensibles grâce aux pistes d’audit, aux autorisations utilisateurs, à l’assurance de la chaîne de contrôle et à la répartition automatisée des tâches.

Il n’est pas étonnant que le traitement automatisé des factures soit l’une des principales priorités des services de comptabilité fournisseurs.

Comment choisir le meilleur logiciel de traitement des factures

Il existe une multitude de solutions de traitement des factures. Choisir la mauvaise solution peut entraîner des retards dans votre service comptabilité fournisseurs. Voici quelques stratégies pour choisir le meilleur logiciel de traitement des factures.

• Évaluez vos besoins : avant de choisir le meilleur logiciel de traitement des factures, il faut d’abord évaluer votre processus actuel et identifier les points à améliorer. Prenez en compte des facteurs tels que le volume de factures, le nombre de fournisseurs et la complexité de vos bons de commande.
• Exigez une technologie moderne : privilégiez un logiciel de traitement des factures doté de fonctions telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR), l’apprentissage automatique (ML) et les flux de travail numériques. Songez également à des fonctionnalités telles que l’accès mobile et la prise en charge de plusieurs devises. Enfin, accordez plus d’importance aux solutions cloud ou basées sur le cloud.
• Pensez à l’intégration : Votre logiciel de gestion des ressources d’entreprise (ERP) ou de comptabilité est le centre névralgique financier de votre entreprise. Choisissez un logiciel de traitement des factures qui s’intègre parfaitement à vos systèmes en place, afin d’accélérer la fourniture des informations et améliorer la création de rapports.
• Pensez à l’expérience utilisateur : choisissez un logiciel de traitement des factures facile à utiliser et intuitif. Un logiciel ergonomique réduit le temps de formation et améliore le taux d’adoption.
• Évaluez la sécurité et la conformité : assurez-vous que le logiciel de traitement des factures que vous choisissez répond aux normes de sécurité telles que le protocole de chiffrement SSL, la sauvegarde des données et le contrôle d’accès.

Ces éléments vous aideront à faire en sorte que vos services de comptabilité fournisseurs bénéficient pleinement des avantages de l’automatisation.

Il est temps d’automatiser le traitement de vos factures

Le logiciel de traitement des factures est un outil essentiel pour les services de comptabilité fournisseurs qui souhaitent réduire les frais généraux, améliorer l’efficacité, renforcer la visibilité et réduire le risque de fraude au paiement. En évaluant les besoins de l’entreprise, en recherchant une technologie moderne, en assurant l’intégration, en trouvant un logiciel facile à utiliser et en évaluant la sécurité et la conformité du logiciel, un service est en mesure de choisir le meilleur logiciel.

Si vous êtes prêt à en apprendre plus sur l’automatisation du traitement de vos factures, cliquez ici.