Qu’est-ce qu’un logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR) ?

La gestion de l’ensemble des documents et des données reçus par une organisation peut s’avérer fastidieuse.

Le personnel du back-office perd beaucoup de temps à saisir (et à ressaisir) les données, à parcourir les documents et les e-mails, à corriger les erreurs, à rechercher les documents perdus, à classer et à récupérer les documents physiques.

Pendant ce temps, les parties prenantes attendent avec impatience les informations dont elles ont besoin pour prendre des décisions.

Les solutions de reconnaissance optique de caractères (OCR) permettent d’alléger ce fardeau en convertissant automatiquement le texte imprimé à la machine sur des documents physiques et électroniques en informations exploitables.

Cet article décrit le fonctionnement de l’OCR et explique comment les organisations peuvent tirer parti de cette technologie.

Qu’est-ce que la reconnaissance optique de caractères (OCR) ?

L’OCR convertit automatiquement les informations imprimées sur les documents en texte lisible par une machine.

Parfois appelée reconnaissance de texte, l’OCR existe depuis des années, mais continue de connaître une forte croissance, car les organisations cherchent des moyens de gérer le volume toujours croissant de documents qu’elles reçoivent et d’automatiser la saisie des informations qu’ils contiennent.

Les données peuvent être extraites des documents numérisés et des PDF.

Les meilleures solutions d’OCR utilisent l’intelligence artificielle (IA) et l’apprentissage automatique pour interpréter les données de documents de tout type, quelle que soit la mise en page ou le format, à un débit élevé et avec une grande précision.

Comment fonctionne l’OCR ?

L’OCR convertit les informations imprimées sur les documents physiques en informations exploitables.

Le processus de l’OCR comporte plusieurs étapes :

• Acquisition de l’image : le logiciel d’OCR analyse les images numérisées ou les documents numériques.
• Pré-traitement : le logiciel d’OCR redresse, lisse et nettoie les images.
• Reconnaissance de texte : le logiciel d’OCR interprète ou reconnaît le texte.
• Post-traitement : le logiciel d’OCR convertit les données textuelles extraites en un fichier numérique.

Toutes ces étapes permettent d’automatiser la saisie manuelle qui ralentit le travail du personnel de back-office.

Examinons de plus près le fonctionnement des logiciels d’OCR.

Le processus d’OCR commence par la conversion de documents physiques en format électronique à l’aide d’un scanner à haute vitesse, tel qu’ibml Fusion, ou d’un autre appareil, logiciel ou service externalisé.

Le logiciel peut interpréter les caractères des documents soumis électroniquement.

Les images numérisées sont nettoyées afin de garantir une précision optimale de la saisie de l’image.

Le logiciel analyse ensuite les images pour identifier les caractères qui doivent être saisis. Certaines solutions d’OCR analysent également la structure du document pour identifier le texte à saisir. Elles interprètent les caractères d’un document à l’aide d’algorithmes, tels que la reconnaissance de modèles, où le logiciel utilise des exemples de texte dans différentes polices et différents formats pour reconnaître les caractères, et la reconnaissance de texte, où le logiciel interprète les caractères en appliquant des règles pour les caractéristiques spécifiques d’une lettre ou d’un chiffre (par exemple, le chiffre sept est une ligne courbée jointe à une ligne au sommet).

Enfin, les caractères identifiés sont convertis en code ASCII utilisable par les programmes informatiques.

Les solutions d’OCR indiquent généralement un score correspondant au degré de confiance de la technologie en ce qui concerne l’exactitude des données saisies, afin que les utilisateurs puissent décider en connaissance de cause de l’usage qu’ils souhaitent faire de ces informations.

Quels sont les cas d’utilisation de l’OCR ?

Tout processus d’entreprise reposant sur la gestion de documents peut en bénéficier, notamment :

• Le traitement des factures : les logiciels d’OCR peuvent extraire les données figurant dans les en-têtes et les lignes, telles que le nom du fournisseur, la date d’échéance de la facture, la quantité de produits, le prix unitaire du produit et le total de la facture.
• La gestion des voyages et des frais de déplacement (T&E). La technologie de l’OCR intégrée aux solutions T&E permet aux professionnels en déplacement de soumettre facilement leurs reçus pour obtenir un remboursement. Le logiciel extrait les données des photos des reçus prises avec l’appareil mobile de l’employé.
• Le traitement des lockbox : l’OCR automatise la saisie des détails du versement, tels que le numéro de compte du client, le montant total dû et la date d’échéance du paiement.
• Le traitement des commandes : le logiciel d’OCR peut extraire automatiquement les informations des commandes des clients et les transmettre à la personne ou au système approprié pour qu’elles soient traitées.
• La logistique. L’OCR est idéale pour extraire des données des étiquettes de colis, des connaissements, des reçus de confirmation de livraison, des factures et d’autres documents utilisés dans le cadre du processus d’expédition.
• Le Big Data. En rendant accessibles les informations contenues dans les documents physiques et les PDF, l’OCR peut constituer la première étape de la modélisation des données et de la planification de la trésorerie d’une entreprise. Les données peuvent être rapidement extraites, sans que le personnel ait à examiner ou à saisir manuellement les informations.
• La gestion des documents : l’OCR peut faciliter l’indexation des documents dans un dépôt d’archives.
• Le contrôle des flux de transport : les logiciels d’OCR peuvent reconnaître les numéros de passeport et les numéros de permis de conduire afin de faciliter le contrôle des personnes dans le cadre des voyages internationaux et de la sécurité.

Qu’il s’agisse d’extraire des données de relevés bancaires, de contrats, de demandes d’emploi, de demandes de remboursement des assurances, de factures de services publics ou d’autres documents imprimés, les applications des logiciels d’OCR sont illimitées.

Quels sont les avantages de l’OCR ?

L’automatisation de l’extraction de données à partir de documents offre des avantages significatifs aux organisations.

• Réduction des coûts. L’OCR permet de supprimer la saisie manuelle, la manipulation des documents papier et des e-mails, ainsi que les inévitables fautes de frappe qui font perdre du temps au personnel et augmentent les coûts de back-office.
• Des temps de cycle plus rapides. La numérisation de documents physiques sur un scanner à haute vitesse et l’extraction automatique des données réduisent les obstacles qui ralentissent les processus de back-office.
• Des flux de travail simplifiés. Les documents peuvent être transférés numériquement vers des systèmes, des processus ou des personnes en aval, sur la base de règles commerciales prédéfinies applicables aux données extraites par l’OCR.
• Meilleure expérience client. Le haut niveau de précision de la saisie des données offert par les meilleures solutions d’OCR aide les organisations à proposer une expérience client optimale.
• Déroulement continu des activités. La numérisation, l’extraction et l’archivage centralisé des informations contenues dans les documents permettent de protéger les informations critiques contre les effractions, les incendies et les catastrophes.
• Amélioration de la collaboration. La conversion de documents physiques au format électronique PDF facilite la modification, l’annotation, la mise en forme et la recherche de documents pour les parties prenantes dispersées géographiquement. Les documents et les données stockés sous forme numérique peuvent également être consultés instantanément, à n’importe quel moment et de n’importe quel endroit.

Ce ne sont que quelques-unes des raisons qui poussent les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs d’activité à adopter l’OCR.

Comment choisir la bonne solution d’OCR ?

Il existe de nombreuses solutions d’OCR. Choisir la mauvaise solution peut nuire à votre organisation. C’est pourquoi il est essentiel de faire appel à un leader de la technologie OCR tel qu’ibml. Nous améliorons constamment nos solutions d’OCR en intégrant les dernières avancées en matière de logiciels et de scanners. Grâce à la technologie OCR d’ibml, les organisations peuvent reprendre le contrôle de leurs informations critiques.