Qu’est-ce qu’un paiement lockbox et comment aide-t-il les entreprises ?

Les flux de trésorerie sont plus importants en période d’incertitude économique, à l’instar de celle que nous connaissons aujourd’hui.

Les entreprises ont besoin de liquidités pour acheter des matières premières, commercialiser et vendre leurs produits, fabriquer et distribuer des produits finis, exploiter leurs installations, rémunérer leur personnel et couvrir leurs frais administratifs.

Les entreprises dépendent trop de leur trésorerie pour la confier à des processus de gestion des créances inefficaces. C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises confient le traitement de leurs créances à une lockbox.

Cet article décrit le traitement des créances par lockbox et ses avantages pour les entreprises.

En quoi consiste le traitement des paiements par lockbox ?

Le traitement par lockbox est un service externalisé qui réduit les coûts et accélère les flux de trésorerie en automatisant les tâches manuelles, en associant les paiements aux factures en cours et en procédant à un rapprochement automatique des paiements en temps réel.

Bien que les banques et d’autres tiers proposent des services de traitement par lockbox depuis des années, ce service est devenu plus indispensable avec le passage généralisé au travail à distance et la possibilité accrue d’un ralentissement économique susceptible de peser sur les flux de trésorerie des entreprises.

Comment fonctionne le traitement par lockbox ?

Le traitement par lockbox redirige les paiements et les remises des clients d’un émetteur de factures vers un fournisseur de lockbox.

Les fournisseurs de lockbox sont des banques ou d’autres tiers qui reçoivent et traitent les paiements de créances d’entreprise à entreprise (B2B) ou de consommateur à entreprise (C2B) pour le compte d’un émetteur de factures, tel qu’un service public, une entreprise de télécommunications, une société de gestion des déchets, un prestataire de soins de santé, un fabricant ou une université. Les clients envoient leurs paiements à une boîte postale, où ceux-ci sont collectés par le fournisseur de lockbox. Le fournisseur de lockbox dépose les chèques soumis par le client sur le compte bancaire désigné par l’émetteur de la facture. Les chèques sont déposés électroniquement conformément au Check 21 Act. Les documents complémentaires joints au paiement, tels que les coupons de remise ou les copies de facture, sont convertis au format électronique et envoyés numériquement à l’émetteur de la facture. Moyennant un supplément, un fournisseur de lockbox peut extraire les données des documents supplémentaires pour que l’émetteur de factures puisse les utiliser à des fins de rapprochement. Les banques et les tiers utilisent la reconnaissance optique de caractères (OCR), l’intelligence artificielle assistée par l’apprentissage automatique et d’autres technologies pour extraire les données des documents de remise supplémentaires.

De nombreuses banques et fournisseurs de lockbox tiers utilisent des scanners de production à ultra-haute vitesse tels qu’ibml Fusion pour traiter les chèques et les documents de créances supplémentaires soumis par les clients.

L’émetteur de la facture reçoit un fichier des détails du dépôt, qu’il peut utiliser pour mettre à jour son système de créances. Le fichier fourni par certains fournisseurs de lockbox peut être téléchargé directement dans l’application de planification des ressources de l’entreprise (ERP) ou le progiciel de comptabilité de l’émetteur de factures pour une comptabilisation sans contact. Dans d’autres cas, les émetteurs de factures doivent saisir à nouveau le fichier du fournisseur de lockbox et les informations des documents de remise supplémentaires.

Les fournisseurs de lockbox peuvent collecter et traiter les paiements et les documents supplémentaires soumis par voie électronique. Les paiements électroniques sont déposés directement sur le compte désigné par l’émetteur de la facture, tandis que le fournisseur de lockbox collecte les détails de la remise envoyés à une boîte aux lettres électronique ou à une solution de paiement de factures en ligne.

Pourquoi faire appel à un fournisseur de lockbox ?

Les services de traitement des paiements par lockbox offrent des avantages significatifs aux émetteurs de factures de toutes tailles.

• Flux de trésorerie accéléré. De nombreux fournisseurs de lockbox exploitent des installations dispersées géographiquement, ce qui réduit le temps nécessaire à la réception des paiements par courrier. Certains fournisseurs de lockbox collectent également le courrier auprès des services postaux pour le compte des émetteurs de factures, et ce, plusieurs fois par jour.
• Amélioration de l’efficacité du back-office. En s’associant à un fournisseur de lockbox, le personnel du back-office d’un émetteur de factures n’a plus besoin de se rendre à la poste, d’ouvrir le courrier, de traiter les chèques, de préparer les bordereaux de dépôt ou de déposer les chèques papier dans une banque.
• Réduction des coûts. Les frais généraux d’un fournisseur de lockbox étant répartis entre plusieurs clients, les frais qui leur sont facturés sont souvent inférieurs à ce qu’ils dépenseraient pour traiter les paiements en interne. De plus, les émetteurs de factures évitent de faire de lourds investissements en logiciels ou en matériel. L’achat de logiciels ou de matériel supplémentaires pour accompagner la croissance de l’entreprise peut constituer une dépense considérable.
• Les meilleurs processus de leur catégorie. Les émetteurs de factures bénéficient du centre d’excellence et des améliorations constantes des processus mis en place par les banques et les tiers fournisseurs de services de traitement des lockbox.
• Évolutivité accrue. En s’associant à un fournisseur de services de traitement des lockbox, les émetteurs de factures peuvent rapidement gérer les fluctuations des volumes de paiements sans que cela ait une incidence sur leur personnel en interne.

Ce sont là quelques-unes des raisons pour lesquelles les sociétés de conseil, les entités gouvernementales, les prestataires de soins de santé, les sociétés de gestion immobilière, les services publics, les écoles et d’autres émetteurs de factures adoptent les services de lockbox.

Conseils pour choisir un fournisseur de lockbox

Les banques et les tiers fournisseurs de lockbox proposent différents types de services externalisés.

Voici comment vérifier si un service de traitement des lockbox est adapté à vos besoins.

• Service lockbox au détail. Votre entreprise reçoit-elle la plupart de ses paiements de la part de consommateurs ? Si oui, un service de traitement des lockbox au détail est peut-être la solution qu’il vous faut. Le traitement des lockbox au détail est utilisé pour automatiser les transactions de faible montant, telles que les paiements de loyer, les charges ou les services de télécommunication. Dans de nombreux cas, les paiements sont accompagnés d’un coupon (ou talon) de remise lisible par machine qui simplifie la comptabilisation du paiement pour une facture en cours. Les banques et autres tiers utilisent souvent des scanners à haute vitesse pour traiter les transactions des lockbox au détail.
• Lockbox de gros. Si votre entreprise reçoit la plupart de ses paiements d’autres entreprises, un service lockbox de gros peut être ce qu’il vous faut. Le traitement des lockbox de gros est utilisé pour automatiser le dépôt de transactions de montants élevés entre les entreprises. Les transactions par lockbox de gros ne comportent généralement pas de coupon de remise lisible par machine, ce qui rend plus difficile la comptabilisation des paiements pour les créances en cours. Il n’est pas rare qu’un client soumette un paiement unique pour plusieurs factures, ou qu’il paie plus ou moins que le montant facturé. Heureusement, les opérations de lockbox de gros sont beaucoup moins importantes que les opérations de lockbox au détail.
• Lockbox wholetail. Pour les paiements de créances qui présentent à la fois des caractéristiques de traitement par lockbox de détail (retail) et de traitement par lockbox de gros (wholesale), telles que les transactions dans le secteur de la santé ou de la gestion immobilière, un service lockbox (wholetail) peut être la solution adéquate. Dans de nombreux cas, les opérations de lockbox wholetail sont des paiements soumis avec des documents pleine page contenant les détails de la remise. Généralement, un fournisseur de services de traitement de lockbox numérise le document supplémentaire et extrait les données dont le fournisseur a besoin pour appliquer le paiement au compte du client.

De nombreuses banques et tiers proposent des services de traitement de lockbox au détail, en gros et wholetail.

Une lockbox est-elle adaptée à vos besoins ?

Si votre organisation souhaite accélérer son flux de trésorerie et simplifier ses processus de gestion des créances, le traitement par lockbox pourrait être la solution qu’il vous faut. De nombreuses banques et tiers proposent ces services externalisés de gestion des créances pour aider les organisations de toutes tailles à automatiser le traitement des paiements B2B et C2B. Vous voulez plus de détails ? Contactez l’un de nos consultants experts pour obtenir des réponses à vos questions.