Les défis courants de la comptabilité fournisseurs et comment les relever

Le paiement des fournisseurs n’est pas facile pour la plupart des services de comptabilité fournisseurs (AP).

Selon l’Institute of Finance and Management (IOFM), les contrôleurs estiment que la comptabilité fournisseurs est la fonction financière et administrative qui demande le plus de travail, de temps et de papier, et qu’elle arrive en tête des services qui effectuent les tâches les plus fastidieuses, telles que la gestion des comptes clients, des taxes et des rapports, ainsi que les fiches de paie.

La réception, l’approbation et la comptabilisation des factures des fournisseurs nécessitent souvent une série d’étapes complexes qui coûtent souvent trop cher, prennent trop de temps, génèrent trop d’erreurs et offrent une mauvaise visibilité.

Les dysfonctionnements du cycle de traitement des factures, qu’elles soient envoyées sur papier par voie postale ou par voie électronique via e-mail, un portail fournisseur ou un fax, sont également un frein pour les entreprises, car ils compliquent les prévisions de trésorerie et la gestion des dépenses, et mettent à rude épreuve les relations avec les fournisseurs.

Les défis les plus courants en matière de traitement des factures concernent les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité. Cependant, les problèmes liés au traitement des factures s’aggravent souvent au fur et à mesure de la croissance de l’entreprise. La répartition géographique du personnel, la multiplicité des devises et des langues, la myriade de réglementations fiscales et la multiplicité des systèmes d’enregistrement compliquent considérablement l’extraction, la validation et l’enregistrement des données relatives aux factures.

Principaux problèmes liés aux comptes fournisseurs

Tout projet de transformation numérique doit commencer par une évaluation objective de la situation actuelle de l’organisation. Après tout, on ne peut pas corriger ce que l’on ne peut pas mesurer. Bien que chaque service chargé des comptes fournisseur soit confronté à des défis uniques, il existe six défis communs en matière de traitement des factures des fournisseurs.

1. Coûts élevés. Toutes les entreprises veulent faire plus avec moins. Pourtant, selon l’IOFM, le traitement manuel d’une seule facture coûte plus de 6 euros à un service de comptabilité fournisseurs. Et cela ne tient pas compte des coûts de main-d’œuvre importants liés à la résolution des erreurs inévitables causées par une mauvaise saisie des données.
2. Faible productivité du personnel. Tout le temps que le personnel du service des comptes fournisseurs consacre à des tâches manuelles telles que la saisie des données des factures, la recherche d’informations dans les documents papier et les courriers électroniques et la correction des erreurs est du temps qu’il ne peut pas consacrer à des activités porteuses de croissance, telles que l’analyse des données. Dans un service de comptabilité fournisseurs qui travaille manuellement, les tâches stratégiques sont souvent mises au second plan.
3. Erreurs et fautes. Lorsqu’il y a une intervention humaine, il y a toujours des erreurs. Un seul caractère mal saisi peut entraîner des maux de tête en aval et de potentielles pertes financières. Il est également plus probable qu’une facture soit approuvée par erreur avant que quelqu’un ne se rende compte que les données de la facture ne correspondent pas aux informations du bon de commande contenues dans l’ERP.
4. Délais d’approbation des factures trop longs. Si vous avez l’impression que votre service de comptabilité fournisseurs met plus de temps à obtenir l’approbation des factures, sachez que vous n’êtes pas le seul. Dans de nombreuses entreprises, le personnel du service de comptabilité fournisseurs ne sait jamais avec certitude qui doit approuver la facture, il n’a pas de visibilité sur le statut de la facture, les factures peuvent rester dans la boîte de réception d’un approbateur qui n’est pas au bureau, et il n’y a pas de suivi des actions prises sur une facture. La lenteur des cycles d’approbation des factures peut entraîner des pénalités de retard, l’absence de réductions pour paiement anticipé, la multiplication des appels téléphoniques et des e-mails de fournisseurs mécontents, et des difficultés à prévoir la trésorerie. Et toute exception à une facture peut entraîner des semaines d’échanges d’e-mails et d’appels téléphoniques entre les parties internes et externes qui tentent de clarifier la situation.
5. Visibilité insuffisante. Il est difficile d’accéder aux informations sur les factures et les documents à payer lorsque l’on a recours à des processus manuels ou semi-automatisés. Dans ces environnements, les données clés ne sont pas saisies, les informations saisies ne sont pas exactes ou complètes, les données sont mal organisées, les systèmes ne sont pas intégrés et les informations ne sont pas communiquées en temps utile. Il suffit de regarder le temps que le personnel du service de la comptabilité fournisseurs perd à fouiller dans les classeurs à la recherche de factures pendant la période d’audit.
6. Systèmes fragmentés. Les prévisions de trésorerie et la gestion des dépenses prennent davantage de poids en période d’incertitude économique, comme c’est le cas aujourd’hui. Cependant, une mauvaise intégration entre les processus de gestion de la comptabilité fournisseurs et les systèmes d’enregistrement peut rendre difficile l’accès des décideurs aux variables dont ils ont besoin. En guise de solution de contournement, de nombreux membres du personnel de la comptabilité fournisseurs réintègrent fréquemment les données dans les systèmes existants ou créent des feuilles de calcul pour produire des rapports. De plus, des systèmes financiers mal intégrés permettent à des paiements en double et à des transactions frauduleuses de passer à travers les mailles du filet, sapant ainsi la rentabilité de l’entreprise.

Voici les défis les plus courants qui entravent le travail des services de comptabilité fournisseurs et de leurs entreprises.

Les avantages de la technologie de saisie sur cloud

La saisie sur cloud aide les services de comptabilité fournisseurs à surmonter leurs plus grands défis en matière de traitement des factures.

• Réduction des coûts. Les solutions de saisie sur cloud réunissent tous les processus de saisie des factures sur une seule plateforme pré-intégrée. Le contenu peut être saisi à partir de sources d’entrée multiples et variées.
• Meilleure productivité du personnel. Les solutions de saisie sur cloud évitent de saisir manuellement les données des factures, de réintroduire les informations dans les systèmes ou les registres, ou encore de fouiller dans les factures sur papier ou envoyées par e-mail. L’intégration avec les applications de planification des ressources d’entreprise (ERP), les logiciels de comptabilité et les autres systèmes existants évite de devoir saisir deux fois les données, de passer d’un système à l’autre ou de corriger les erreurs inévitables. Les services de comptabilité fournisseurs peuvent également ajouter un nombre illimité de bots et d’utilisateurs pour évoluer rapidement.
• Processus d’approbation des factures accéléré. L’extraction, la validation et le transfert automatiques des données des factures réduisent les inconvénients associés au cycle de traitement des factures, ce qui assure le bon déroulement du processus d’approbation.
• Meilleure précision. L’automatisation de la saisie et de la validation des données des factures réduit le risque d’erreurs. L’intelligence artificielle (IA) permet d’extraire et de classer automatiquement des données à partir de n’importe quelle source, y compris des documents non structurés. L’apprentissage automatique limite les interventions humaines et les erreurs au fil du temps, car il comprend la manière dont les données doivent être saisies.
• Visibilité accrue. La saisie sur cloud s’intègre facilement aux systèmes de gestion de contenu existants, ce qui permet au personnel des services de comptabilité fournisseurs de rechercher et de trouver aisément des informations à partir d’une plateforme unique.
• Connectivité. L’automatisation des processus par la robotique (RPA) connecte le service de la comptabilité fournisseurs aux systèmes existants, ce qui réduit les erreurs et allège la charge du personnel pour qu’il puisse se consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée.

De la réduction des coûts à l’amélioration de la connectivité des systèmes, les solutions de saisie sur cloud lèvent les obstacles tout au long du cycle de vie du traitement des factures ; par conséquent le service de comptabilité fournisseurs est plus à même de jouer un rôle de partenaire stratégique au sein de l’entreprise.

Pourquoi automatiser la comptabilité fournisseurs ?

De nos jours, beaucoup de choses reposent sur les épaules des services de comptabilité fournisseurs. Toutefois, la technologie de saisie sur cloud peut aider le service de comptabilité fournisseurs à relever ces défis et à contribuer à la réussite de l’entreprise.

Si votre entreprise cherche à surmonter des coûts élevés, une faible productivité du personnel, un trop grand nombre d’erreurs, des temps de cycle trop longs, une visibilité insuffisante ou des systèmes fragmentés, ibml est prêt à l’aider.

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